Ketika kita berbelanja di supermarket, dan membayar di kasir, kasir tinggal melakukan scanning barcode barang yang kita beli. Kemudian otomatis harga barang akan muncul. Total belanjaan kita juga akan otomatis terhitung tanpa proses manual apapun. Struk pembelian pun akan tercetak detail. Pernahkah Anda penasaran, sistem apa yang digunakan kasir sehingga alat scanning yang dipakai bisa memunculkan harga tiap barang dengan benar dan selalu update hanya dengan tap barcode? Sistem yang digunakan dalam mesin kasir adalah POS (Point of sale). Kalau di Indonesia, software POS ini lebih akrab dikenal mesin kasir/ software kasir. Keberadaan POS ini sangat membantu pelaku usaha untuk pencatatan transaksi secara detail, akurat dan cepat. Karena tidak mungkin kita akan melakukan pencatatan manual setiap kali ada penjualan, pembelian dan membuat perhitungan stok barang setiap hari.Namun, semakin berkembangnya sebuah usaha, semakin kompleks pula kebutuhan dalam proses bisnis kita. Mulai dari semakin banyaknya jenis produk, tingkat penjualan, bahkan mungkin bertambahnya cabang. Proses yang makin kompleks ini memunculkan kebutuhan akan software pembantu yang menawarkan fitur yang lebih lengkap pula. Dan lambat laun, POS dinilai kurang bisa memenuhi kebutuhan bisnis yang semakin kompleks. Mengapa POS dinilai masih kurang memenuhi kebutuhan kompleksitas bisnis? Mari kita simak bersama pembahasannya di bawah ini.
Jenis POS dan Fitur yang Ditawarkan
Pada awal kemunculannya, software POS menawarkan fitur yang sederhana, dengan sistem penyimpanan yang manual. Namun seiring perkembangan zaman, software POS ikut berinovasi dengan berbagai kemudahan dan kemajuan layanan. Secara umum, POS ada yang berbentuk software dan website, lalu untuk sistem penyimpanannya ada yang berbasis pada manual (harddisk) dan cloud. POS yang berbasis software bisa dioperasionalkan tanpa jaringan internet, namun karena basisnya software, data antar komputer tidak bisa dibagi. Sehingga POS software hanya bisa diakses di satu komputer yang telah diinstal POS saja. POS software ini juga tidak bisa melakukan upgrade, jika ingin di upgrade harus membeli lagi software versi yang lebih baik. Sedangkan POS yang basis website, harus menggunakan jaringan internet dan bisa diupgrade berkala tanpa harus membeli versi terbaru. Untuk fitur POS, dari versi lama hingga yang terbaru, fitur-fiturnya berfokus pada layanan kasir dan urusan jual beli saja. Diantara fitur utamanya yaitu penjualan barang, laporan transaksi keuangan, stok barang dan ada POS yang juga dilengkapi manajemen FIFO (first in first out).Namun kita sadari bahwa proses bisnis tidak hanya bermula dan berhenti pada transaksi penjualan saja. Ada banyak proses seperti manajemen produk, manajemen gudang, manajemen rantai pasokan, inventory dan sistem pembelian dan supplier. Sistem POS belum menyediakan layanan atau fitur untuk membantu pebisnis menangani semua proses itu. Sehingga inilah alasannya mengapa POS saja masih tak cukup untuk bisnis Anda.
Khusus untuk Sistem Kasir dan Penjualan Saja
Sistem POS menyediakan berbagai fitur untuk memudahkan proses transaksi jual beli. Beberapa fitur khusus yang disediakan POS adalah metode pembayaran lebih dari satu yang bisa diintegrasikan, menyediakan database pelanggan, database barang dan harga termasuk update harga diskon, membuat laporan penjualan secara real time dan kemampuan untuk scan barcode termasuk membuat barcode untuk produk yang belum memiliki barcode. Fitur yang disediakan oleh POS ini hanya dapat membantu dalam transaksi kasir dan penjualan saja, sementara untuk proses lainnya, belum ditangani oleh POS.
Tidak Menyediakan Fitur Manajemen dan Inventory Produk
Dalam sebuah bisnis retail maupun pergudangan, kita mengenal istilah manajemen produk dan inventory barang. Manajemen produk mengatur terkait pengklasifikasian jenis produk, baik itu terkait penempatan barang dan arus keluar masuk barang. Barang lama dan barang baru harus dimanajemen dengan baik agar tidak mengendap di gudang dan terjual semuanya. Sementara inventory barang mengatur terkait stok barang. Bagaimana keadaan stok terbaru yang dihitung dalam kurun waktu tertentu. Untuk mengoptimalkan fungsi manajemen produk dan inventory berkala ini, POS tidak menyediakan fitur yang bisa membantu Anda untuk melakukan pencatatan dan penyediaan laporan secara real time dan otomatis. Juga tidak mungkin jika proses manajemen dan inventory produk ini dilakukan manual. Karena itu, Anda butuh sistem yang lebih canggih dari POS. Yaitu, sistem ERP.
Tidak Bisa Membantu Manajemen Gudang
Gudang merupakan elemen penting dalam sebuah usaha. tanpa manajemen gudang yang baik, termasuk pencatatan stok barang, pengaturan penempatan dan laporan keluar masuk barang secara digital, real time dan akurat, Anda tentu akan kesulitan melakukan semuanya secara manual. Oleh karena itu, ada kepentingan dan kebutuhan dalam perusahaan untuk memiliki sistem / software yang mampu membantu dalam pekerjaan ini.
Tidak Bisa Digunakan untuk Akuntansi
Selain pencatatan penjualan, Anda tentu membutuhkan sistem pencatatan keuangan dan akuntansi yang terintegrasi dengan laporan lainnya. Seperti laporan purchasing, manajemen produk, hasil inventory dan proses lainnya. POS hanya menyediakan laporan keuangan berkaitan dengan hasil penjualan, namun belum bisa mengintegrasi keuangan lainnya. Oleh karenanya, POS saja tidak cukup membantu bisnis Anda.
Belum Mencakup Purchasing dan Supplier
Proses purchasing dan supplier bahan baku atau produk menjadi proses yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Tanpa kedua proses ini, Anda tidak bisa mendapatkan pasokan barang terbaik untuk dijual atau digunakan dalam proses usaha Anda. Purchasing dan supplier perlu dikelola dengan baik, juga diadministrasikan dengan optimal. Akan semakin baik jika pengadministrasian kedua hal ini juga terintegrasi dengan semua proses lainnya. Sehingga Anda bisa mengontrol semuanya dalam satu sistem. Namun sayangnya, POS juga tidak menyediakan layanan pencatatan purchasing dan supplier. Sehingga Anda butuh sistem yang lebih canggih.
Software ERP sebagai Alternatif Lebih Lengkap
Sistem yang dapat menambal kekurangan POS adalah ERP. Bisa dibilang bahwa ERP adalah sistem versi lengkap yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam industri retail. Fungsi POS juga ada di dalam sistem ERP. Mulai dari proses supplier, purchasing, manajemen barang, inventory, sistem rantai pasokan, manajemen gudang penyimpanan hingga laporan keuangan dan akuntansi, semua bisa diintegrasikan dengan sistem ERP ini.
