Apa itu Aplikasi ERP?

Tahukah Kamu Apa Aplikasi ERP Itu?

Aplikasi ERP: apakah Anda pernah mendengar, atau sudah mengetahui aplikasi apa ini? Pernahkah Anda merasakan kesulitan dalam menjalankan proses bisnis perusahaan? Untuk menjawab semua tersebut, Aplikasi ERP hadir menjadi solusi terbaik untuk membantu setiap proses bisnis Anda, mulai dari akuntansi, keuangan, operasional, manajemen SDM, pengelolaan persediaan, proyek, manufaktur sampai dengan perencanaan strategis anda dengan mudah. Saat ini, sudah banyak vendor ERP yang hadir untuk mempermudah bisnis Anda, namun ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan juga dalam memilih ERP. Agar tidak salah dalam memilih vendor ERP yang tepat, kali ini kita akan membahas 7 hal yang harus diperhatikan saat memilih vendor layanan aplikasi ERP.

1. Ketahui ERP Yang Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
   Sebelum Anda menggunakan ERP, kita harus ketahui dulu apa saja kebutuhan bisnis Anda yang bisa diaplikasikan ke dalam ERP. Sebagai contoh, jika kebutuhan bisnis Anda adalah manufaktur, maka Anda harus mencari vendor ERP yang bisa menjalankan alur atau flow bisnis manufaktur dengan baik, begitu seterusnya.

2. Pilih Vendor ERP yang Terpercaya dan Berpengalaman
   Vendor yang memiliki pengalaman dan pemahaman yang baik tentang industri atau sektor bisnis Anda akan lebih mampu memahami kebutuhan khusus perusahaan Anda. Mereka akan memiliki pengetahuan tentang proses bisnis yang umum dalam industri Anda dan dapat menyediakan solusi yang lebih relevan dan efektif. Pastikan juga kalau vendor tersebut bisa dipercaya, karena tidak menutup kemungkinan ada vendor yang tidak bertanggung jawab dan meninggalkan Anda di tengah proses implementasinya, sehingga tingkat kepercayaan vendor juga merupakan hal yang penting, Anda dapat melakukan sedikit survey terlebih dahulu mengenai vendor yang akan Anda gunakan. Jika banyak tanggapan negatif mengenai vendor tersebut, maka urungkanlah niat Anda untuk menggunakan vendor itu.

3. Ketahui ERP Yang Dibutuhkan Skala Perusahaan Anda Ketahui Skala Perusahaan Anda agar tidak salah memilih vendor ERP, pilihlah solusi ERP yang dapat dengan mudah berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pastikan juga sistem ERP tersebut dapat menangani peningkatan volume data dan kompleksitas bisnis yang mungkin terjadi di masa mendatang.

4. Ketahui Apakah ERP Tersebut Bisa Melakukan Integrasi Periksa apakah sistem ERP yang akan Anda pilih dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan Anda, seperti sistem POS atau sistem manajemen produksi yang sedang digunakan. Integrasi yang baik akan memungkinkan pertukaran data yang lancar antara sistem yang berbeda.

5. Lakukan Demo, Uji Coba, dan Perbandingan ERP
   Lakukan demo dan uji coba terhadap beberapa pilihan ERP yang Anda akan pilih. Libatkan juga pengguna atau user yang akan menggunakan sistem ERP dalam proses demo tersebut. Demo dan uji coba langsung ini akan membantu Anda dan user untuk memahami antarmuka pengguna, kemudahan penggunaan, dan fitur-fitur yang ditawarkan oleh masing-masing sistem.

6. Pastikan Vendor ERP Beri Layanan Purna Jual Yang Baik
   Jaminan layanan purna jual yang jelas adalah salah satu hal penting yang harus Anda pertimbangkan. Perhatikan reputasi vendor dan dukungan yang mereka tawarkan. Pastikan juga vendor tersebut memiliki tim dukungan yang responsif dan terlatih yang dapat membantu Anda dalam mengimplementasikan dan memelihara sistem ERP tersebut. Jangan lupa untuk meninjau kebijakan pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak yang diberikan oleh vendor.

