Seperti kata bijak, belajar memang tidak ada habisnya. Manusia dituntut untuk selalu belajar kapanpun, dimanapun, dan di umur berapapun. Begitu juga dengan akuntansi. Banyak hal yang harus dipelajari di bidang akuntansi terutama bagi para pelaku bisnis. Pasalnya, akuntansi memainkan peranan penting untuk mengetahui bagaimana kinerja suatu bisnis dan menjadi kunci untuk menentukan strategi dan langkah berikutnya.
Di dalam akuntansi, ada yang namanya Buku Besar, yang merupakan suatu alat atau tempat bagi pelaku bisnis untuk melakukan pencatatan atas perubahan-perubahan yang terjadi karena transaksi yang dilakukan. Informasi atas perubahan yang terjadi yang tercatat pada Buku Besar tersebut berfungsi bagi pelaku usaha atau orang-orang yang memerlukan informasi tersebut untuk mengetahui transaksi mana yang mempengaruhi perubahan pada sejumlah akun yang ada.
Lalu, apa yang dimaksud dengan Buku Besar Pembantu?
Apa Itu Buku Besar Pembantu?
Buku Besar Pembantu biasanya berisikan tentang rincian yang mendukung akun kendali pada buku besar umum. Contohnya, buku besar pembantu untuk piutang dagang yang mencakup informasi untuk setiap penjualan kredit perusahaan kepada pelanggan, pengiriman uang setiap pelanggan, pengembalian barang dagangan, diskon, dan lain sebagainya. Dengan informasi dari rincian-rincian tersebut berada di dalam buku besar pembantu, maka akun Piutang pada buku besar dapat melaporkan total jumlah untuk aktivitas piutang perusahaan.
Sebagian besar akun yang ada pada buku besar bukan merupakan akun kontrol, sebaliknya, transaksi individu akan dicatatkan langsung di dalamnya. Bagi yang masih asing dengan apa yang dimaksud dengan akun kontrol, akun kontrol atau control account dalam bahasa inggris merupakan sebuah ‘akun pengawas’ dimana akun ini digunakan untuk mengontrol atau membatasi sesuatu, misalnya seperti piutang yang nilai pastinya ingin dikendalikan oleh perusahaan.
Pada umumnya, Buku Besar Pembantu digunakan pada saat ada banyak informasi transaksi yang dirasa akan mengacaukan buku besar. Biasanya hal seperti ini akan muncul pada perusahaan yang memiliki volume atau tingkat penjualan yang tinggi sehingga perusahaan kecil jarang ada yang membutuhkan menggunakan Buku Besar Pembantu.
Singkatnya, sekelompok akun yang memiliki sifat yang sama disebut juga dengan Buku Besar Pembantu. Contohnya seperti, piutang individu dicatatkan di dalam buku besar pembantu piutang usaha.
Jenis-jenis Buku Besar Pembantu dan Contohnya
Seperti yang disebutkan di atas bahwa Buku Besar Pembantu merupakan kelompok akun yang memiliki sifat yang sama, berikut di bawah ini beberapa jenis Buku Besar Pembantu yang perlu diketahui :
Buku Besar Pembantu Utang Usaha (Accounts Payable Subsidiary Ledger)
Buku Besar Pembantu Utang Usaha adalah buku besar akuntansi yang menunjukkan riwayat atas transaksi dan jumlah hutang yang dimiliki kepada setiap pemasok dan vendor.
Pada dasarnya, Utang Usaha (Account Payable) merupakan suatu perpanjangan kredit dari pemasok yang memberi bisnis, dalam hal ini pembeli dalam transaksi, waktu untuk membayar persediaan. Buku besar pembantu untuk hutang usaha ini berfungsi untuk mencatat semua hutang akun yang dimiliki oleh perusahaan. Ketentuan pembayarannya sendiri berbeda-beda, ada yang 30, 60, atau 90 hari.
Perusahaan dapat memiliki berbagai hutang baik kepada vendor maupun pemasok pada waktu tertentu. Biasanya hutang ini merupakan hutang jangka pendek atau kesepakatan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Nantinya, jumlah total utang kepada pemasok atau vendor yang tercatat pada buku besar pembantu ini dicatatkan sebagai utang usaha (Account Payable) pada buku besar.
