Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice: Kapan Menggunakan Keduanya?

Purchase Order (PO) dan Invoice adalah dua dokumen penting dalam proses transaksi bisnis. Meskipun sama-sama digunakan sebagai bukti tertulis, keduanya memiliki fungsi dan waktu terbit yang berbeda. Pemahaman yang baik mengenai kedua dokumen ini akan membantu kamu menjalankan proses bisnis dengan lebih rapi dan efisien. Berikut penjelasan lengkap tentang PO dan Invoice, serta perbedaan utama yang perlu kamu ketahui.

Apa Itu Purchase Order (PO) dan Fungsinya?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual. Fungsinya untuk memesan barang atau jasa dengan detail spesifik, seperti kuantitas, harga, dan deskripsi produk atau layanan. Dengan adanya PO, pembeli dan penjual sama-sama memiliki acuan tertulis mengenai apa yang dipesan, sehingga meminimalkan kesalahan pengiriman maupun perbedaan harga.

Beberapa manfaat utama dari PO:

• Memastikan spesifikasi pesanan jelas (kuantitas, harga, dan deskripsi barang/jasa).
• Menjadi bukti pemesanan yang sah, sehingga melindungi kedua belah pihak jika terjadi perselisihan.
• Membantu pembeli dalam mengatur anggaran, mengawasi pengeluaran, dan melakukan penjadwalan stok.

Apa Itu Invoice dan Fungsinya?

Invoice adalah dokumen tagihan resmi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang atau jasa dikirim atau selesai diberikan. Dokumen ini mencantumkan jumlah yang harus dibayar, tenggat pembayaran, serta detail pesanan yang telah dipenuhi. Invoice berfungsi sebagai dasar penagihan bagi penjual dan bukti liabilitas (utang) bagi pembeli.

Beberapa manfaat utama dari Invoice:

• Mengonfirmasi jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pembeli.
• Menjelaskan jangka waktu pembayaran (misalnya 30 hari setelah penerimaan barang).
• Mempermudah penjual dalam mengelola piutang dan membantu proses audit keuangan.

Perbedaan Utama antara Purchase Order (PO) dan Invoice

Walau sama-sama berisi informasi terkait transaksi, PO dan Invoice memiliki perbedaan mendasar:

• Waktu Terbit: PO diterbitkan sebelum barang atau jasa diserahkan (saat pemesanan), sedangkan Invoice diterbitkan setelah pesanan dipenuhi.
• Pihak yang Menerbitkan: PO diterbitkan oleh pembeli, sedangkan Invoice diterbitkan oleh penjual.
• Tujuan Dokumen: PO menyatakan detail pesanan (barang/jasa, kuantitas, dan harga), sementara Invoice menagih pembayaran atas barang/jasa yang sudah diterima pembeli.

Kapan Menggunakan Purchase Order (PO)?

Kamu sebaiknya menggunakan PO ketika memesan barang atau jasa, terutama untuk:

• Transaksi dengan nilai besar atau kuantitas barang banyak.
• Pesanan yang perlu detail rinci (spesifikasi, warna, ukuran, dan lain-lain).
• Proses pembelian berulang yang memerlukan dokumentasi tertulis agar mudah ditelusuri.

Dengan menggunakan PO, kamu dapat:

• Memastikan tidak ada kesalahpahaman mengenai spesifikasi pesanan.
• Menjaga kejelasan tanggung jawab dan hak antara pembeli dan penjual.
• Mengontrol pengeluaran agar sesuai dengan rencana anggaran.

Kapan Menggunakan Invoice?

Invoice selalu dikeluarkan setelah barang atau jasa selesai diterima pembeli. Penjual akan menagih pembayaran sesuai kesepakatan melalui dokumen ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Pastikan rincian di Invoice sesuai dengan apa yang dipesan dan diterima oleh pembeli.
• Cantumkan syarat dan jangka waktu pembayaran (misalnya, 30 hari setelah tanggal Invoice).
• Pastikan Invoice menyertakan data penjual dan pembeli, nomor Invoice, serta informasi pembayaran yang diperlukan.

Peran PO dan Invoice dalam Alur Transaksi

Secara alur, transaksi biasanya dimulai dengan PO yang diterbitkan pembeli untuk memesan barang atau jasa. Setelah pesanan selesai dipenuhi, penjual menerbitkan Invoice sebagai bentuk tagihan resmi. Pembeli kemudian melakukan pembayaran berdasarkan detail yang tertera di Invoice. Kedua dokumen ini saling melengkapi dan menjadi bukti tertulis bagi kedua belah pihak, sehingga memudahkan pelacakan, pengarsipan, dan audit transaksi.

