5 Hal yang Harus Dipersiapkan Perusahaan Agar Siap untuk Work From Home

Work From Home atau bekerja dari rumah merupakan konsep kerja di mana karyawan dapat melakukan tugas kerjanya dari rumah. Work from home sebenarnya bukan hal yang benar-benar baru karena beberapa jenis perusahaan sudah menerapkan gaya bekerja digital nomad ini. Namun seiring waktu, wacana work from home pun mulai banyak dipertimbangkan baik oleh perusahaan swasta, BUMN, sampai instansi pemerintah karena dianggap lebih efisien. Bahkan beberapa hari ini, ditengah pandemi virus corona yang sedang marak menyerang banyak orang dengan jenis COVID-19, maka work from home gencar dipromosikan sebagai upaya antisipasi dan pencegahan penularan penyakit.Pertanyaannya adalah apakah semua perusahaan bersedia dengan konsep work from home ini? Apa saja yang harus dipersiapkan perusahaan agar siap melepaskan karyawannya melakukan work from home? Menjawab hal-hal tersebut, berikut ulasannya.

Mengapa Karyawan Boleh Work From Home?

Dalam kondisi khusus seperti alasan wabah penyakit corona virus yaitu COVID-19 yang sedang terjadi di dunia, work from home sangat penting diaplikasikan sebagai bentuk perlindungan kesehatan bagi semua karyawan di perusahaan. Namun, bagaimana dalam kondisi normal? Mengapa perusahaan bisa membolehkan karyawannya bekerja dari rumah?Work from home sejatinya tidak hanya menguntungkan pekerja. Bagi perusahaan, menerapkan sistem ini juga memiliki banyak manfaat, baik secara langsung ataupun tidak. Berikut beberapa keuntungan yang didapat perusahaan jika membolehkan karyawannya bekerja dari rumah.

1. Meningkatkan Produktivitas

Riset dari Penn State University menunjukkan bahwa karyawan yang tidak harus masuk kantor lebih produktif lantaran tidak ada suasana memaksa, seperti harus datang tepat waktu. Apalagi perjalanan ke kantor saja sudah sangat memusingkan. Tak heran jika ketika sudah sampai kantor, banyak karyawan yang justru terlanjur lelah dan stress. Selain itu, karyawan yang bekerja dari rumah juga terhindari dari hal-hal pengganggu seperti menggosip hingga perselisihan antar pegawai.

2. Meminimalisasi Pergantian Karyawan

Bagi perusahaan, seringnya pergantian karyawan bukanlah hal menyenangkan. Mereka akan mengeluarkan dana lebih untuk merekrut hingga training karyawan baru. Oleh karena alasan itu, sebenarnya work from home bisa menjadi solusi. Hal tersebut lantaran dengan konsep ini maka karyawan akan lebih terjamin kenyamanannya. Kebebasan waktu dan lokasi kerja akan membuat karyawan lebih senang dan berpikir berkali-kali jika harus resign.

3. Menghemat Biaya

Adanya karyawan di kantor artinya perusahaan harus menyediakan kebutuhan mereka seperti perlengkapan kerja, alat tulis, hingga biaya listrik dan air. Berbeda dengan sistem Work from home, perusahaan akan menghemat semua kebutuhan tersebut. Bayangkan pula jika karyawan yang work from home jumlahnya cukup banyak, maka penghematan pun bisa lebih besar.

4. Peluang Mendapat Talenta Terbaik

Tanpa adanya batasan geografis, work from home memungkinkan perusahaan mendapat karyawan yang berada di luar kota. Hal ini bisa sangat menguntungkan apabila ada calon karyawan dengan talenta yang baik namun tidak bersedia pindah ke kota tempat perusahaan berada.Keuntungan yang bisa didapat perusahaan dengan sistem work from home memang cukup menjanjikan. Namun, perlu diperhatikan pula bahwa perusahaan harus sudah menyiapkan sistem dan infrastruktur agar sistem work from home ini bisa berjalan baik.

5 Hal yang Harus Dipersiapkan Perusahaan untuk Penerapan Work From Home

Mengingat semakin canggihnya teknologi, bukan hal sulit bagi perusahaan untuk menyiapkan sistem dan infrastruktur work from home. Berikut ini adalah 5 hal yang harus dipersiapkan perusahaan untuk menerapkan work from home bagi karyawannya:

1. Aturan dan Ketentuan Terkait

Bagi perusahaan yang baru pertama kali mencoba menerapkan work from home, tentu aturan atau ketentuan terkait hal tersebut harus disiapkan. Aturan ini bisa disesuaikan dengan budaya perusahaan atau jenis pekerjaannya. Hal-hal yang terkait dengan aturan ini adalah seperti jam stand-by karyawan, bentuk laporan harian, jadwal video call atau rapat online, hingga sanksi jika ada pelanggaran.

