Kegiatan bisnis sangat erat kaitannya dengan transaksi penjualan dan pengelolaannya. Salah satu bentuk pengelolaan yang dimaksud adalah pencatatan dalam bentuk pembukuan akuntansi. Pembukuan akuntansi dilakukan secara teratur melalui pengumpulan data dan informasi keuangan. Data dan informasi keuangan yang dimaksud meliputi harta, penghasilan, kewajiban, modal, biaya, dan jumlah harga perolehan. Nantinya, pembukuan ditutup dengan proses pembuatan dan penyusunan laporan keuangan berbentuk neraca dan laporan laba rugi.
Sebelum membahas tentang pembukuan akuntansi, perlu diketahui dahulu bahwa pencatatan akuntansi terdiri atas dua basis utama, yakni basis kas dan basis akrual. Tetapi dalam penerapannya terdapat modifikasi dari kedua basis tersebut sehingga dikenal menjadi empat macam basis. Keempat macam basis akuntansi yang dimaksud ialah akuntansi berbasis kas, modifikasi akan akuntansi basis kas, akuntansi berbasis akrual, serta modifikasi akan akuntansi basis akrual.
Akuntansi berbasis kas artinya bahwa transaksi ekonomi diakui ketika adanya kas yang diterima atau dibayarkan. Modifikasinya dimaksudkan dalam hal pembukuan tahun berjalan ditambah periode tertentu. Sedangkan akuntansi berbasis akrual dimaksudkan bahwa transaksi ekonomi diakui dan dicatat dalam periode laporan keuangan ketika terjadi transaksi, bukan ketika kas diterima. Modifikasinya sendiri dimaksudkan bahwa basisnya meliputi beberapa aktiva.
Kembali soal pembukuan akuntansi, aktivitas ini wajib dibuat tidak hanya oleh perusahaan besar tetapi juga usaha kecil seperti UKM. Bagi usaha kecil, pembukuan akuntansi juga bisa disesuaikan melalui pengaplikasian pembukuan yang sederhana. Ya, pembukuan akuntansi sendiri terdiri dari beberapa jenis. Jenis paling umum yang wajib diketahui dalam bisnis adalah pembukuan kas masuk, kas keluar, arus kas, inventaris, laba rugi, jurnal transaksi, dan laporan keuangan.
Pembukuan Kas Masuk
Pembukuan akan kas masuk atau pembukuan penjualan merupakan jenis buku kas yang berhubungan dengan semua transaksi penjualan produk dari apa yang diproduksi oleh kegiatan usaha atau perusahaan. Seperti namanya, pembukuan kas masuk berisi semua catatan uang masuk atas penjualan. Oleh karena berhubungan langsung dengan penjualan, maka sebaiknya pencatatan buku kas masuk dilakukan setiap transaksi terjadi. Pencatatan secara real-time disertai pengecekan setiap hari akan mempermudah melakukan pembukuan. Manfaat lain dari adanya pembukuan kas masuk adalah sebagai bahan analisa perencanaan strategi perusahaan.
Pembukuan Kas Keluar
Jika ada uang yang masuk, maka kegiatan usaha juga pasti mengharuskan adanya uang atau modal yang keluar, seperti pembelian bahan baku, kebutuhan administrasi, gaji, keperluan operasional, dan lain sebagainya. Setiap adanya transaksi pengeluaran inilah yang juga harus dicatat dalam pembukuan akuntansi berupa kas keluar. Pencatatan harus detail dan tidak mengabaikan sepeser rupiah pun. Hal ini agar sistem pembukuan akuntansi yang dibuat bisa berkualitas dan menghindari kesalahan di kemudian hari. Pembuatan kas pengeluaran juga diperlukan sebagai bahan analisa dalam merencanakan pengembalian modal usaha, target, penjualan, dan sebagainya.
Pembukuan Persediaan
Ketika melakukan bisnis yang berkaitan dengan jual beli produk, maka pasti ada ruang untuk persediaan produk yang diperjualkan. Dalam teorinya, persediaan produk ini selayaknya tidak berlebihan di akhir periode. Timbunan persediaan produk bisa menjadi pemicu kerugian, apalagi jika produk merupakan barang dengan masa kadaluarsa. Oleh karena itu, dibutuhkan pencatatan dalam pembukuan akuntansi yang disebut sebagai pembukuan persediaan. Pembukuan persediaan juga bermanfaat untuk menghindari terjadinya kecurangan oleh supplier atau karyawan.