7. Pastikan Keamanan dan Privasi Data ERP
   Anda harus memastikan jika keamanan data dalam sistem ERP yang akan dipilih sudah terjamin. Pastikan vendor menyediakan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi bisnis sensitif Anda.Ukirama ERP adalah salah satu vendor ERP yang sudah terpercaya sejak tahun 2008 dan sudah dipercaya oleh banyak Perusahaan dengan berbagai skalabilitas perusahaan, mulai dari UMKM, Startup, hingga perusahaan besar bisa menggunakan Ukirama ERP dengan efektif dan efisien. Ukirama ERP juga sudah bisa terintegrasi dengan berbagai sistem, mulai dari sistem POS, sistem HR, sistem manajemen perusahaan dan sistem pendukung lainnya. Ukirama ERP juga memberikan jaminan layanan support yang premium, mulai dari update sistem secara berkala, respon customer support secara real-time, dan jaminan penyelesaian masalah secara tepat. Dari sisi keamanan, Ukirama ERP sudah memakai metode encryption AES-256 dan data komunikasi ter-encrypt dengan SSL menggunakan sertifikat 2048-bit untuk menjamin keamanan data Anda.

Cara Menggunakan ERP Untuk Bisnis

Ada lima tahapan yang perlu Anda ketahui dan lalui, saat perusahaan mulai memakai aplikasi ERP:

1. Analisis kebutuhan ERP perusahaan
2. Pengaturan dan konfigurasi ERP
3. Implementasi ERP
4. Pelatihan user ERP
5. Tahap operasional/live

Di tahap pertama, konsultan ERP akan menganalisis kebutuhan perusahaan. Setiap perusahaan pasti punya pola pembelian barang, penjualan produk, penyimpanan stok, dan pembukuan yang berbeda. Inilah pentingnya peran konsultan ERP yang punya pengalaman di industri terkait. Kebutuhan ERP untuk restoran dan kafe misalnya, akan beda jauh dengan perusahaan properti, pabrik mobil, dan seterusnya. Bisnis makanan dan minuman mungkin tidak butuh fungsi modul manufaktur, maka modul tersebut bisa dinonaktifkan dalam aplikasi ERP.

Selanjutnya, konsultan ERP akan menyesuaikan modul dan fitur yang dibutuhkan oleh setiap divisi. Misalnya untuk divisi akuntansi, ada perusahaan yang memakai down payment (DP), dan ada juga yang tidak. Di divisi pengadaan atau purchasing misalnya, ada organisasi dan perusahaan yang mewajibkan pembuatan dokumen permintaan pengadaan (purchase requisition), dan ada juga yang tidak memakai dokumen seperti itu. Aplikasi ERP yang Anda pilih harus dikonfigurasi sesuai dengan alur bisnis di setiap divisi dalam perusahaan yang memakainya.

Lalu, tiba saatnya Anda melakukan implementasi. Untuk ERP yang bermodel On Premise, maka perusahaan Anda perlu menyediakan tempat dan perangkat server, tentunya beserta tim yang menangani pemeliharaan server tersebut. Server inilah yang menangani data perusahaan dan semua laporan yang diproses oleh aplikasi ERP. Oleh karena itu, sekarang banyak perusahaan yang berlangganan ERP dengan basis cloud computing. Dengan model cloud ini, perusahaan kamu cukup mengakses aplikasi ERP melalui koneksi internet saja, tanpa repot memelihara server sendiri. Salah satu penyedia ERP berbasis cloud yang terkemuka di Indonesia, contohnya Ukirama.

Keempat, konsultan ERP akan melatih para karyawan yang akan menjadi user di perusahaan kamu. Dari divisi keuangan, gudang, penjualan, procurement, sampai direktur dan owner, semua akan dibuat terbiasa dengan fungsi dan tampilan ERP tersebut. Maka, tampilan dan interface yang mudah dipahami sangatlah penting.

Terakhir, kini perusahaan kamu sudah siap untuk memakai ERP dalam operasional sehari-hari, atau biasa disebut “live”. Di tahap ini, kualitas aplikasi ERP bukan cuma dilihat dari fiturnya, tapi juga kualitas pelayanan dari penyedia aplikasi. Apa saja yang perlu kamu perhatikan kalau mau mulai memakai ERP?

Hal Penting untuk Diperhatikan

Pertama, kamu harus tahu apakah ERP yang akan kamu gunakan punya fitur-fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jangan sampai kita membayar untuk aplikasi yang kurang sesuai. Jangan sampai juga kita membayar terlalu mahal dan mengeluarkan tenaga terlalu banyak karena memakai ERP yang punya segudang fitur dan tidak terpakai oleh kita.

