Pemanfaatan aplikasi ERP untuk pabrik kopi dan bisnis minuman lainnya sudah menjadi hal yang umum. Perusahaan kopi raksasa seperti Starbucks sudah menggunakannya untuk berbagai keperluan, dari lini akuntansi hingga operasional bisnis.
Automasi dan integrasi merupakan faktor terbesar yang membuat ERP banyak digunakan pelaku usaha F&B. Kedua hal tersebut melengkapi berbagai fitur pada ERP yang sudah merangkum sektor-sektor penting dalam suatu bisnis, seperti inventory dan akuntansi.
Dalam artikel ini, kamu akan mempelajari bagaimana aplikasi ERP dapat membantumu dalam mengoperasikan bisnis manufaktur kopi.
Apa Fungsi yang Ditawarkan ERP untuk Pabrik Kopi?
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software sistem pengolahan data yang sudah terintegrasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen berbagai aktivitas departemen yang ada dalam suatu perusahaan. Dari inventory, pencatatan akuntansi, dan pengelolaan pembelian dan penjualan di toko merupakan sebagian fungsi yang ditawarkan ERP.
Lewat ERP, para pelaku usaha di bidang F&B mengincar fungsi pengolahan dan penyimpanan data yang saling terhubung di antara departemen mereka. Di samping itu, aksesibilitas ERP memudahkan semua anggota yang memiliki akses untuk dapat mengakses data secara langsung.
Data merupakan “bahan” penting untuk menjelaskan apa yang sedang terjadi dalam operasional bisnis, memberitahukan apa yang salah, apa yang sudah benar, dan apa yang bisa diperbaiki serta dikembangkan dari bisnis itu sendiri.
Automasi dalam ERP juga merupakan fitur yang banyak digunakan untuk merekam dan memantau segala operasi yang terjadi dalam bisnis. Fitur ini mengalihkan cara sebelumnya yang dilakukan secara manual dan kurang terstruktur.
Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai ERP, coba baca artikel ini.
Studi Kasus Keefektifan ERP dari Bisnis Coffee Shop dan Manufaktur Kopi
Starbucks dapat kita jadikan contoh untuk mempelajari seberapa efektifnya ERP dalam membantu perusahaan kopi mengelola operasi bisnisnya.
Menurut artikel oleh BohatALA berikut, manajer dan karyawan Starbucks punya penilaian lebih terhadap informasi yang terintegrasi dan kemudahan mengaksesnya. Hal ini diimbangi dengan semakin lancarnya pemberian informasi dari sisi manajer maupun karyawan. Proses perpindahan data semakin ringkas karena sudah ada bukti verifikasi berupa data dalam sistem ERP.
Dalam segi pengeluaran, para manajer Starbucks terkait menyebutkan bahwa penggunaan ERP dapat memangkas biaya operasi.
Di samping efektivitas, laporan ini juga menemukan adanya dua kelemahan utama dari penggunaan ERP. Kelemahannya ialah sistem ERP terkadang error dan pegawai kurang menguasai software tersebut.
Laporan lainnya, yang menyelidiki manufaktur kopi dan teh Pod Pack, menyebutkan bila ERP punya andil dalam mempersingkat waktu pendataan dan pelaporan perusahaan itu. Efektivitas dalam segi waktu dikarenakan adanya automasi dalam operasi sistem ERP.
Perusahaan keluarga asal Amerika itu memanfaatkan fungsi software manajemen inventory kopi yang ada dalam ERP untuk mengatur rantai pasok mereka. Dari software tersebut, pembaruan data persediaan yang semula dilakukan berminggu-minggu dengan spreadsheet kini dapat dilakukan dalam waktu satu jam.
Pod Pack juga menggunakan ERP untuk memonitor kualitas produk dengan menjalankan pelaporan secara berkala. Saat ini, proses audit mereka dapat dipercepat dalam hitungan menit. Sedangkan, audit sebelumnya membutuhkan pemrosesan data selama empat hingga lima jam.
Dari kedua studi kasus di atas, kita menemukan beberapa gambaran keuntungan yang bisa didapatkan dari penggunaan ERP. Kamu dapat memahami keuntungan ERP secara lebih jauh dari penjabaran berikut ini.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi ERP untuk Pabrik Kopi
1. Membantu Komunikasi Antar Pegawai dan Ke Pelanggan
Komunikasi yang dimaksud adalah bagaimana data terkait bisnis yang diinginkan dapat diteruskan ke berbagai lini dalam bisnis. Penyampaian dan transparansi data sendiri merupakan hal penting bagi pengusaha kopi yang menjual lewat jalur distribusi maupun sebagai vendor.
Lewat data, kamu dapat memperoleh informasi bagian internal mengenai kondisi persediaan, baik itu stok kopi sendiri ataupun aset berupa alat penunjang produksi. Kamu dapat melakukannya secara efektif dengan Ukirama ERP, salah satu penyedia fitur inventory management kopi di Indonesia. Ukirama ERP mencakup software manajemen aset kopi yang disertai fasilitas pendataan secara real-time.
Sistem Ukirama ERP juga sudah memiliki fitur integrasi yang mana merupakan salah satu tujuan perusahaan menggunakan software ERP untuk pengolahan data bersama-sama, seperti dalam kasus departemen produksi yang menyesuaikan kuantitas suatu produk berdasarkan data yang diinput oleh departemen product planning and inventory control (PPIC).
Jika kamu vendor atau menjual sendiri produkmu, pelacakan data secara real-time ini akan sangat berguna untuk memperlancar arus transaksi.