Kesimpulan

Purchase Order (PO) dan Invoice sama-sama berfungsi sebagai dokumen penting dalam proses transaksi, namun dikeluarkan di waktu yang berbeda dan oleh pihak yang berbeda. PO diterbitkan oleh pembeli saat melakukan pemesanan, sedangkan Invoice diterbitkan oleh penjual setelah barang atau jasa diberikan. Memahami perbedaan dan fungsi keduanya akan membantu kamu menjalankan transaksi bisnis dengan lebih lancar, akurat, dan profesional.

FAQ

1. Apakah Purchase Order (PO) wajib digunakan dalam setiap transaksi?
   Tidak selalu. Penggunaan PO tergantung pada kebijakan perusahaan dan skala transaksi. Namun, PO sangat dianjurkan untuk pemesanan bernilai besar atau yang memerlukan detail spesifik agar lebih terstruktur dan minim risiko kesalahan.

2. Apakah Invoice harus selalu diterbitkan setelah pengiriman barang?
   Ya, Invoice idealnya diterbitkan setelah barang atau jasa diberikan. Dokumen ini menjadi dasar penagihan pembayaran bagi penjual dan bukti kewajiban membayar bagi pembeli.

3. Apakah PO dan Invoice bisa diterbitkan oleh pihak yang sama?
   Biasanya tidak. PO diterbitkan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa, sedangkan Invoice diterbitkan oleh penjual sebagai tagihan. Meski demikian, dalam bisnis tertentu (misalnya perusahaan afiliasi), format dokumen bisa bervariasi sesuai kebutuhan internal.

4. Bagaimana cara menomori PO dan Invoice yang benar?
   Penomoran bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Contoh format:

   • PO: “PO-[Tahun]-[NomorUrut]”
   • Invoice: “INV-[Tahun]-[NomorUrut]”
     Pastikan formatnya konsisten agar memudahkan penelusuran di kemudian hari.
   
   

5. Apakah Invoice perlu ditandatangani kedua belah pihak?
   Umumnya, Invoice hanya ditandatangani (atau disahkan) oleh penjual. Namun, beberapa perusahaan mungkin meminta konfirmasi tanda tangan dari pembeli sebagai bukti penerimaan dan kesepakatan pembayaran.

6. Bisakah PO dan Invoice digabungkan menjadi satu dokumen?
   Secara umum, keduanya terpisah karena PO dan Invoice memiliki fungsi berbeda. PO adalah pemesanan dari pembeli, sementara Invoice adalah tagihan dari penjual. Namun, ada perusahaan yang menggabungkannya dalam satu sistem digital, tetapi tetap menjaga pemisahan fungsi masing-masing dokumen.

7. Apa yang harus dilakukan jika informasi di Invoice tidak sesuai dengan PO?
   Kamu perlu segera menghubungi penjual (atau pembeli) untuk membahas perbedaan tersebut. Mungkin terjadi kesalahan administrasi atau perubahan pesanan. Jika terjadi perubahan, pastikan dokumen revisi diterbitkan dan disetujui oleh kedua belah pihak.

8. Apakah Invoice dapat digunakan sebagai bukti sah untuk kepentingan hukum?
   Ya, Invoice yang diterbitkan dan diterima secara sah dapat menjadi bukti transaksi keuangan. Namun, keabsahannya juga bergantung pada kelengkapan data (tanggal, jumlah, keterangan barang/jasa) dan peraturan yang berlaku di yurisdiksi terkait.

9. Bagaimana jika pembeli tidak membayar Invoice tepat waktu?
   Penjual sebaiknya mengirimkan pengingat atau surat penagihan (reminder). Jika pembeli tetap tidak membayar, penjual dapat mengambil langkah hukum sesuai kesepakatan kontrak atau peraturan yang berlaku. PO dan Invoice menjadi bukti kuat dalam proses penagihan.

10. Perlukah menyimpan dokumen fisik dan digital untuk PO dan Invoice?
    Sebaiknya, iya. Menyimpan versi digital memudahkan pencarian dan pengarsipan, sementara dokumen fisik bisa menjadi bukti tertulis jika diperlukan verifikasi lebih lanjut atau dalam situasi hukum tertentu. Kebijakan perusahaan dan peraturan setempat juga bisa mengatur ketentuan minimal masa simpan dokumen.