Penting bagi sebuah perusahaan dagang melakukan manajemen stok. Ini menjadi kegiatan wajib dan rutin untuk memastikan bahwa barang yang dimiliki tersedia sesuai jumlahnya. Dalam manajemen stok ini dikenal pula istilah Stock Adjustment atau penyesuaian stok. Apa itu Stock Adjustment? Stock Adjustment merupakan proses pencatatan selisih kuantitas stok menurut sistem dibandingkan dengan stok secara fisik. Kegiatan Stock Adjustment dilakukan seusai bagian gudang melakukan stock opname akan barang dagangan atau barang yang ada di gudang.

Alasan Melakukan Stock Adjustment

Pengertian Stock Adjustment di atas jelas memberikan alasan utama mengapa kegiatan ini dilakukan. Jelas bahwa stock adjustment penting dilakukan untuk mengetahui selisih stok barang sesungguhnya sesuai dengan data yang dimiliki. Selisih barang sendiri lumrah terjadi karena banyak faktor yang memungkinkannya terjadi. Namun sebelum membahas mengapa stock adjustment ini penting dilakukan, perlu diketahui dulu beberapa hal terkait proses stock adjustment, yaitu:

• Stock Adjustment hanya bisa dilakukan untuk barang Tracked Inventory (persediaan atau bahan baku).
• Stock Adjustment tidak bisa dibuat jika berakibat pada kuantitas barang di bawah angka nol.
• Jika ingin mengurangi kuantitas dan nilai barang, maka sebaiknya melakukan pengurangan jumlah terlebih dahulu baru kemudian melakukan pengurangan nilai.
• Jika ingin memperbaiki kuantitas atau nilai karena kesalahan membuat transaksi, maka lebih baik mengubah transaksinya saja.

Lantas, apa yang membuat Stock Adjustment butuh dilakukan? Berikut 5 alasan utamanya:

1. Mengetahui Selisih Kuantitas Barang

Alasan pertama ini merupakan tujuan utama dari Stock Adjustment tersebut. Melalui kegiatan stock adjustment, Anda bisa mengetahui bagaimana selisih kuantitas antara barang yang ada dengan data. Ini penting dilakukan sebagai kontrol persediaan barang.

2. Melakukan Penyesuaian Stok

Aktivitas Stock Adjustment dilakukan dengan alasan agar mudah dalam membuat penyesuaian stok dengan item, jumlah, dan nilainya. Jika item lebih, maka Anda bisa melakukan pemindahan barang sesuai dengan stok semestinya. Begitupun jika item lebih sedikit, maka bisa melakukan impor level stock. Semua ini tersedia pada template software stock adjustment itu sendiri.

3. Mengetahui Jumlah Barang Rusak, Expired, atau Hilang

Melalui stock adjustment, maka tentu Anda bisa mengetahui berapa jumlah barang yang rusak, tidak bisa digunakan lagi, atau bahkan hilang. Hal ini juga berkaitan dengan koreksi stok berdasarkan kondisi kuantitas asli barang. Alasan kondisi barang tersebut bisa ditelusuri sebagai bahan rujukan kebijakan perusahaan.

4. Membantu Mengatur Gudang

Pengaturan gudang juga bisa terbantu dengan aktivitas Stock Adjustment. Ini lantaran dengan penyesuaian stok maka pihak gudang tak perlu repot menghitung persiapan belanja. Kemudahan ini juga akan berdampak pada efektivitas dan efisiensi perusahaan itu sendiri.

5. Merapikan Laporan Akuntansi

Stock Adjustment merupakan bagian dari kegiatan akuntansi. Prosesnya dilakukan sebelum proses akhir dari jurnal akuntansi sehingga keakuratan juga penting agar hasil laporan juga tidak keliru. Melalui proses stock adjustment ini pula, pencatatan menjadi lebih terstruktur sehingga laporan akuntansi bisa menjadi lebih rapi.

