Apabila Anda adalah seorang pemilik usaha baru atau seorang freelancer/ pekerja lepas yang siap melebarkan sayap bisnis, maka penting untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang semua aspek bisnis Anda termasuk dalam hal pembayaran. Salah satu aspek pembayaran yang perlu Anda ketahui adalah tentang faktur dan invoice. Apa itu faktur dan invoice?Faktur dan invoice adalah 2 istilah yang berarti sama, singkatnya itu merupakan sebuah dokumen yang memungkinkan antara penjual dan pembeli memahami rincian transaksi yang akan mereka lakukan. Untuk lebih jelas mengenai pengertian faktur atau invoice, fungsi, jenis-jenis, hingga apa saja elemen yang harus ada didalam sebuah faktur, jangan lewatkan penjelasan bawah ini.
Pengertian Faktur dan Invoice
Pertama, mari kita mulai dengan mengetahui apa itu faktur dan invoice secara lebih dahulu. Pengertian atau arti dari faktur/ invoice adalah sebuah lembar dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang berisikan informasi mengenai barang/ jasa yang telah disepakati dalam proses jual beli. Informasi tersebut diantaranya mencakup detail barang/ jasa, harga, tangga jatuh tempo, dll. Sehingga penjual bisa mendapatkan pembayaran untuk barang-barang/ jasa yang tercantum dalam faktur. Oleh karena itu, dokumen ini pun juga sering disebut sebagai dokumen/ surat tagihan yang dapat disajikan kepada pembeli sebelum atau setelah penjual memasok barang atau jasa. Dimana faktur/ invoice/ tagihan di era ini tidak harus dalam bentuk hard copy/ tercetak. Tetapi juga dapat diterbitkan dalam bentuk elektronik/ soft copy. Apapun bentuknya, bisa disesuaikan dengan keperluan dan kesepakatan antar perusahaan.
Berbagai Fungsi Penting Faktur dalam Bisnis
Faktur memiliki peran penting bagi kelancaran operasional bisnis apapun. Berikut rangkuman beberapa fungsi penting faktur dalam bisnis yang perlu Anda ketahui:
Memudahkan Pelacakan Stok Barang/ Inventaris
Bagi perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan produk berupa barang, faktur dapat menjadi alat yang bisa digunakan untuk melacak persediaan stok barang atau inventaris. Dengan melihat detail transaksi barang pada faktur, baik pihak perusahaan yang menjual maupun perusahaan pembeli dapat melacak tingkat persediaannya. Untuk selanjutnya membuat rencana untuk penjualan ataupun pembelian di masa mendatang sesuai dengan kebutuhan.
Sebagai Bukti Pesanan Pembelian Telah Dilakukan
Sebelum terwujudnya sebuah kesepakatan transaksi jual beli, adakalanya seseorang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mempertimbangkan dan memastikan berbagai hal dari si penjual. Jika sudah sepakat, lantas diperlukan sebuah tanda atau bukti bahwa pembeli telah melakukan pesanan untuk selanjutnya dapat diproses oleh penjual. Dalam hal ini faktur dapat menjadi dokumen komersial yang sah, yang menunjukkan bahwa sebuah pesanan pembelian telah dilakukan. Di dalamnya terdapat rincian tentang informasi transaksi yang akan dilakukan. Dengan demikian, transaksi menjadi jelas dan terhindar dari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.
Alat Permintaan Pembayaran
Penerbitan faktur oleh penjual kepada pembeli memastikan pembeli mengetahui dengan pasti total harga yang jatuh tempo sehingga pembayaran harus segera dilakukan. Total jatuh tempo yang tercantum pada faktur ini bisa dimasukkan ke dalam laporan keuangan pada akun hutang dan piutang dagang jika transaksinya secara kredit.Dengan kata lain, faktur akan menjadi wakil keberadaan kredit karena penjual telah mengirim barang atau memberikan jasa tanpa uang tunai di muka. Dalam faktur juga disematkan metode pembayaran yang tersedia untuk kemudahan pembayaran oleh pembeli.
Membantu dalam Hal Perpajakan
Salah satu fungsi penting faktur atau invoice lainnya adalah dapat digunakan untuk membantu dalam hal perpajakan. Faktur bisa berfungsi sebagai bukti dokumenter yang menunjukkan komponen biaya yang mempengaruhi pajak penjualan dan penghasilan serta biaya lain yang dibebankan sesuai persyaratan undang-undang..
Jenis-Jenis Faktur
Berikut adalah jenis-jenis faktur yang paling umum digunakan oleh para pebisnis di Indonesia:
Faktur Standar
Faktur satu ini merupakan jenis yang paling umum dan populer digunakan dalam transaksi jual beli baik secara tunai maupun kredit. Faktur standar atau faktur biasa ini diterbitkan oleh penjual untuk mencatat informasi penjualan dengan pembeli dan untuk menagih pembayaran atas barang/ jasa yang dijual atau dibeli. Informasi yang tercantum didalamnya termasuk deskripsi produk atau layanan, harga, kuantitas, total harga, tanggal jatuh tempo faktur, metode pembayaran. Serta informasi lain yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik kedua belah pihak.
Faktur Konsuler
Selanjutnya ada jenis faktur konsuler. Faktur konsuler merupakan jenis invoice yang digunakan untuk transaksi jual beli skala internasional. Kegiatan ekspor impor menjadi transaksi yang paling sering menggunakan faktur jenis ini yang didalamnya mencakup uraian biaya yang cukup rinci karena pada umumnya dokumen ini menjadi persyaratan bea cukai.
Faktur Proforma
Faktur proforma juga sering disebut sebagai invoice sementara. Hal ini dikarenakan jenis faktur yang satu ini diterbitkan oleh penjual kepada pembeli secara bertahap karena proses suplai produk belum selesai. Atau dengan kata lain faktur proforma ini berfungsi sebagai bukti sementara saja yang menunjukkan bahwa produk penjual telah mengirim produk atau memberikan jasa.
Faktur Pajak
Ada juga jenis faktur pajak. Faktur pajak adalah invoice yang biasanya dijumpai dalam bisnis yang terdaftar sebagai wajib pajak orang pribadi maupun badan usaha sebagai bukti pungutan pajak. Penjual biasanya menggunakan faktur ini ketika mereka ingin membebankan PPN atas penjualan atau ketika berusaha mengklaim kembali PPN yang dikenakan pada barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan mengenai apa itu faktur dan invoice yang perlu Anda ketahui. Keberadaan faktur atau invoice menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari operasional bisnis profesional. Selain bermanfaat untuk sebagai bukti pemesanan/ transaksi jual beli, ini juga dapat digunakan sebagai alat tagihan pembayaran, pelacak inventaris, hingga elemen yang membantu dalam hal perpajakan.
Terbitkan Faktur/ Invoice Secara Mudah dan Praktis Dengan Ukirama ERP
Ukirama ERP menyediakan solusi perangkat lunak bisnis all in one berbasis cloud yang salah satu fiturnya memungkinkan untuk otomatisasi faktur. Melalui Ukirama ERP, Anda dapat membuat dan mengirim faktur atau invoice kepada pelanggan dengan mudah, cepat, dan terintegrasi. Dengannya, Anda bisa menyederhanakan proses penerbitan invoice dan mendapatkan pembayaran atau tindak lanjut yang lebih cepat.Jangan tunda lebih lama lagi, hubungi kontak yang tersedia dalam website ini sekarang juga untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai kehandalan Ukirama ERP dan mencobanya secara gratis!
