Apa itu purchase invoice? Istilah ini juga disebut juga dengan faktur pembelian atau invoice pembelian. Bagi Anda yang saat ini sedang menekuni bisnis yang berhubungan dengan produk, maka tentu Anda tidak akan bisa lepas dari yang namanya pemasok atau supplier. Tanpa adanya mereka maka bisnis yang Anda jalani tersebut tidak akan bisa berjalan dan berkembang. Mengapa? Alasannya karena produk yang Anda jual tidak tersedia.Contohnya, ketika Anda ingin membuka usaha makanan, seperti seafood atau restoran. Anda membutuhkan banyak pemasok berbagai bahan makanan yang sudah pasti akan Anda dapatkan dari pemasok atau supplier, misalnya pemasok untuk daging, bumbu, ikan, dan lain sebagainya.Hubungan yang terjalin antara pebisnis dan juga pemasok memang harus selalu terjaga dengan sangat baik dan jangan sampai ada permasalahan apapun. Maka, sebagai penjual Anda harus memberi mereka penjelasan yang Anda tulis di dalam kertas tentang apa saja produk yang ingin Anda dapatkan atau Anda butuhkan. Kertas inilah yang dinamakan sebagai purchase invoice atau faktur pembelian.

Pengertian Purchase Invoice

Purchase invoice merupakan sebuah dokumen perjanjian yang di dalamnya berisi tentang perjanjian antara pembeli dengan pemasok. Singkatnya, dokumen inilah yang nantinya akan digunakan untuk menghitung seluruh transaksi yang dilakukan oleh kedua pihak tersebut. Tujuan dari  pembuatan purchase invoice ini adalah untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman antara kedua pihak ketika melakukan transaksi. Artinya, uang tidak akan dikeluarkan atau diterima jika memang dokumen tersebut masih belum mendapatkan persetujuan dari kedua pihak tersebut. Oleh sebab itu, di dalam pembuatan faktur penjualan harus dipikirkan dengan betul tentang apa saja produk atau bahan yang dibutuhkan. Selain itu, yang tidak kalah penting adalah memikirkan dan menentukan berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan yang mana biaya tersebut nanti akan disepakati bersama. 

Manfaat Adanya Purchase Invoice

Pembuatan faktur pembelian ini bukan berarti tidak ada manfaatnya. Justru dengan adanya purchase invoice maka kedua hak yang dimiliki oleh pembeli dan juga pemasok. Beberapa manfaat dari adanya purchase invoice ini adalah sebagai berikut:

• Digunakan sebagai bukti fisik atas kesepakatan yang telah dibuat oleh kedua belah pihak, dalam hal ini pembeli dan juga pemasok.
• Digunakan sebagai bukti yang berkaitan dengan nominal atau nilai tagihan yang harus dikeluarkan.
• Purchase invoice juga bermanfaat sebagai dokumen yang sah untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan.
• Digunakan sebagai bukti otentik jika ternyata ditemukan barang atau produk yang tidak sesuai dengan yang ada di dalam surat tersebut.
• Digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap berapa banyak produk yang masih tersedia di gudang.

Tips Membuat Purchase Invoice

Ada beberapa tips yang perlu Anda perhatikan sebelum Anda membuat faktur pembelian. Beberapa tips tersebut akan kami sebutkan di bawah ini:

• Invoice atau faktur yang Anda buat harus sesuai dengan barang yang akan Anda beli maupun yang diterima oleh konsumen. Tujuannya adalah untuk menghindari ketika nanti sampai terjadi penolakan pembeli pada saat mereka telah menerima barang. Oleh sebab itu, fraktur ini harus diberikan pada saat pembeli selesai menandatangani proses pengiriman.
• Untuk kategori pencatatan terhadap transaksi dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, pembeli bisa mencatat adanya transaksi tersebut untuk satu kali transaksi saja. Kedua, transaksi bisa dituliskan secara bertahap atau step by step atau bisa beberapa kali. Namun secara umum memang kebanyakan cara pertama akan lebih banyak digunakan pada saat proses pemesanan sudah dilakukan.

Bedanya Purchase Invoice dengan Invoice Penjualan

Lalu apa perbedaan antara invoice pembelian dengan invoice penjualan? Perbedaan dasar dari kedua istilah ini adalah sasarannya yang memang berbeda. Faktur pembelian merupakan bukti surat yang dibuat dan diberikan kepada pemasok. Artinya, penjual tersebut memang bermaksud ingin membeli bahan-bahan untuk pembuatan produknya.Namun untuk invoice penjualan sasarannya lebih kepada pelanggan. Invoice penjualan ini merupakan dokumen yang nantinya akan diberikan dari penjual ke pelanggan. Tujuannya adalah sebagai bukti bahwa pada tanggal maupun jam tertentu telah terjadi transaksi yang melibatkan kedua belah pihak tersebut. Namun mengenai isinya memang tidak jauh berbeda dengan invoice pembelian.

Contoh Penerapan Purchase Invoice atau Order

Andi merupakan seseorang bertanggung jawab membeli bahan mentah untuk perusahaan manufakturnya. Kemudian dia membuat sejumlah invoice pembelian atau Purchase Order dengan beberapa orang lengkap dengan barang, jumlah, dan harga dari barang tersebut. Kemudian ia kirimkan daftar tersebut kepada supplier.Pemasok yang dibutuhkan oleh Andi di dalam menyediakan material tersebut kemudian menerima PO dari Andi. Ketika mereka (pemasok) sudah menyetujui dan sanggup menyediakan barang yang diperlukan Andi, maka kemudian Andi akan mendapatkan detail tentang biaya yang harus dikeluarkan berdasarkan barang-barang yang sudah dipesannya.

Langkah selanjutnya yaitu Andi harus menyelesaikan pembayaran. Kemudian pemasok baru akan mengirimkan bukti pembayaran dan pada akhirnya pemasok akan langsung mengirimkan barang sesuai dengan yang diinginkan Andi dan sesuai dengan waktu yang disepakati.