2. Perangkat Teknologi 

Perusahaan harus bisa memastikan bahwa ada perangkat teknologi standar yang dimiliki, baik oleh perusahaan atau karyawan. Sebagai contoh perangkat teknologi yang paling standar dipakai adalah handphone dan laptop atau komputer. Perangkat teknologi ini harus dipastikan dimiliki dan berfungsi dengan baik agar tidak ada alasan terjadinya gangguan selama proses work from home.

3. Software dan Sistem Keamanannya

Selain perangkatnya, perusahaan dan karyawan juga harus menyepakati software atau platform apa yang dipakai untuk komunikasi dan bekerja. Namun lebih dari itu, perusahaan juga harus sudah memikirkan sistem keamanan dari software dan device yang dipakai, misalnya keamanan email dan akun medsos. 

4. Jaringan Internet

Semua perangkat komunikasi dan software yang disiapkan akan menjadi percuma tanpa ditunjang jaringan internet yang memadai. Perusahaan harus bisa menyiapkan jaringan internet terbaik di perusahaan dan bagi semua karyawannya. Perlu diingat bahwa karyawan harus menghindari penggunaan wifi publik karena rentan terjadi peretasan. Oleh karena itu, perusahaan biasanya memberikan kompensasi internet bagi karyawan yang bekerja dari rumah agar tidak ada alasan gangguan selama menjalani pekerjaan.

5. Sistem Cloud

Work from home adalah momentum tepat bagi perusahaan menggunakan teknologi cloud karena melalui sistem inilah pengguna bisa mengakses data dari mana saja dan kapan saja. Ya, fleksibilitas menjadi manfaat utama dari sistem cloud. Namun lebih dari itu, banyak keuntungan lain yang bisa didapat perusahaan ketika memakai cloud baik untuk sistem work from home atau tidak. 

Keuntungan Perusahaan yang Menggunakan Sistem Cloud

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sistem cloud membuat pekerjaan menjadi lebih fleksibel. Hal tersebut lantaran akses dokumen dan data bisa diperoleh meskipun berada di luar kantor. Selain itu, berikut adalah beberapa keuntungan dari penggunaan sistem cloud:

1. Memudahkan interaksi antar karyawan karena penggunanya bisa berbagi data secara bersamaan.
2. Penghematan biaya karena perusahaan hanya dikenai biaya kompensasi rutin per bulan atau sistem sekali bayar. Hal ini berbeda jika memakai perangkat lunak tertentu yang harus membayar royalti lisensi.
3. Skalanya lebih besar sehingga tidak masalah jika ada permintaan bandwidth yang meningkat. Bahkan perusahaan menjadi lebih mudah mengatur apabila ingin meningkatkan atau mengurangi kapasitas cloud.
4. Dokumen lebih mudah dikontrol karena berada di satu tempat, Semua karyawan terlibat bisa mengaksesnya tanpa perlu bolak-balik meminta pada karyawan lain.

Perlu diingat pula bahwa ada banyak penyedia layanan sistem cloud. Anda harus memilih yang terbaik seperti yang disediakan oleh Ukirama ERP.

Keunggulan Ukirama ERP sebagai Penyedia Sistem Cloud

Ukirama menyediakan layanan ERP (Enterprise, Resource, dan Planning) yang sangat berguna dalam merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan berbasis cloud. Melalui software yang disediakan Ukirama ERP ini, perusahaan bisa mengontrol pembelian, penjualan, manajemen stok, akuntansi, keuangan, reparasi, dan HRD. Ya, hampir semua proses bisnis terkait finansial, akuntansi, dan SDM bisa terlayani melalui software dari Ukirama ERP. Sistem cloud yang dipakai Ukirama ERP menjadi suatu kolaborasi yang akan mempermudah pengguna dalam melakukan penginputan data.Selain itu tentu saja penggunaan sistem cloud ini bisa diakses melalui web browser sehingga user yang memiliki akses bisa melakukan penginputan di mana saja selagi memiliki akses internet. Tak cukup disitu, sistem ERP juga menjamin informasi yang ada bersifat real-time dan bisa diakses oleh banyak perangkat. Hal inilah yang menjadikan penggunaan cloud dari Ukirama ERP sangat cocok untuk pekerja mobile atau work from home.