Kedua, perhatikan biaya-biaya tambahan yang akan muncul di masa depan. Apakah instalasi dan implementasi ERP yang kamu mau sudah termasuk biaya pelatihan untuk user? Apakah akan dikenakan biaya untuk update software? Adakah biaya tambahan untuk server? Apakah dikenakan biaya untuk menambah jumlah user?

Ketiga, pastikan bahwa penyedia ERP kamu memberikan pelayanan customer support yang baik. User di perusahaan manapun pasti akan menemui kendala teknis, dan butuh bantuan dari tim support. Ada perusahaan penyedia ERP yang tidak memberikan support sama sekali, dan ada juga yang fokus untuk memberikan pelayanan premium tanpa dikenakan biaya, misalnya Ukirama.

Rekomendasi ERP

1. Ukirama ERP

Ukirama adalah salah satu penyedia software ERP berbasis cloud terbaik di Indonesia. Ukirama menyediakan solusi bisnis yang terjangkau dan implementasi yang cepat serta mudah. Ukirama sudah memiliki modul lengkap mulai dari accounting, finance, purchase & sales, inventory, project management, hingga human resources, yang semuanya terintegrasi. ERP dari Ukirama punya fitur andalan seperti dashboard dengan visualisasi business intelligence, pemberian approval tunggal maupun bertingkat untuk setiap dokumen, dan sebagainya. Dengan modul lengkap dan basis cloud yang tidak perlu biaya perawatan, Ukirama ERP bisa menjadi pilihan untuk perusahaan yang ingin solusi software jangka panjang, didukung oleh customer support yang baik, cepat dan mudah diimplementasikan.

2. Oracle & NetSuite

Oracle adalah salah satu penyedia software ERP yang memiliki modul lengkap, dan bisa dibilang salah satu brand ERP pertama dan terbaik. Oracle paling banyak digunakan oleh perusahaan berskala besar, yang sudah tidak berpikir dua kali untuk mengeluarkan dolar dalam jumlah besar. Karena mengusung nama besar sebagai salah satu pionir software ERP, Oracle punya modul lengkap dan membutuhkan biaya relatif mahal untuk bisa diimplementasikan di perusahaan. Pelanggan yang menggunakan software dari Oracle pun banyak yang memiliki dan memasang perangkat server di gedung sendiri, atau biasa disebut on-premise. Otomatis, pengguna Oracle harus siap mengeluarkan biaya server, biaya gedung dan mengeluarkan budget untuk tim IT khusus. Kelebihannya, Oracle menjanjikan tingkat keamanan lebih dan kualitas produk terbaik. Produk Oracle bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang tidak khawatir dengan biaya, memiliki ruangan luas, dan tim IT khusus ERP yang relatif besar.

Sementara, NetSuite adalah perusahaan ERP yang dibeli oleh Oracle pada tahun 2016. Di satu sisi, NetSuite Hadir dengan fitur dan modul lengkap dari accounting hingga manufaktur, tapi di sisi lain, layanan customer support untuk NetSuite relatif terbatas. Pelanggan NetSuite akan dikenakan biaya tambahan bila membutuhkan bantuan ekstra. Dalam software NetSuite juga agak sulit untuk membuat format laporan inventaris maupun keuangan secara custom. Walau begitu, NetSuite tetap menjadi salah satu pilihan terbaik dengan 13 modul lengkap.

3. SAP

SAP sebagai salah satu pendahulu aplikasi ERP di dunia, juga menjadi salah satu pilihan untuk perusahaan yang punya budget dan sumber daya manusia besar. Selain memiliki berbagai modul ERP, SAP juga memungkinkan integrasi dengan berbagai platform. SAP juga dinilai menawarkan kemudahan untuk melakukan data sharing antar database. Di sisi lain, SAP punya kekurangan dalam aspek biaya yang relatif mahal, serta memerlukan user yang cukup ahli soal teknis. Tidak jarang, perusahaan harus menggaji karyawan lebih tinggi untuk mengoperasikan SAP. Ini dikarenakan SAP relatif sulit digunakan, sehingga agak kurang bersahabat untuk user pemula. Dengan demikian, SAP bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang butuh integrasi tinggi dan punya sumber daya manusia memadai.

Ingin tahu lebih jauh? Pelajari lebih dalam tentang ERP dan Ukirama, di sini.