Istilah “analisis jabatan” sebenarnya sudah dikenal luas dalam lingkungan bisnis atau perusahaan. Karena pada dasarnya, analisis jabatan sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat memanajemen SDM yang dimilikinya dengan baik dan benar.
Ada dua aspek yang berkaitan dengan analisis jabatan yakni orang yang akan melakukan pekerjaan serta isi daripada pekerjaan tersebut. Melihat aspek-aspek yang berkaitan dengannya maka bisa dikatakan bahwa analisis jabatan itu sangat berperan penting dalam perusahaan. Karena itulah, dibutuhkan pembahasan yang lebih lengkap dan mendetail untuk memahami analisis jabatan, seperti yang akan kami bahas di bawah ini.
Pengertian Analisis Jabatan
Secara umum, analisis jabatan diartikan sebagai suatu prosedur atau metode untuk menentukan tugas atau kerja serta tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dalam perusahaan serta orang-orang seperti apa yang akan melaksaakan tugas atau pekerjaan tersebut.
Bisa dikatakan juga bahwa analisis jabatan itu merupakan suatu kegiatan penilaian dan pengumpulan serta penyusunan berbagai macam informasi dengan sistematis yang sangat berkaitan erat dengan yang namanya jabatan.
Atau dengan kata lain, analisis jabatan adalah suatu langkah yang berfungsi untuk mengidentifikasi tugas atau pekerjaan serta syarat-syarat sebuah pekerjaan.
Nah, agar bisa mengidentifikasi tugas atau pekerjaan tersebut maka harus dilakukan suatu kegiatan pengumpulan data tentang jabatan itu sendiri. Dan informasi yang diolah dari hasil analisis ini umumnya digunakan untuk kepentingan-kepentingan yang berkaitan dengan sumber daya manusia.
Sebagai informasi, analisis jabatan dilakukan untuk menetapkan tiap posisi kerja ke dalam suatu posisi atau jabatan atau divisi yang didasarkan pada kriteria-kriteria yang ada dalam zona placement matrix seperti diantaranya impact, interaction, knowledge, abilities and skills, serta nature of supervision dan problem solving juga decision making.
Mengapa Analisis Jabatan Penting Bagi Perusahaan?
Lalu, mengapa analisis jabatan itu penting bagi perusahaan?
Perlu diketahui bahwa bila perusahaan tidak melakukannya maka perusahaan tersebut akan sulit mengatur hal-hal yang terkait dengan sumber daya manusia. Alasannya karena dengan menggunakan analisis jabatan, perusahaan bisa menetapkan kualitas sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan.
Tak hanya membuat perusahaan bisa berkembang, analisis jabatan juga membuat karyawan bisa merasakan banyak manfaat seperti mendapatkan promosi, kesesuaian upah atau gaji, dapat mengikuti pelatihan, dan lain-lain.
Selain itu, analisis jabatan juga dapat meminimalisir konflik yang terjadi antar karyawan dalam perusahaan karena tugas dan tanggung jawab yang ada di tiap posisi telah dideskripsikan dengan jelas.
Oleh karena semua pekerjaan dalam perusahaan saling terkait satu sama lain, maka apabila ada karyawan yang belum paham tentang tugas dan tanggung jawab mereka, maka itu akan mengganggu alur kerja seluruh perusahaan.
Melihat pentingnya analisis jabatan maka sebaiknya cara ini dilakukan saat perusahaan baru berdiri agar karyawan pertama perusahaan dapat menjadi penggerak perusahaan yang handal dalam melakukan tugasnya sehingga perusahaan pun dapat berkembang lebih cepat.
Tujuan Analisis Jabatan
Lantas, selain menciptakan sumber daya manusia yang tepat dan berkualitas, apa sebenarnya tujuan utama daripada analisis jabatan?
Mengetahui alasan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan serta bagaimana cara melakukannya
Untuk menentukan pegawai atau karyawan seperti apa yang diperlukan untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan
Mengetahui apa saja pendidikan, training (pelatihan) serta pengalaman yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan pekerjaan itu
Memberikan penilaian ketika perusahaan bisa mengadakan proses pelatihan serta pengembangan yang diperlukan oleh karyawan
Mengetahui apa saja tanggung jawab, wewenang, serta seperti apa pekerjaan yang harus dilakukan olvh seseorang pada jabatan yang sedang diembannya
Untuk mengetahui hasil analisis kinerja pekerja atau karyawan termasuk didalamnya memeriksa apakah tujuan serta sasaran dari tugas tertentu itu terpenuhi atau tidak
Mengetahui sikap dan kemampuan apa saja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan yang bersangkutan
Memutuskan seberapa besar gaji atau upah atau kompensasi yang harus diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Dalam hal ini, tak hanya gaji pokok melainkan juga termasuk insentif serta tunjangan-tunjangan lainnya
Aspek-aspek dalam Analisis Jabatan
Beberapa aspek yang dibutuhkan dalam analisis jabatan adalah sebagai berikut.
