Dalam perjalanan mengelola bisnis kecil yang kamu geluti secara tekun, akan ada masa yang menggembirakan saat kamu mengalami perkembangan pesat. Namun, permasalahan baru akan tampak begitu kuota permintaanmu naik berkali-kali lipat. Seketika, kamu membutuhkan solusi untuk bisnis UKM yang sudah mulai besar tersebut. Di sinilah peran aplikasi Cloud ERP terbaik menjadi penting.
Mengapa ERP Jadi Solusi dalam Pengelolaan Bisnis UKM?
Dalam praktiknya, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah aplikasi atau perangkat lunak yang berfungsi sebagai sistem yang merencanakan dan mengelola lini bisnis yang beragam.
ERP merupakan paket komplet yang memproses berbagai data, mulai dari inventory, penjualan dan pembelian, hingga akuntansi bisnis. Fungsi dalam manajemen yang berbeda-beda ini saling terhubung sehingga kamu bisa berpindah dari satu fungsi ke fungsi lainnya dalam satu platform.
Sistem ini nyatanya sudah banyak digunakan oleh bisnis-bisnis besar. Ambillah contoh perusahaan-perusahaan yang menggunakan software Ukirama Cloud ERP, di antaranya ada Bakso Boedjangan, Aspro Autopart, dan Gentle Hour.
Walaupun kebanyakan penggunanya adalah perusahaan besar, ERP tetap sama pentingnya untuk bisnis yang tergolong baru berkembang. Jika bisnismu sudah meliputi manajemen yang berbeda-beda, dengan tugas beragam bahkan ditangani oleh lebih dari satu orang, ERP akan sangat membantu dalam menciptakan ekosistem bisnis yang tertata rapi dan simpel.
Alasan ERP Berbasis Cloud Computing Bagus untuk UKM
Di zaman yang serba digital ini, bisnismu akan sangat terbantu dengan ERP berbasis cloud computing (komputasi awan). Bahkan, fitur cloud ini sudah menjadi sebuah keharusan. ERP tanpa pengoperasian cloud tidak lagi bisa dijadikan solusi bisnis nan ampuh bagi UKM yang ingin maju di era serba cepat ini.
Sederhananya, cloud computing adalah jaringan yang memungkinkan seseorang untuk membuka aplikasi di berbagai gadget, mulai dari PC, tablet, hingga smartphone, dengan mengandalkan koneksi internet. Salah satu aplikasi populer yang menerapkan konsep ini adalah Google Drive.
Ukirama sendiri menyediakan aplikasi cloud computing ERP, yang juga terpadukan dengan mobile apps ERP yang memiliki tampilan beserta navigasi akses yang bersahabat. Lantas, bagaimana jika ERP tidak mengandalkan jaringan cloud alias offline?
Karena ERP merupakan aplikasi atau software, pada dasarnya kamu membutuhkan perangkat fisik berupa gadget. Namun, dalam kasus ERP tanpa cloud, kamu harus menginstalnya terlebih dahulu di satu atau beberapa gadget dengan limit yang ditentukan penyedia aplikasi.
Limit ini dapat menjadi permasalahan dalam rencana jangka panjang. Sebab, bisnis UKM milikmu akan berkembang dan pesanan akan meluas hingga ke luar daerahmu. Alhasil, kamu perlu membuka cabang untuk lebih mempermudah serta memenuhi permintaan luar daerah itu.
Aplikasi yang terbatas pada beberapa gadget tentunya menjadi tidak efektif. Ditambah adanya biaya yang harus dianggarkan untuk pemeliharaan hingga penggantian gadget tersebut.
Tips Sukses UKM dengan Cloud Computing ERP
Cloud computing ERP menawarkan cukup banyak fitur yang mungkin membuatmu kelimpungan saat pertama kali memakainya. Beberapa tips penggunaan ERP berikut dapat diterapkan sehingga kamu dapat langsung mengefektifkan bisnismu.
1. Membuat Daftar Ceklis sebelum Migrasi Data ke ERP
Memindahkan data manual ataupun dari aplikasi lain ke sistem ERP merupakan tahapan awal yang mesti kamu hadapi sebelum betul-betul dapat mengimplementasikan ERP itu sendiri.
Ya, untuk menggunakan ERP yang mempermudah manajemen bisnismu, kamu perlu melalui fase rumit ini terlebih dulu. Salah melakukannya dan perbedaan atau kekurangan data akan menjadi imbasnya.
Agar kerugian tidak terjadi, kamu butuh perencanaan yang matang sebelumnya dengan menuliskan daftar ceklis yang berisi tahapan-tahapan.
Tidak ada pakem dalam persiapan migrasi ini. Namun, ada beberapa poin yang mesti ada dalam proses ini.
- Pertama, susun sumber data yang akan dipindahkan. Proses ini meliputi identifikasi menyeluruh terhadap apa fungsi datanya dan bagaimana menggunakannya. Yang tidak kalah penting adalah mencocokkan data itu dengan kebutuhan bisnismu dan fitur-fitur yang ada di ERP.
- Kedua, data yang sudah disusun tersebut harus melalui proses screening untuk memeriksa apakah ada data yang eror, dobel, dan sudah tidak relevan lagi. Begitu data sudah dimasukkan ke ERP, kamu masih perlu memeriksa lagi keakuratan nilainya. Kemudian, data bisa disetel dengan sistem ERP.
