5 Tips Meeting Online Dengan Klien Tetap Berjalan Sukses Dan Lancar

Dalam sebuah bisnis, komunikasi yang efektif merupakan hal yang sangat penting untuk menjalin hubungan baik dengan klien. Untungnya, kemajuan teknologi saat ini telah membuat komunikasi bisnis menjadi lebih mudah. Bermodalkan internet, perangkat komputer atau gadget dan platform/ aplikasi tertentu, kita dapat dengan mudah menjadwalkan, merencanakan, dan mengelola pertemuan dengan klien tanpa ada batasan jarak dan waktu. Namun sama seperti halnya dalam meeting tatap muka langsung (offline), untuk melakukan meeting secara online ini juga memerlukan strategi dan perencanaan yang tepat. Karena tanpa adanya perencanaan yang tepat maka meeting online bisa berakhir tidak produktif dan menyebabkan gagalnya tujuan bisnis Anda. Itulah sebabnya kami mengumpulkan 5 tips meeting online dengan klien agar tetap berjalan sukses dan lancar meski pertemuan dilakukan secara jarak jauh. Teruslah membaca untuk mengetahui tips-tipsnya!

Persiapkan segalanya dan lakukan uji internal

Pertemuan meeting secara fisik dengan tatap muka langsung mungkin dapat mengintimidasi Anda. Sedangkan meeting online dengan menatap layar bisa menghilangkan sebagian tekanan dari situasi tersebut. Namun, itu bukan berarti Anda boleh mengendur. Sebelum meeting online berlangsung persiapkan dengan baik segalanya, mulai dengan menetapkan agenda yang jelas, menyiapkan catatan yang mencantumkan semua poin utama untuk didiskusikan. Dan yang tak kalah pentingnya ketahui daftar tamu siapa saja yang akan mengikuti rapat online untuk menghindari keheningan yang canggung, kebingungan karena interupsi tidak terduga, dll.Selain itu, luangkan waktu dengan tim internal Anda untuk meninjau seluruh aspek IT dan teknis lainnya. Pastikan Anda maupun tim Anda yang bertugas paham dan terbiasa dengan semua fitur yang diperlukan dalam meeting. Seperti misalnya fitur berbagi layar, merekam, dan mute audio.Juga penting untuk memastikan koneksi jaringan internet mumpuni agar jalannya meeting nanti tetap terhubung dengan lancar. Dengan melakukan hal-hal tersebut, Anda dapat merasa lebih yakin bahwa meeting online akan berjalan lancar tanpa kesulitan teknis mendasar.

Tetap profesional dengan berpakaian yang pantas

Salah satu hal yang menyenangkan tentang meeting online adalah dapat dilakukan dari mana saja termasuk ketika bekerja dari rumah atau work from home (WFH). Ketika WFH, rasanya bebas untuk memakai pakaian apa saja yang paling nyaman untuk bekerja. Namun, ingat jika untuk berhadapan dengan orang lain terlebih itu calon klien dan klien setia Anda maka tetaplah bersikap profesional kapan dan dimanapun Anda bekerja. Luangkan waktu beberapa menit untuk mengenakan baju bersih, rapi, pastikan Anda berpakaian secara profesional dan sopan layaknya Anda benar-benar bersiap saat bekerja secara langsung. Demikian ini membuat Anda jauh lebih percaya diri sehingga Anda bisa fokus saat meeting online. Hal ini juga mempengaruhi pembawaan Anda, cara Anda berbicara dan berinteraksi.

Kondisikan sekitar Anda seoptimal mungkin

Setelah itu, terdapat juga beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika menyiapkan segala kebutuhan meeting online dengan profesional. Yaitu:

• Latar belakang. Jangan remehkan latar belakang (background) Anda saat melakukan konferensi video. Karena klien Anda mungkin tidak dapat menyimak Anda secara fokus ketika mereka melihat sesuatu yang menonjol di belakang Anda, seperti tanaman, bingkai foto, rak buku, dsb. Sebaiknya pilih background dinding polos. Atau sisihkan sedikit uang untuk membeli kain backdrop yang bernuansa hangat dan netral seperti warna abu-abu, beige, off white (putih gading) sebagai latar belakang Anda. Sebab background tersebut dapat membantu membuat klien Anda tetap fokus.

• Cahaya. Sesuaikan pengaturan ruang meeting online Anda sedemikian rupa agar memiliki cahaya yang cukup dan merata. Sehingga Anda tidak terlihat seperti bekerja dari dalam gua atau ruang tersembunyi karena pencahayaan yang buruk. Sesuaikan pengaturan posisi meeting Anda untuk menghadap ke jendela dan mendapat banyak cahaya. Atau jika tidak memungkinkan mendapatkan cahaya secara alami, Anda bisa menggunakan lampu LED dengan intensitas dan rona yang dapat disesuaikan dengan kondisi cahaya siang dan malam.
• Suara. Kecuali Anda tinggal sendirian, kondisikan lingkungan sekitar Anda, jika perlu beritahu orang-orang yang berada dirumah bahwa Anda akan melakukan meeting online. Hal ini untuk menghindari gangguan langsung dari orang-orang disekitar Anda maupun gangguan suara-suara yang disengaja seperti teriakan panggilan, suara televisi, dan kebisingan lainnya. Selain itu, pastikan Anda membisukan (mute) mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara. Hal ini untuk menghindari adanya suara-suara dari lingkungan Anda dan gema dari mikrofon yang saling bertentangan ketika klien sedang berbicara.

Menjaga kehadiran dan tetap fokus

Ketika ada momen yang terasa membosankan dalam rapat, mungkin Anda tergoda untuk memeriksa smartphone Anda, mengecek pesan masuk, men-scroll timeline media sosial. Bahkan melakukan percakapan sampingan dengan orang lain didekat Anda. Tetapi jangan lakukan itu! Pun jangan menghilangkan kebosanan dengan memakan camilan. Karena semua hal tersebut dapat mengganggu fokus Anda. Ketika Anda kehilangan fokus maka Anda bisa kehilangan informasi penting maupun kesempatan emas untuk memberikan masukan maupun penawaran yang berharga.Selain itu jika Anda sedang berada pada posisi on camera tetapi tidak dalam kesempatan untuk berbicara, tetap gunakan bahasa tubuh yang penuh perhatian, duduk tegak, jangan membuat gerakan asing yang besar. Serta jangan biarkan mata Anda terlalu banyak berkeliaran.

Terakhir, lakukan follow up

Ketika pembahasan pada meeting online selesai, bukan berarti semua berakhir begitu saja. Tetap jaga hubungan dengan klien dan penting untuk memastikan bahwa poin yang didiskusikan Anda tindaklanjuti. Dalam kebanyakan kasus, cara terbaik untuk melakukan tindak lanjut adalah dengan chat maupun email. Jangan lupa berikan pengingat serta jawaban atas pertanyaan apapun yang tidak dapat Anda jawab secara detail selama meeting online berlangsung bersama dengan detail tambahan yang diminta klien. Dan bisa juga untuk mengirim survei umpan balik demi mengukur bagaimana pendapat klien mengenai pertemuan online yang telah berjalan dan mendapatkan kritik dan saran yang berguna untuk peningkatan layanan kedepannya.Itu dia 5 tips meeting online dengan klien. Dengan mengikuti tips-tips di atas niscaya akan memudahkan Anda menuai manfaat dari pelaksanaan meeting online yang sukses dan lancar. Semoga bermanfaat!