3 Langkah Menghindari Fraud (Kecurangan) di Perusahaan

Salah-satu resiko bisnis yang patut diantisipasi perusahaan adalah terjadinya fraud atau kecurangan. Kerentanan akan fraud dapat dialami oleh perusahaan manapun, walau kerap terjadi di perusahaan kecil. Perusahaan besar pada umumnya sudah memiliki manajemen anti-fraud, karena ketersediaan dana dan juga karyawan yang bisa melakukan fungsi pengawasan secara optimal. Namun, kerentanan ini tidak bisa dihilangkan begitu saja.Perusahaan perlu benar-benar serius mengantisipasi terjadinya fraud. Karena, fraud bisa menjadi batu penghambat yang serius bagi perkembangan perusahaan. Hambatan itu bisa bersifat finansial seperti berkurangnya profit, bisa juga bersifat kultural, dalam artian menyerang moral karyawan dan merusak sistem manajemen kerja. Guna mencegah terjadinya fraud, kita perlu mencari tahu terlebih dahulu, apa sebenarnya fraud dan bagaimana bentuknya.Bentuk-Bentuk Fraud (Kecurangan)Berangkat dari definisinya, fraud dalam bahasa Inggris diartikan sebagai criminal deception intended to financially benefit the deceiver. Fraud tergolong dalam kategori kriminal, yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang, untuk memperoleh keuntungan pribadi dan secara langsung merugikan pihak lain, dalam hal ini, perusahaan.Salah-satu lembaga yang aktif dan sering menjadi rujukan dalam mengatasi fraud adalah Association of Certified Fraud Examinations (ACFE) yang berbasis di Amerika Serikat. ACFE membagi fraud dalam tiga kelompok besar, yaitu:

1. Financial Statement Fraud (Kecurangan Laporan Keuangan)

Kecurangan terjadi apabila terdapat manipulasi laporan keuangan secara sengaja, oleh pihak manajemen maupun akuntan yang membuatnya. Kecurangan seperti ini akan menimbulkan kerugian di pihak investor atau kreditor. Bisa jadi manipulasinya hanya dalam bentuk data, namun bisa pula dalam bentuk finansial. Ini tergantung pada motivasi dari pelaku fraud.

2. Asset misappropriation (Penyalahgunaan Aset)

Kecurangan terjadi apabila ada aset atau harta perusahaan yang disalahgunakan. Bentuk penyalahgunaan ini bermacam-macam. Dapat berupa penggelapan kas, pemakaian fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi, ataupun pengeluaran biaya perusahaan tanpa prosedur dan kesepakatan. Semakin besar kecurangan ini terjadi, maka semakin besar pula pengaruh buruknya bagi cashflow perusahaan.

3. Corruption (Korupsi)

Kecurangan ini berbentuk suap, pemerasan, pemberian secara ilegal maupun konflik kepentingan yang merugikan perusahaan. Korupsi dapat dilakukan baik secara pribadi maupun secara berkelompok.Langkah Menghindari FraudAda banyak tips yang bisa diterapkan dalam mencegah terjadinya fraud. Tips yang ada selalu berkembang, seiring bertambahnya jumlah dan semakin beragamnya wujud dari praktik fraud. Namun, perusahaan belum tentu mampu mempraktikkan semua tips yang ada, mengingat diperlukannya efisiensi dalam menjalankan perusahaan. Setidaknya, ada tiga langkah yang bisa menjadi pilihan bagi pelaku usaha, untuk menghindari terjadinya fraud.