Contoh dari Buku Besar Pembantu Utang Usaha, PT Teknologi Karya Bangsa memiliki saldo buku besar yang menunjukkan total saldo utang sebesar Rp 350.000.000. Akan tetapi, pihak manajemen ingin mengetahui kepada pemasok/vendor mana saja perusahaan tersebut berhutang dan berapa besaran jumlah utangnya. Informasi tersebut dapat ditemukan di dalam Buku Besar Pembantu Utang Usaha dimana tertulis sebagai berikut :
Buku Besar Pembantu Utang
Nama: Vendor A
Jl. Ksatria Jaya No. 8, Bekasi
Buku Besar Pembantu Piutang Usaha (Accounts Receivable Subsidiary Ledger)
Buku Besar Pembantu Piutang Usaha adalah buku besar akuntansi yang menunjukkan transaksi serta riwayat atas pembayaran yang dilakukan oleh setiap yang diberikan perpanjangan kredit oleh perusahaan. Selain itu, saldo dari setiap akun pelanggan yang memiliki piutang juga secara berkala dicocokkan dengan saldo piutang yang ada pada buku besar untuk memastikan tingkat akurasi yang terpercaya.
Tidak hanya itu, Buku Besar Pembantu Piutang Usaha juga berguna untuk melakukan pengecekan pada pelanggan yang membayar secara teratur serta memberikan informasi yang detail perihal bisnis yang dapat membantu agar operasional bisnis dapat menyesuaikan targetnya. Hal ini dikarenakan pada buku besar pembantu piutang usaha, terdapat informasi-informasi seperti demografi pelanggan berdasarkan keuntungan yang didapat, mencegah penipuan internal, memantau kewajiban lewat jatuh tempo, mengatur berbagai aspek pendapatan, dan juga menghindari kelebihan pembayaran dari pelanggan.
Buku Besar Pembantu Piutang
Nama: Tuan Joko
Jl. Setiabudi X No. 10, Jakarta
Buku Besar Pembantu Aset Tetap (Fixed Assets Subsidiary Ledger)
Biasanya, Buku Besar Pembantu Aset Tetap digunakan untuk mengelola pembelian, penjualan, alokasi, dan penghentian aset tetap yang dilakukan oleh perusahaan. Buku ini juga dikenal sebagai ‘Buku Besar Pembantu Peralatan (Equipment Subsidiary Ledger)’ atau sekedar ‘Daftar Aset’. Sangat penting untuk melakukan pencatatan bagi perusahaan yang memiliki sejumlah besar aset yang dapat disusutkan.
Penyusutan tersebut nantinya akan dicatatkan di dalam Buku Besar Pembantu Aset Tetap, dimana buku besar pembantu ini dapat memiliki informasi yang meliputi perolehan, biaya asli dan pelepasan barang, nilai sisa, akumulasi penyusutan, dan nilai buku saat ini. Yang tergolong ke dalam aset tetap, seperti peralatan, pabrik, mesin, perlengkapan kantor, peralatan komputer, gedung, maupun tanah. Dengan menggunakan buku besar pembantu aset tetap ini, perusahaan bisa mendapatkan informasi detail dari setiap aset tetap yang dimiliki.
Buku Besar Pembantu Aktiva Tetap
Nomor Aktiva: XX025 Harga Perolehan: 350 jt
Tgl Pembelian: 1/1/2015 Nilai Sisa: 50 jt
Dibeli Dari: Sumber Jaya Metode Depresiasi: Garis Lurus
Harga Faktur: 300 jt Taksiran Umur: 2 tahun
Biaya Kirim: 5 jt Depresiasi Tahunan: 30 jt
Biaya Pemasangan: 2,5 jt Lokasi: Jakarta
Buku Besar Pembantu Inventaris (Inventory Subsidiary Ledger)
Buku Besar Pembantu Inventaris atau Persediaan biasanya mencatatkan transaksi-transaksi yang mempengaruhi persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Akan ada akun terpisah yang harus dibuat untuk setiap item atau barang yang dijual dan terdapat dalam inventaris. Setiap itemnya dapat dilacak dengan menggunakan tiga kolom entri, yaitu pembelian, penjualan, dan saldo akun.
Selain ketiga kolom tersebut, bisa juga ditambahkan dengan kolom tambahan yang berfungsi untuk mencatat penyesuaian untuk pengembalian atau perubahan lainnya. Buku Besar Pembantu Inventaris berfungsi untuk memecah data penjualan dan persediaan yang dapat bermanfaat dalam analisis penjualan dan biaya. Biasanya saldo berjalan dari setiap item persediaan akan dimasukkan ke dalam setiap periode akuntansi baru, atau pada awal setiap bulan.
Buku Besar Pembantu Inventaris
PT. JAYA ABADI
Persediaan - Komputer
*dalam 000
**Angka maksimum dan minimum pada pojok kanan atas hanyalah opsional. Bisa dicantumkan maupun tidak. Gunanya untuk mengetahui berapa banyak jumlah maksimum untuk dimiliki dan jumlah terendah sebelum harus membeli kembali.