Cara Gampang Membuat Stock Adjustment

Sebelum membahas tentang cara membuat stock adjustment, ada baiknya diketahui terlebih dahulu bagaimana cara pencatatan stok itu sendiri. Terdapat dua metode akuntansi untuk mengetahui persediaan, yaitu metode fisik dan metode buku. Keduanya memiliki perbedaan yang bisa dipahami melalui penjelasan berikut:

1. Metode Fisik

Metode stok fisik mengharuskan perpindahan persediaan tidak diikuti dengan rekening persediaannya. Artinya, setiap stok masuk dicatat dalam rekening pembelian dan setiap stok keluar dicatat sebagai penjualan saja. Sedangkan untuk menentukan jumlah persediaan akhirnya dilakukan dengan perhitungan fisik dari stok yang ada di gudang.

2. Metode Buku

Metode buku atau perpetual merupakan pencatatan persediaan mengikuti perpindahan stok barang itu sendiri, baik secara kuantitas atau harga pokoknya. Artinya, setiap waktu jumlah persediaan bisa diketahui sehingga tidak perlu melakukan penyesuaian pada akhir periode akuntansi. Dengan kata lain, cara ini melakukan pemeriksaan fisik akan jumlah barang yang ada di gudang, apakah sesuai dengan yang tercatat di buku atau tidak. Jika ada perbedaan, maka akan dilakukan perubahan sesuai kuantitas barang yang sesungguhnya. Perubahan ini dibuat dalam bentuk jurnal penyesuaian persediaan dan dicatat pula dalam rekening selisih persediaan.Setelah mengetahui kedua metode akuntansi dalam penyesuaian stok, maka pembuatan stock adjustment bisa dilakukan. Pembuatannya bisa dengan gampang dilakukan menggunakan software akuntansi. Terdapat banyak penyedia software ini dengan cara dan langkah yang relatif serupa. Berikut cara mudah untuk melakukan proses stock adjustment yang dimaksud:

1. Buka software atau aplikasi ERP stock adjustment.
2. Klik menu utama Inventory, lalu klik pada sub menu Adjustment.
3. Selanjutnya akan tampil formulir adjustment, lalu klik tombol tambah.
4. Jika baru pertama, maka harus memasukan nomor bukti. Untuk pengerjaan selanjutnya, nomor bukti akan secara otomatis terisi.
5. Pada bagian tanggal, akan terisi secara otomatis sesuai tanggal bersangkutan. Namun jika ingin mengubahnya juga bisa dan secara otomatis pada baris item akan terisi saldo kuantitas per tanggal yang diminta.
6. Pilih jenis atau alasan akan diadakannya stock adjustment. Alasan adjustment biasanya terdiri atas kehilangan dan rusak. Tetapi jika ada alasan lain, maka bisa diatur sistem sesuai jenis alasan adjusmentnya.
7. Isi bagian catatan dilakukannya stock adjustment.
8. Pilih kode perkiraan proses adjustment. Ini berguna untuk di posting pada transaksi jurnal akuntansi yang secara default masuk ke perkiraan cadangan kerugian.
9. Selanjutnya yang dilakukan adalah dengan memilih barang-barang yang akan di adjust pada bagian tabel bawah.
10. Pilih kode barang dengan menekan tombol pilihan.
11. Enter, dan akan tampil stok terakhir per tanggal adjust.
12. Isi bagian jumlah kuantitas fisik barang sesuai yang ada di gudang. Melalui ini secara otomatis dihitung berdasar kuantitas fisik yang di input, bisa ditambah atau dikurang.
13. Jika ingin menambah barang baru, bisa langsung membuat baris baru.
14. Setelah semua benar, klik simpan dan bisa dilihat perubahan stok untuk barang-barang bersangkutan.
15. Jika diperlukan, cetak bukti adjusmentnya.

Berbagai langkah membuat stock adjustment tersebut bisa dengan mudah dilakukan melalui software akuntansi dari Ukirama. Selain lebih efektif, integrasi prosesnya juga membuat kegiatan akuntansi menjadi lebih akurat.