Software ERP (Enterprise Resource Planning) kian hari kian dikenal dan banyak digunakan oleh berbagai kegiatan bisnis dari yang berskala kecil hingga besar. ERP sebagai sistem pengintegrasi data kegiatan usaha terbukti memberikan banyak keuntungan untuk mengoptimalkan dan mengefisienkan kegiatan bisnis bagi sebuah perusahaan.Sistem ERP pada perusahaan bisa memiliki manfaat yang spesifik antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Salah satunya adalah bagi perusahaan konstruksi dimana sistem ERP setidaknya memiliki 6 kegunaan yang ditawarkan. Keenam kegunaan sistem ERP tersebut adalah sebagai berikut.
- Analisa dan Perencanaan yang Tepat
Sebuah data diambil tentu untuk memberikan informasi sebagai bahan analisa. Analisa inilah yang akan dipakai untuk membuat suatu perencanaan. Begitupun dari sistem ERP dimana penyimpanan dan pengolahan data akan ditampilkan secara real time untuk membantu pemangku kebijakan di sebuah perusahaan dalam menganalisa kondisi bisnisnya serta untuk mengambil langkah yang tepat untuk kedepannya.Dalam perusahaan konstruksi, analisa dari proyek sebelumnya sangat penting untuk menghindari terjadinya kesalahan di proyek selanjutnya karena kerugiannya akan sangat fatal. Data harus akurat dan real time sehingga analisa dan perencanaan yang tepat sesuai kondisi yang ada.ERP juga mampu menganalisa dan melakukan perencanaan dalam bidang finansial. Pengeluaran dan pemasukan akan terpantau rapi sehingga perencanaan budget akan lebih tertata.
- Memudahkan Estimasi Biaya
Kegiatan konstruksi tentu bekerja dengan kontrak yang berisi biaya pengerjaan. Karena itulah, perusahaan konstruksi harus sudah menentukan perkiraan biaya yang tepat sebelum melakukan tender dengan klien.Untuk memudahkan hal tersebut, sistem ERP dapat digunakan untuk menentukan estimasi yang akurat terkait biaya operasional, bahan baku, tenaga kerja, biaya marketing, waktu pengerjaan, pajak, dan lain sebagainya. Bagi perusahaan konstruksi, hal ini akan sangat membantu karena setiap proyek memiliki kebutuhan budget yang berbeda-beda dengan banyak faktor penentu. Mereka juga memerlukan hasil estimasi biaya yang cepat dan tepat.Selain itu, ERP dalam perusahaan konstruksi juga memungkinkan kontraktor mengetahui jumlah pendapatan yang akan diperoleh dari setiap proyek, hingga berapa kerugiannya jika terjadi kondisi tertentu. Ini artinya, perusahaan bisa mengatur biaya dan waktu secara lebih tepat dan bijak.
- Menyederhanakan Pengelolaan Proyek
Dalam sebuah bisnis konstruksi, pengelolaan suatu proyek bisa dikatakan cukup menjadi tantangan tersendiri. Perlu pengelolaan sumber daya berupa pembagian tugas dan pemantauan yang tepat agar semua berjalan sesuai rencana. Karena itulah, sistem ERP diperlukan terutama bagi manajer konstruksi untuk membuat milestone, mengalokasi atau distribusi pekerja, serta mencatat waktu kerja di masing-masing lokasi proyek. Semua tentu menjadi lebih sederhana karena menggunakan ERP software dibanding jika harus dilakukan secara manual.Selain itu, sistem ERP memberikan data real time yang artinya memudahkan kontraktor melacak waktu untuk setiap tugas sehingga memudahkan dalam hal penagihan. ERP juga dapat membuat penyisihan anggaran keuangan dan belanja untuk membantu menghindari penundaan akan hal-hal yang berkaitan dengan kontrak atau proyek yang tengah berlangsung. Hasil olah ERP juga akan membantu dalam perencanaan bahan baku, pemanfaatan tenaga kerja yang efektif, penjadwalan, dan alokasi sumber daya.Tim marketing juga bisa sangat terbantu dengan ERP dimana mereka bisa mendapat data-data untuk dipresentasikan kepada calon klien dengan lebih terarah seperti menunjukkan setiap proses yang terjadi. Mereka bisa menyimpan data klien sebagai referensi. Data-data bisa diolah untuk mendapatkan calon klien yang potensial berdasar pertimbangan masing-masing kontraktor.
- Menyederhanakan Pertukaran Informasi
Informasi dari satu proyek dengan proyek lainnya tentu akan cukup merepotkan jika tidak tertata dengan baik. Apalagi jika merupakan perusahaan konstruksi besar yang melayani tidak hanya 2 atau 3 proyek melainkan banyak proyek dalam satu waktu. Sistem software ERP menawarkan solusi untuk membuat pertukaran data melalui sumber daya dan firewall yang aman. Hal ini membuat pertukaran informasi menjadi lebih sederhana dan langsung update secara real time. Setiap karyawan yang terlibat juga tidak perlu lagi terus-menerus menanyakan update atau terlibat langsung di lapang. Selain itu, kontraktor dapat memberi pembatasan terhadap data, mana yang boleh diketahui klien dan mana yang hanya boleh dilihat oleh karyawan. Salah satu modul yang dikembangkan dalam sistem ERP adalah modul komunikasi. Sistem ini menyediakan layanan khusus untuk melakukan komunikasi seperti sistem layanan chat dengan pemisahan antara chat personal dengan chat profesional.
- Membantu Proses Pengambilan Keputusan
Seperti yang diketahui bahwa ERP menerapkan sistem data terpusat. Sistem ERP akan mengekstraksi data dan memberi kriteria yang relevan sebagai bahan pertimbangan atau analisa. Analisa data inilah yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentu akan membantu meningkatkan efisiensi dengan memberikan pandangan yang utuh akan kondisi perusahaan yang sesungguhnya.Apalagi bagi sebuah perusahaan konstruksi, kesalahan dalam pengambilan keputusan sedikit saja akan menimbulkan kerugian yang besar. Soal ketepatan waktu proyek misalkan, satu hari saja mengalami kemoloran, maka kerugian materi akan sangat besar terasa apalagi untuk proyek besar.
- Meningkatkan ROI
ROI (Return on Investment) atau laba atas investasi dari sebuah perusahaan tidak selalu berbentuk uang, namun bisa juga dalam benefit lain. Biasanya setiap perusahaan konstruksi memiliki strategi khusus untuk meningkatkan Roi ini, salah satunya dengan bantuan ERP.Sistem dari software ERP memungkinkan perusahaan konstruksi menata ulang hingga menghapus berbagai proses manual yang memakan waktu dan tenaga. Sistem ini juga bisa mengontrol pengeluaran untuk kebutuhan bahan baku dan karyawan, mengurangi biaya IT, menghapus penundaan kerja yang tidak perlu, hingga memastikan proyek selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan.Dalam setiap bisnis tentu memiliki pertimbangan yang spesifik untuk pengembangannya. Modal yang besar mungkin dibutuhkan untuk mendapat keuntungan yang besar pula. Penerapan ERP pada akhirnya bisa menjadi solusi untuk memberi kemudahan dan meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi jika proses dilakukan secara manual. Sebelum menggunakan ERP, perlu dikaji dan digali terlebih dahulu permasalahan yang ada pada perusahaan agar vendor penyedia ERP bisa membuat sistem yang spesifik dan cocok untuk perusahaan kita masing-masing.
Tanya Expert Kami