Deskripsi job, yakni sebuah informasi tertulis mengenai uraian pekerjaan, tanggung jawab, hubungan dengan tugas dan masih banyak hal lain tentang sebuah posisi dalam perusahaan
Spesifikasi job, yaitu daftar keterampilan, pengetahuan, kepribadian, serta hal-hal penting lainnya yang harus dimiliki oleh karyawan untuk menempati sebuah posisi atau jabatan
Evaluasi job, bahwa job akan dinilai berdasarkan pada tingkat kemudahan dan kesulitannya. Atau sesuai dengan besar kecil risiko yang ditanggungnya. Umumnya makin sulit dan besar risiko pekerjaan-nya maka makin besar pula upah atau gajinya
Metode-metode dalam Analisis Jabatan
Tiap perusahaan memang punya metode dan pendekatannya masing-masing untuk melakukan analisis jabatan. Namun meski berbeda, semuanya harus didasarkan pada tujuannya yakni untuk pengembangan karyawan, evaluasi kerja serta kenaikan upah.
Berikut beberapa metode yang umumnya digunakan dalam analisis jabatan yaitu:
Kuisioner, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara memberi pertanyaan secara tertulis dan terstruktur untuk dijawab oleh tiap responden
Wawancara, dilakukan dengan cara membuat lists dan deskripsi tugas serta tanggung jawab karyawan dalam posisinya. Dari situlah, nantinya dicek dan dijelaskan oleh manajer posisi itu untuk memeriksa apakah informasinya sudah benar atau tidak
Observasi, untuk mengamati bagaimana karyawan ketika menjalankan pekerjaannya. Pada tahap ini, observer akan mencatat hasil yang mereka lihat. Umumnya, cara ini dilakukan untuk job yang butuh keterampilan secara manual misalnya operator mesin produksi
Catatan dari karyawan, yakni berisi gambaran aktivitas tugas serta tangung jawab karyawan sehari-hari di perusahaan. Jadi data dan informasi untuk analisis jabatan bisa diperoleh dari metode catatan ini
Gabungan dua metode, yaitu wawancara dan hasil observasi dari job karyawan. Caranya adalah dengan melakukan analisis pada pekerjaan transkrip maupun administratif. Tujuannya adalah agar hasil dan deskripsi jabatan yang didapatkan lebih akurat dan tepat
Langkah-langkah yang Harus Dilakukan Untuk Membuat Analisis Jabatan
Anyway, supaya Anda dapat menerapkan analisis jabatan ini dengan tepat, maka ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan untuk membuat analisis jabatan seperti yang dimaksud. Berikut beberapa langkahnya.
Kumpulkan Informasi Terlebih Dahulu
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah amati dan wawancara terlebih dahulu karyawan yang ada pada posisi pekerjaan tertentu. Minta mereka untuk menjelaskan pekerjaan mereka dengan lebih spesifik, termasuk juga tanggung jawab yang mereka emban.
Setelah itu, barulah bacakan dokumen tertulis yang ada untuk menentukan posisi karyawan atau pekerja tersebut. Lalu bandingkan deskripsi pekerjaan yang ada itu dengan apa yang sudah dikatakan oleh karyawan. Catat hasilnya berdasarkan pada posisi karyawan dalam perusahaan atau di departemen mana ia berada. Terakhir, buat akun yang berhubungan dengan semua tugas serta skill mereka.
Bandingkan dengan Perusahaan Lain
Selanjutnya, bandingkan dengan perusahaan lain. Caranya, temukan data terlebih dahulu tentang posisi kerja karyawan untuk meyakinkan mereka bahwa perusahaan Anda telah sesuai dengan situasi kerja perusahaan yang terbaru.
Dengan melihat deskripsi pekerjaan dari perusahaan lain maka akan memudahkan Anda saat membuat analisis data. Anda bisa melihat dari media sosial tertentu seperti LinkedIn untuk mengetahui bagaimana cara orang-orang mendekripsikan pencapaian mereka.
Jadi, semua pencarian tersebut bisa membantu Anda menulis analisis jabatan dengan baik bahkan dapat mengingatkan Anda apabila ada tanggung jawab dan pekerjaan yang terlewatkan.
Fokus Pada Apa yang Dibutuhkan Oleh Perusahaan
Jangan lupa ketika melakukan analisis jabatan ini, sesuaikan dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Setelah paham kompetensi apa saja yang diperlukan untuk melakukan tugas maka akan lebih mudah juga untuk menilai apa saja kesulitan tiap tugas atau pekerjaan tersebut beserta skill yang juga mereka perlukan.
Tetapkan juga level skill atau keterampilan yang diperlukan untuk tiap posisi job. Dan perhatikan skill mana yang sekiranya ditujukan untuk pemula dan mana yang perlu dilakukan bagi yang sudah berpengalaman.
Tentukan Tujuan Tiap Posisi
Langkah selanjutnya adalah siapkan daftar atau lists tiap pekerjaan serta skill yang diperlukan oleh perusahaan. Lalu gunakan daftar tersebut untuk memperbarui setiap deskripsi atau gambaran tiap tugas yang sudah ada atau bisa juga buat deskripsi baru yang pastinya sesuai dengan analisis Anda.