- Di samping memeriksa data, kamu juga perlu mematangkan penguasaan ERP pegawaimu dengan mengedukasi mereka. Dengan begitu, risiko salah mengoperasikan sistem dan mengolah data akan semakin kecil, serta data-data di sistem dapat difungsikan sebagaimana mestinya.
Apabila tahapan migrasi ini terasa berat, kamu yang menggunakan ERP Ukirama dapat memanfaatkan bantuan langsung dari konsultan ERP kami.
2. Automasi Tugas yang Dapat Dikerjakan Mesin
Hal utama yang mesti kamu lakukan dengan ERP adalah memindahtugaskan sebagian besar porsi pekerjaan yang repetitif dan pekerjaan manual ke automasi ERP. Automasi ini cocok untuk pekerjaan yang melibatkan pencatatan dan pemrosesan serta pekerjaan yang bisa ditinggal sepenuhnya oleh manusia.
Beberapa automasi pekerjaan di bawah ini bersifat umum dan tersedia dalam layanan Ukirama ERP dengan pembaruan data secara real-time.
- Stock opname, termasuk di dalamnya transfer barang antar gudang dan kustomisasi satuan stok yang berbeda.
- Membuat perencanaan anggaran serta laporan bisnis.
- Memantau seluruh pergerakan produk dalam toko retail, termasuk penentuan barang terlaris dan berbagai transaksi dari mesin POS serta platform jualan yang berbeda-beda.
- Menghitung pajak bertingkat dalam satu transaksi seperti halnya PPN dan PPH dalam satu transaksi.
- Mengelola gaji karyawan
ERP Ukirama juga meliputi software akuntansi online berbasis cloud, yang banyak menawarkan fitur pembukuan secara otomatis. Kamu dapat membuat laporan laba rugi, arus kas, jatuh tempo utang, hingga penghitungan depresiasi aset yang kamu miliki. Semuanya dilakukan dalam waktu singkat.
3. Pertimbangkan Mana Fitur dan Laporan ERP yang Diperlukan
Pemilik usaha seringkali tergoda dengan banyaknya fitur yang ada di dalam ERP. Meskipun ada kegunaannya, setiap perusahaan tidak melulu membutuhkan semua fitur tersebut.
Kamu harus bekerja sama dengan tim dari masing-masing divisi dan IT untuk mengetahui mana fitur dan laporan yang mereka butuhkan. Selanjutnya, pihak IT maupun ahli dari ERP bersangkutan dapat menyesuaikannya dengan aplikasi tersebut.
Pengolahan data sampai pemrosesan laporan juga perlu dipertimbangkan saat kamu memanfaatkan ERP. Sebab, pengolahan data yang tidak punya korelasi apa pun dengan operasional bisnismu justru akan membuang waktu yang sebenarnya dapat dialihkan untuk operasi lainnya yang lebih tepat guna.
Apa ERP Sepadan jika Modal UKM Saja Belum Terbilang Besar?
Butuh beberapa waktu untuk mengimplementasikan ERP dalam bisnis. Sebab, ada faktor-faktor berikut yang memengaruhi apakah kamu akan bisa balik modal dari pengaplikasian ERP tersebut.
Pertimbangkan Operasi Bisnis yang Terbantu oleh ERP hingga Dapat Balik Modal
Riset dari Mint Jutras tentang ERP menjelaskan bahwa beberapa sebab dari hambatan implementasi ERP berasal dari SDM itu sendiri.
Hambatan yang disebut muncul entah karena pelatihan yang kurang cukup, turnover perusahaan tinggi, keengganan beradaptasi, atau kurangnya keterlibatan pihak manajemen. Di samping itu, ada pula sebab ketidakcocokan ERP dengan struktur bisnis.
Walau tantangannya beragam, balik modalnya ERP dalam bisnis nyatanya dapat terjamin meski kasusnya butuh tahunan lebih. Riset ini menunjukkan bila ERP dapat memangkas biaya dari efisiensi jumlah pegawai yang mengerjakan data entry secara manual.
Penekanan biaya yang paling terasa berasal dari peralihan staf IT ke tugas yang lebih penting serta berkurangnya penggunaan perangkat keras. Kamu akan semakin terbebas dari biaya aset hardware, apalagi jika kamu menggunakan software ERP on-demand yang bisa digunakan di gadget apa saja tanpa terikat lisensi penginstalan di segelintir perangkat.
Jika kamu merasa ragu dengan berapa biaya ERP, teknologi cloud ERP yang murah meriah mungkin kamu dapatkan di Ukirama. Cek harganya dengan menghubungi expert Ukirama di sini.
Pertimbangkan Benefit Pasca-Implementasi ERP
Jika sudah sepenuhnya terintegrasikan dengan ERP, peningkatan produktivitas akan terasa di bisnis UKM milikmu.
Bertambahnya produktivitas ini dikarenakan meningkatnya aksesibilitas serta keakuratan data; sumber data menjadi terpusat pada satu sistem; dan karyawan dapat lebih berfokus pada pekerjaan utamanya.
Sejatinya ERP dapat digunakan di berbagai industri, dari skala yang besar hingga yang kecil. Sistem pencatatan dan pengelolaan data terpadu dan efisien di dalamnya akan berdampak besar pada kelancaran operasional usahamu, terlebih jika kamu menggunakan Ukirama yang menjadi layanan cloud ERP terbaik di Indonesia.
Tentunya Ukirama dapat menjadi investasi jangka panjang karena adanya kapasitas penyimpanan ERP yang besar. Kamu pun akan terus dibantu dengan tenaga ahli yang siap melayanimu dalam mengimplementasikan ERP untuk UKM milikmu.