Manufaktur kopi Pod Pack mengimplementasikan pelacakan ini untuk langsung mengeksekusi pesanan pelanggan. Begitu pelanggan membayar pesanan, Pod Pack meneruskan pesanan itu ke gudang, untuk selanjutnya dikirimkan ke pelanggan.
Semua proses tersebut dilakukan tanpa harus terlebih dahulu melewati media komunikasi konvensional seperti telepon atau surel. Apalagi, sekarang ERP sudah menerapkan sistem manajemen inventory online lewat jaringan cloud yang dapat diakses siapa pun dari gadget kompatibel apa pun.
2. Membuat Sistem Operasional Pabrik Menjadi Terstruktur
Faktor kuantitas permintaan yang tidak menentu dapat menjadi tantangan bagi manufaktur biji kopi sebagai penyuplai. Hal ini pun semakin tampak begitu produk dikirim ke luar pulau atau bahkan negara lain, yang mana berdampak pada adanya minimum kuota yang harus dipenuhi.
Untuk memudahkan proses transaksi bagi supplier dan pembeli, penyuplai dapat memuat peraturan terkait jumlah produk dan waktu pemrosesan pesanan dalam suatu templat ERP.
Transaksi yang sesuai dengan default sistem tentunya lebih terukur dan otomatis memiliki prosedurnya sendiri. Jika semuanya mengikuti strukturnya, produksi pun akan berjalan dengan efektif tanpa adanya kebingungan untuk menyesuaikan operasi lagi.
Jika kamu khususnya mencari software ERP yang dapat mengelola transaksi ekspor kopi, kamu dapat menyetel struktur sendiri di dalamnya. Setelahnya, tinggal buatkan form saja sesuai struktur itu agar nantinya dapat diisi oleh pelanggan. Dengan cara ini, software ERP menjalankan fungsinya untuk mengelola impor kopi dari permintaan pelanggan mancanegara.
3. Automasi Real-Time pada Inventory Management, Accounting, serta Transaksi Jual Beli
Seperti kasus Pod Pack, automasi ERP akan sangat membantu dalam melacak angka dan progres yang terjadi di berbagai sektor bisnis secara singkat dan akurat. Hal ini menjadi nilai plus karena kamu dapat memangkas waktu serta biaya dari penggunaan aset dan SDM.
Dalam konteks ini, ERP dapat:
mengelola rantai pasok gudang, dengan memantau masuknya bahan mentah (biji kopi), komponen (bungkus kopi), dan barang jadi (bubuk kopi atau kopi siap saji), juga berlaku pada alat produksi seperti mesin penggiling;
menyusun komponen dan bahan baku yang diperlukan untuk produksi beserta menghitung biayanya dan waktu pembuatan lewat fitur bill of material;
membuat berbagai laporan keuangan secara otomatis, seperti laba rugi, arus kas, dan jurnal umum; serta
mengelola transaksi jual beli secara fleksibel. Ukirama ERP menawarkan software penjualan dan pembelian terbaik yang dapat terhubung dengan berbagai ecommerce maupun toko fisik. Di samping itu, Ukirama ERP juga dapat melacak barang yang tengah dikirim ke pembeli atau ke mitra usaha yang menyuplai dari bisnismu.
Dengan adanya sistem yang menjalankan laporannya sendiri, kamu dapat lebih berfokus pada aktivitas bisnis yang lebih esensial sehingga bisnismu perlahan berkembang.
4. Tren Produk Dapat Diperkirakan dari Pemrosesan Data
Keuntungan lainnya yang didapat dari ERP adalah kemampuannya dalam menyaring data dan membuat statistik. Statistik ini sangat berguna karena dapat menyimpulkan tren yang sedang berlangsung atau akan datang.
ERP menarik hasil tren tersebut dari history transaksi yang juga dapat kamu buat dalam hitungan menit.
5. Membantu Proses Quality Control
Software manufaktur biji kopi terbaik setidaknya dapat memproses data yang menjadi tolok ukur untuk menemukan produk yang tidak lolos uji mutu.
Quality control dengan ERP dilakukan dengan memasukkan daftar ceklis berupa ciri mutu yang bagus ke sistem.
Isi dari daftar tersebut selanjutnya diperiksa dengan menyesuaikan keadaan di lapangan, entah itu secara manual atau lewat perangkat monitoring. Data ini nantinya diinput operator produksi ke sistem ERP. Kemudian, sistem akan menentukan layak tidaknya mutu tiap produk.
Fungsi ini juga dapat digunakan untuk memantau produk yang sudah melewati masa kedaluwarsa. Atau, fungsi FIFO (First in First Out) pada ERP dapat mengurutkan produk berdasarkan masa kedaluwarsanya. Penataan produk dengan memperhatikan tanggal kedaluwarsa sangatlah penting dalam strategi penghematan biaya produksi usaha F&B.
Kamu sendiri dapat mengelola pabrik kopi secara efisien dengan aplikasi manufaktur biji kopi Ukirama ERP. Ukirama merupakan salah satu aplikasi ERP terbaik di Indonesia yang menyediakan fitur inventory management, accounting, hingga manufaktur. Pada artikel ini kamu juga dapat menemukan ada beberapa kelemahan ERP seperti kecenderungan software untuk error, atau pemahaman karyawan yang masih kurang terhadap ERP, atau mungkin waktu proses yang lama. Namun kamu tidak perlu khawatir karena dengan Ukirama semua hal tersebut tidak akan terjadi. Hal ini dapat dilihat dari adanya layanan customer service dan business consultant yang akan selalu siap membantu. Kamu dapat menanyakan terkait Ukirama dengan menghubungi layanan expert kami.