Pembukuan Inventaris
Berbeda dengan persediaan yang merujuk pada produk yang dijual, maka inventaris merujuk pada aset yang dimiliki oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan produksinya. Aset ini tentu menjadi sumber daya penting bagi perusahaan sehingga keberadaannya harus terdata dengan baik. Untuk itu dibutuhkan pencatatan inventaris yang menyangkut pula pencatatan ketika ada aset baru yang dibeli. Berkaitan dengan masuknya aset baru, maka harus dibarengi dengan pencatatan kas masuk atas pembelian aset baru tersebut.
Membukukan inventaris tak lain dilakukan agar perusahaan bisa mengawasi dan mengelola asetnya dengan baik. Selain itu, pembukuan inventaris bermanfaat untuk mencegah agar aset tidak hilang, mempermudah jika ada mutasi dan penghapusan barang, serta sebagai bentuk tanggung jawab akan pengelolaan barang melalui bukti tertulis.
Pembukuan Laba Rugi
Pembukuan untuk laba rugi merupakan jenis pembukuan akuntansi sederhana. Pembukuan ini mengandung beberapa unsur di dalamnya seperti pendapatan serta beban usaha. Pembuatan pembukuan laba rugi tak lain berguna untuk mengetahui berapa banyak laba atau kerugian yang dialami perusahaan di suatu periode akuntansi.
Pembukuan Jurnal Transaksi
Jenis pembukuan akuntansi yang juga terbilang sederhana adalah pembukuan jurnal transaksi. Pembukuan ini selayaknya dimiliki oleh perusahaan baik skala besar atau kecil karena sangat diperlukan dalam mempermudah pencatatan akan bagaimana transaksi penjualan dilakukan. Sebagaimana namanya, pembukuan ini melingkupi berbagai proses transaksi atau pembayaran yang dilakukan konsumen, baik yang dilakukan secara debet maupun secara kredit.
Laporan Keuangan
Berbagai jenis pembukuan akuntansi pada akhirnya akan tersusun dalam sebuah laporan keuangan. Ini merupakan salah satu jenis pembukuan akuntansi paling umum dan dasar yang harus dimiliki oleh semua pengusaha. Pembukuan akuntansi berupa laporan keuangan ini akan mencatat keuangan perusahaan dan bagaimana posisi keuangan tersebut. Nantinya, informasi dari laporan keuangan akan digunakan sebagai alat analisis untuk pengambilan keputusan. Laporan keuangan juga digunakan ketika perusahaan hendak mengajukan pinjaman baik dari bank atau investor.
Ketujuh jenis pembukuan akuntansi di atas menjadi yang paling umum ditemui. Artinya, pembuatan pembukuan akuntansi tersebut selayaknya sudah dipahami oleh akuntan atau bagian pembukuan di sebuah perusahaan. Sebelum berkembangnya teknologi, membuat pembukuan akuntansi tersebut memang menjadi tantangan tersendiri. Keterkaitan antara satu pembukuan dengan pembukuan lain membuat kesalahan di salah satu saja bisa berakibat pada kesalahan di semua pembukuan dan laporan keuangan. Akibatnya tentu saja bisa fatal karena akan mempengaruhi keputusan strategis perusahaan.
Mengantisipasi segala macam kesalahan dalam pembuatannya, maka saat ini semua perusahaan termasuk yang skala kecil sekalipun akan menggunakan bantuan teknologi. Bantuan teknologi yang dimaksud ialah berupa software khusus akuntansi. Ketersediaan software akuntansi seperti yang disediakan oleh Ukirama tidak hanya bisa mempermudah pengerjaan pembukuan akuntansi, tetapi juga membuat laporan keuangan menjadi lebih berkualitas. Apalagi sifat pencatatannya yang real-time, maka setiap perubahan bisa dilakukan kapan dan dimana saja serta saling terintegrasi.
