Pernahkah anda membayangkan jika anda membeli barang dari sebuah perusahaan dagang, baik itu untuk keperluan pribadi anda atau untuk keperluan kantor atau apapun itu, namun setelah barang anda sampai anggap saja dalam jumlah yang sangat banyak dan semua masih dalam keadaan ter-packing rapi, anda tidak mengetahui detail dari barang yang datang itu sehingga anda sulit melakukan pemeriksaan dan pengecekan terhadap barang-barang tersebut karena anda bingung harus mulai darimana, tentu saja hal ini akan sangat merepotkan bukan?. Mungkin jika barang tersebut dalam jumlah sedikit tidak akan begitu menjadi masalah, namun bila barang tersebut adalah barang yang jumlahnya banyak dan sulit untuk diperiksa satu-persatu, misalnya saja Tandan Buah Segar (TBS) kelapa sawit atau semacamnya yang dikirim dari koperasi petani ditujukan ke pabrik yang anda kelola dan anda harus mengetahui detail dari TBS tersebut untuk diinput dan diproses berupa tahun penanaman, tanggal pengangkutan, tanggal panen, jumlah TBS dan beratnya, serta koperasi pengirimnya. Tentu saja hal ini akan sangat merepotkan jika anda harus bertanya langsung pada supir truk yang tugasnya hanya mengantar TBS tersebut atau anda harus menghitungnya satu-persatu.Oleh karena itu, ada sebuah dokumen yang selalu menyertai kegiatan pengiriman barang. Dokumen tersebut adalah nota pengiriman barang. Informasi utama yang terkandung di dalam nota pengiriman barang adalah daftar dan jumlah barang yang dikirim serta informasi singkat dan bahkan jika perlu stempel  dari pihak pengirimnya.

Seperti Apa Bentuk Nota Pengiriman Barang

Setiap perusahaan tentunya memiliki template dan desain notanya masing-masing, biasanya masih cukup sederhana. Tetapi, Format yang ada di dalamnya pada umumnya memiliki kesamaan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Dalam sebuah nota pengiriman barang setidaknya tercantum beberapa hal berikut:

1. Nama, alamat dan kontak dari pengirim
2. Nama, alamat dan kontak dari penerima
3. Nomor nota
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengapalan atau tanggal pengiriman
6. Deskripsi jenis barang yang dikirim berupa nama barang dan jumlah barang

Walaupun nota pengiriman barang bukanlah hal yang wajib, tetapi hal-hal diatas tetaplah harus tercantum dalam sebuah nota pengiriman barang. Hal ini dilakukan agar pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima jelas dan tidak ada miskomunikasi. Selain informasi-informasi pokok yang wajib tertera dalam sebuah nota pengiriman barang diatas, ada juga hal yang biasanya tidak dicantumkan tapi pada beberapa perusahaan atau industri biasanya mereka mencantumkan juga informasi harga barang, baik satuan maupun total keseluruhannya. Selain itu, ada beberapa yang mencantumkan kode barang tersebut dan mengurutkannya berdasarkan kode ini.Dalam prakteknya, nota pengiriman barang biasanya dibuat dua rangkap, satu untuk diarsipkan oleh pihak penerima dan satu lagi, setelah ditandatangani oleh pihak penerima maka akan dikirim kembali ke pihak supplier  atau perusahaan pengirim sebagai bukti bahwa barang sudah diterima. Bahkan jika perlu pihak pengirim juga menyimpannya sebagai arsip. Nota pengiriman barang dan dokumen lain yang bersangkutan setidaknya harus disimpan selama 6 tahun.

Seiring waktu dan semakin berkembangnya teknologi, nota pengiriman barang tidak hanya berbentuk kertas yang harus di tanda tangani lalu di stempel dan dikirim bersamaan dengan barang yang dipesan, sekarang sudah banyak perusahaan atau pengirim barang yang mengirim nota pengiriman barang melalui e-mail. Selain lebih praktis, hal ini juga lebih menguntungkan jika barang yang akan dikirim jumlahnya banyak. E-mail nota pengiriman barang ini juga dikirim bersamaan dengan pengiriman barang, namun karena bentuknya e-mail otomatis pihak penerima akan langsung menerimanya dan mengeceknya.

Kegunaan Nota Pengiriman Barang

1. Mempermudah Penerima atau Pelanggan  Melakukan Pengecekan

Sebenarnya nota pengiriman barang ini bukanlah hal yang wajib ada dalam setiap transaksi atau pengiriman barang. Hanya saja keberadaannya merupakan sebuah pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dan sangat diperlukan sehingga para pelanggan akan sangat mengapresiasinya. Karena adanya nota pengiriman barang dapat mempermudah pelanggan untuk memeriksa dan mengecek apakah ada barang yang hilang atau rusak pada saat pengiriman atau bahkan jika pengirim mengirim barang yang tidak dipesan. Selain itu, pihak penerima atau pelanggan dapat melakukan pengecekan terhadap nota pengiriman barang dengan apa yang pesan.Contohnya, jika anda memesan sepuluh buah kursi dan pada nota pengiriman barang jumlah kursi yang dikirim adalah 10, tetapi ketika anda melakukan pengecekan jumlah barang, ada satu kursi yang hilang atau mengalami kerusakan. Anda bisa mengajukan komplain kepada pihak penjual atau mengambil tindakan sesuai dengan kontrak atau perjanjian jual beli yang sudah dibuat di awal.

2. Memberikan Gambaran Kepada Penerima Mengenai Pengiriman Barang

Jika perusahaan pengirim mengirim nota pengiriman barang melalui e-mail, pihak penerima akan langsung menerimanya tanpa menunggu barang sampai. Hal ini dapat memberikan gambaran kepada pihak penerima mengenai barang apa yang sedang dikirim dan berapa jumlahnya. Tidak menutup kemungkinan hal ini juga bisa dimanfaatkan oleh pihak penerima untuk mempersiapkan tempat atau lokasi tempat barang akan disimpan. Walaupun bukan berbentuk e-mail sekalipun, dengan adanya nota pengiriman barang dapat membantu penerima untuk lebih mudah mengidentifikasi barang yang sampai sehingga dapat melakukan penanganan selanjutnya terhadap barang tersebut.Di samping itu, jika pesanan anda tidak keseluruhannya dapat dikirim atau tidak semua tersedia, dengan adanya nota pengiriman barang ini anda memiliki gambaran mengenai pesanan asli anda yang tidak dapat dipenuhi oleh pihak perusahaan atau pengirim, sehingga anda bisa melakukan antisipasi lebih cepat.

3. Company Branding

Nota pengiriman barang merupakan bentuk pelayanan yang diberikan dari pihak perusahaan atau pengirim kepada pihak penerima. Karena sifatnya yang tidak wajib, tapi memiliki manfaat yang cukup besar, penggunaan nota pengiriman barang dapat meningkatkan image baik dari perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan akan dikenal karena salah satu pelayanan sederhana ini.  Hal ini akan memiliki dampak jangka panjang, seperti kesetian pelanggan. Pelanggan akan mengapresiasi pelayanan yang diberikan dan menjadi nyaman untuk melakukan pembelian, sehingga di masa depan para pelanggan akan membeli produk-produk yang lain dari perusahaan tersebut.Selain itu, jika perusahaan pengirim menyematkan logo perusahaan pada nota pengiriman barang dan dokumen-dokumen lainnya akan menimbulkan kesan bahwa perusahaan anda konsisten, dalam hal berkomunikasi dengan para pelanggannya. Sehingga, perusahaan akan memiliki nilai profesionalisme yang tinggi dan semakin dipercaya oleh pelanggannya.