Berikutnya, buat standar yang tepat untuk tiap posisi yang sekiranya sesuai dengan observasi yang telah Anda lakukan serta input dari karyawan. Masukkan juga apa ekspektasi yang tidak ada dalam hasil observasi Anda tapi tentunya harus sudah didasarkan pada panduan yang professional dari hasil riset.
Sesuaikan dengan Jabatan
Kadangkala tak semua tugas dalam pekerjaan bekerja secara maksimal. Bahkan ada beberapa tugas yang tak selesai atau proyek-proyek penting yang mesti dilempar ke tim lain. Karena itulah, Anda harus benar-benar menganalisis setiap tanggung jawab dan job yang ada dalam perusahaan dengan baik sehingga Anda dapat menempatkan karyawan tersebut tepat pada posisinya masing-masing.
Buat Deskripsi Kerja dengan Tepat
Salah satu hasil dari analisis jabatan adalah didapatkannya deskripsi kerja yang tepat untuk tiap karyawan. Jadi, jika ingin perusahaan bisa berjalan dengan lancar, maka deskripsi job karyawannya pun harus tepat dan jelas.
Karena itulah, lihat perusahaan dengan menyeluruh lalu tetapkan apakah tugasyang telah diberikan kepada tiap posisi job itu sudah tepat atau tidak.
Hal ini dilakukan supaya kesalahan dalam pemberian tugas dapat terhindar. Jika terjadi, Anda mesti segera memindahkan tugas tersebut kepada tim yang lebih sesuai supaya tetap bisa berjalan dengan lancar.
Manfaat Analisis Jabatan
Saat sebuah perusahaan merekrut pekerja untuk mengisi jabatan atau posisi tertentu namun ternyata kinerjanya tidak bagus atau menemui kendala pada performa-nya selama menempati pekerjaan tersebut maka bisa jadi itu dikarenakan oleh perannya yang tidak jelas.
Karena itulah, sebaiknya pihak HR dan manajemen perusahaan tersebut punya deskripsi atau gambaran yang jelas dan lengkap mengenai setiap tanggung jawab dan peran tiap posisi dalam perusahaan. Nah, untuk mengatasi hal ini maka cara yang harus dilakukan adalah melakukan analisis jabatan.
Sebenarnya ada banyak manfaat analisis jabatan yang bisa didapatkan oleh perusahaan jika diterapkan. Semua manfaat tersebut disebutkan dalam poin-poin penting di bawah ini.
Bagi Perusahaan
Menempatkan karyawan atau pekerja pada posisi yang tepat sesuai dengan keterampilan, pengetahuan serta kemampuannya
Mampu menetapkan pokok atau pola sistem pengembangan karir pekerja dengan tepat serta menyeluruh
Mampu menetapkan standar-standar prestasi kerja dengan lebih realistis
Bisa menetapkan dasar pengupahan serta penggajian karyawan yang lebih objektif dan rasional
Sangat berguna untuk memilih karyawan mana yang tepat untuk mendapatkan promosi
Membantu perusahaan menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan efektif untuk setiap divisi atau jabatan didalamnya
Merencanakan kebutuhan-kebutuhan karyawan dan/atau SDM di masa akan datang sebagai sebuah basis perencanaan
Menata jabatan serta pengembangan dalam perusahaan
Menetapkan dasar-dasar serta kebutuhan untuk penyelenggaraan latihan baik itu untuk karyawan baru maupun yang sudah lama
Memperlancar hubungan kerja sama serta saling pengertian antara satu karyawan dengan karyawan lain serta antar tiap organisasi
Menghapus syarat-syarat kerja dalam perusahaan yang bisa menyebabkan diskriminasi
Menetapkan lamaran dengan lowongan pekerjaan yang ada
Mampu memperbaiki alur atau aliran kerja dalam perusahaan
Data serta informasi dari analisis kerja bisa digunakan oleh perusahaan sebagai bahan perbaikan ke depannya serta dapat juga dipakai untuk diterapkan menjadi sebuah kebijakan baru yang membuat perusahaan menjadi lebih baik ke depannya
Bagi Karyawan
Menghindari konflik serta tumpang tindih tugas yang berpeluang muncul bagi masing-masing karyawan dalam perusahaan. Misalnya saja antara sales dan pihak marketing yang terkadang punya deskripsi job yang hampir mirip
Karyawan tidak akan bingung lagi saat mengerjakan tugasnya karena perusahaan sudah memiliki daftar serta deskripsi semua tugas dan tanggung jawab untuk karyawan dalam sebuah posisi atau jabatan
Membantu karyawan baru dalam memahami tugas mereka dengan mudah, dan lain-lain
Jadi bisa disimpulkan bahwa analisis jabatan dapat memungkinkan perusahaan serta karyawan mampu mengidentifikasi tugas, skill, beserta tanggung jawab mereka pada posisi job tertentu. Dan hasil analisis ini akan mempengaruhi banyak hal penting terutama diantaranya yang berkaitan dengan sumber daya manusia misalnya dimulai dari proses perekrutan hingga bagaimana menetapkan kompensasi yang tepat bagi karyawa
