Di tengah maraknya e-commerce, keberadaan gudang-gudang penyimpanan barang ikut meningkat tajam. Sebetulnya nilai penting keberadaan gudang sudah ada sejak dahulu. Sebab gudang adalah kebutuhan dasar yang harus dimiliki setiap perusahaan besar dengan stok produk yang banyak dan mobilitas tinggi. Kebutuhan akan gudang tersebut semakin meningkat semenjak bisnis e-commerce seperti shopee, bukalapak, tokopedia, menjamur dimana-mana. Ditambah lagi mereka menawarkan keunggulan yakni pengiriman barang yang murah dan cepat. Tuntutan tersebut melahirkan konsekuensi untuk mengelola pengiriman barang agar dapat memenuhi janji pengiriman yang cepat dan murah. Pengelolaan ini tentu tidak sederhana, sebab banyak pihak yang terhubung dengan operasional gudang, banyak jenis barang yang disimpan dan banyak proses yang harus dikontrol. Pengiriman yang cepat sampai ke tangan pelanggan dari gudang barang, mensyaratkan kesempurnaan proses operasional gudang dari hulu hingga ke hilir. Mulai dari sistem penerimaan barang, penataan barang, penghitungan, pengepakan hingga pengiriman. Tanpa manajemen gudang yang baik, semua proses itu akan semrawut. Tidak akan berjalan dengan efektif efisien. Pengelolaan gudang yang baik akan memberikan banyak sekali manfaat untuk kelancaran bisnis kita. Setidaknya ada lima manfaat yang bisa kita peroleh dari manajemen gudang, terutama pada bisnis logistik. Apa saja itu? Mari kita simak bersama-sama.
Menjaga Kondisi Barang
Kondisi baik yang dimaksud di sini adalah barang yang disimpan tidak kadaluarsa, tidak penyok, tidak berjamur, dan terhindar dari kerusakan-kerusakan lain yang bisa menurunkan nilai suatu barang. Untuk menjaga nilai barang agar tetap dalam kondisi baik, dibutuhkan manajemen gudang yang profesional agar bisa menerapkan strategi-strategi pengelolaan gudang dengan efektif. Strategi yang biasa diterapkan untuk menjaga kondisi barang agar tetap baik diantaranya adalah strategi FIFO (first in first out), pengecekan expired date berkala, pengaturan tata letak barang yang fast moving dan slow moving. Strategi FIFO adalah bagaimana kita menata dan mengeluarkan barang berdasarkan urutan kedatangan barang. Jadi barang yang datang lebih awal, harus dikeluarkan lebih dulu dibanding barang yang datang belakangan. Untuk bisa menerapkan ini, kita perlu menyusun tatanan penyimpanan barang agar memudahkan barang pertama datang untuk keluar pertama. Tanpa manajemen gudang yang baik, strategi semacam ini sulit diterapkan secara kontinyu. Jika gudang adalah tempat menyimpan bahan makanan atau apapun yang memiliki tanggal kadaluarsa, maka harus dilakukan sistem pengecekan expired date secara berkala.
Memudahkan Pencarian Lokasi Barang
Salah satu indikasi gudang tidak termanajemen dengan baik yaitu susah menempatkan barang baru datang dengan kondisi gudang yang penuh barang tapi tidak tertata dengan baik. Dan indikasi kedua yakni pegawai sulit menemukan barang yang sudah tersimpan di gudang. Ketika ada permintaan pengiriman barang atau mengecek stok fisik barang, pegawai gudang butuh waktu yang lama untuk menemukan lokasi penyimpanan barangnya. Jika pernah menjumpai kasus yang seperti itu, maka kuat dugaannya bahwa gudang tersebut kurang termanajemen dengan baik. Manajemen gudang yang baik akan senantiasa memiliki ruang untuk menyimpan barang yang baru datang. Karena sebelum barang itu sampai di gudang, sudah disediakan alokasi tempat dan kedatangan barangnya pun sudah melalui konfirmasi dan izin kepala gudangnya. Sehingga sepenuh apapun gudang, jika termanajemen dengan baik, tetap bisa menampung. Dan yang kedua, sistem manajemen gudang yang baik, memiliki aturan penyimpanan barang beserta data digital yang terkomputerisasi dan terintegrasi setiap saat. Sehingga layout penempatan barang di gudang bisa dipantau melalui layar. Jika pun ada pengubahan lokasi barang, maka akan selalu diperbarui datanya. Dengan sistem tersebut, kita bisa memangkas waktu yang lama untuk pencarian barang di gudang.
Mendapatkan Informasi Barang Real-time
Sistem manajemen gudang yang terintegrasi dan terdigitalisasi akan memberikan keuntungan yang besar melalui kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan. Semuanya bisa ditampilkan secara real time. Informasi yang dibutuhkan secara cepat dan real time diantaranya : informasi stok barang, lokasi barang, status penerimaan atau pengiriman barang, data mengenai supplier ataupun buyer dan pegawai yang bertugas.Pada sistem konvensional, maupun manajemen gudang yang buruk, data-data tersebut biasanya sulit disajikan secara cepat dan tepat.
Menjaga Keamanan Gudang
Satu lagi manfaat pentingnya memiliki manajemen gudang yang baik untuk bisnis logistik kita yakni keamanan barang yang disimpan. Kita tahu bahwa barang yang disimpan di dalam gudang jumlahnya sangat banyak, apalagi jika barang tersebut ukurannya kecil, sulit untuk mendeteksi adanya pencurian. sekalipun kita telah mempekerjakan satpam penjaga. Bisa dibayangkan berapa banyak security yang harus dipekerjakan untuk mengawasi gudang seluas itu sepanjang waktu? Sangat banyak tentu. Untuk menjaga keamanan penyimpanan barang di gudang, kita tidak cukup hanya mengandalkan pada penjagaan security maupun cctv saja. Kita butuh strategi pengelolaan gudang yang bisa mencegah terjadinya pencurian, dan juga mendeteksi adanya pencurian. Karena seringkali, sekalipun gudang sudah penuh dipasang cctv, pencurian tetap bisa terjadi. Itu karena sistem pengamanan cctv tidak bisa 24 jam mencegah terjadinya pencurian, sekalipun ada penjaga yang bertugas mengawasi cctv. Selama ini cctv hanya membantu pasca terjadinya sesuatu dan bertugas sebagai alat bukti saja. Strategi yang lebih efektif adalah bagaimana meminimalisir potensi pencurian melalui sistem preventif. Seperti contoh, peraturan pemeriksaan barang bawaan masuk dan keluar gudang, pemeriksaan tubuh, melakukan inventory berkala untuk mencari kehilangan dan sebagainya. Semua strategi tersebut dapat kita jalankan dengan manajemen gudang yang baik.
Manajemen Inventory dan Re-order
Manfaat yang terakhir dan tidak kalah pentingnya yakni mengetahui status stok barang sehingga dapat melakukan reorder kembali di waktu yang tepat. Untuk mengetahui stok barang yang akurat, kita perlu melakukan penghitungan stok fisik barang untuk dicocokkan dengan data yang ada dalam sistem. Proses ini diatur dalam kegiatan inventory barang yang dilakukan secara berkala. Kita dapat mencari tahu perbedaan stok antara data pada sistem dengan fisik barangnya. Kegiatan inventory ini sekaligus dapat mengatur stok barang yang ada di gudang apakah sudah overload atau masih bisa menampung. Proses reorder yang tepat secara waktu juga sangat membantu dalam pengaturan ruang dan penataan barang di gudang.