1. Menggunakan Software yang Accountable

Saat ini, banyak start up maupun produsen perangkat lunak, yang mendesain produk-produk akuntansi dan manajemen data, sesuai dengan kebutuhan spesifik dari para pengguna. Jika perusahaan bersedia mengeluarkan uang atau budget khusus, bisa mendapat software yang sangat mumpuni dalam mengatasi masalah-masalah akuntansi dan pembukuan lainnya, sesuai dengan kinerja perusahaan.Penggunaan software khusus dapat meningkatkan efisiensi kerja dan juga efisiensi pengawasan kerja. Software yang baik setidaknya memenuhi dua syarat. Pertama, terintegrasi satu sama lain, di internal perusahaan, sehingga mempercepat transfer data dan pengawasan data. Ketika seorang karyawan hendak melakukan manipulasi, bisa langsung terlacak dari komputer perusahaan manajer ataupun karyawan lain.Kedua, terdapat jaminan kerahasiaan untuk dokumen-dokumen penting. Fraud seringkali terjadi karena kebocoran password yang menjadi akses untuk dokumen-dokumen penting. Untuk itu, sistem keamanan software mesti terpercaya dan desainnya sejalan dengan kepentingan perusahaan, sehingga tidak gampang diretas ataupun diutak-atik oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. Software yang tepat dapat membantu perusahaan membangun akuntabilitas secara efisien.Salah satu software yang dapat digunakan untuk meminimalisir fraud adalah Ukirama ERP. Ukirama ERP dapat membantu anda mengontrol proses bisnis di perusahaan Anda mulai dari pembelian, penjualan, persediaan, dan keuangan. Fitur otorisasi yang terdapat di Ukirama ERP dapat membantu Anda mengontrol aktivitas pembuatan dokumen dan transaksi yang ada di perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di sini .

2. Memperketat Pelaksanaan SOP

Dalam benak karyawan, tak jarang SOP hanya dianggap sebagai gumpalan aturan di atas kertas, yang merupakan pelengkap administrasi perusahaan. Anggapan seperti ini dapat menjadi ancaman bagi perkembangan perusahaan. SOP dibuat untuk menjamin perusahaan dijalankan dengan baik, sesuai dengan perencanaan. Jika SOP diabaikan, maka arah perusahaan bisa menjadi tak terkendali dan memunculkan celah untuk praktek fraud.Pengabaian SOP sangat mungkin terjadi ketika karyawan ataupun manajer, terlalu berfokus pada target sehingga melewatkan berbagai prosedur. Padahal, setiap poin dalam SOP perusahaan memiliki tujuan khusus, yang dirancang untuk menjamin teknis kerja dan juga kesesuaiannya dengan branding perusahaan.Ketika pelaksanaan SOP diperketat dengan cara mewajibkan karyawan untuk disiplin menjalankannya (mungkin dengan reward and punishment), tindakan melenceng yang menjurus pada fraud bisa lebih mudah terdeteksi. Kecurangan lebih mudah terlihat ketika skalanya masih kecil dan belum terlalu berdampak pada perusahaan.

3. Menciptakan Kultur Perusahaan yang Baik

Dengan adanya software yang accountable dan pengetatan SOP, peluang melakukan fraud akan semakin kecil. Namun, hal ini tidak menutup kemungkinan fraud terjadi. Mungkin saja pelaku menemukan celah setelah mempelajari software yang digunakan atau SOP yang berlaku.Senjata terakhir untuk mengatasinya adalah dengan membangun kultur perusahaan yang baik. Transfer visi dari atasan tertinggi hingga karyawan terbawah mesti berlangsung dengan benar, agar karyawan lebih mencintai values atau nilai yang dituju secara bersama-sama, oleh segenap karyawan perusahaan. Karyawan selayaknya saling mendukung secara moral, seperti halnya keluarga, sehingga tidak terjadi degradasi moral berujung kriminal berbentuk fraud.Perusahaan sebaiknya memiliki standar moralnya tersendiri seperti transparansi, yang menutup celah terjadinya fraud. Jika Anda berada di posisi pimpinan atau manajer suatu perusahaan, Anda bisa memanggil beberapa orang untuk menjadi whistleblower (peniup peluit) untuk melaporkan tindakan-tindakan karyawan yang menjurus pada praktek fraud.Demikian ulasan mengenai fraud dan cara menghindarinya. Semoga informasi tersebut bermanfaat bagi usaha Anda.