banner iklan

Apa Itu Purchase Request, Definisi dan Contoh Penggunaannya

Sindhu Partomo
Apa Itu Purchase Request, Definisi dan Contoh Penggunaannya

Daftar Isi


Apa Itu Purchase Request?

Konsep purchase request dalam konteks akuntansi dan bisnis merujuk pada permintaan pembelian yang diajukan oleh suatu entitas kepada departemen pembelian atau pengadaan. Permintaan pembelian ini biasanya terjadi ketika suatu entitas membutuhkan barang atau jasa tertentu untuk keperluan operasional atau proyek tertentu. Berikut adalah penjelasan mengenai konsep purchase request beserta variasi istilah dan penggunaannya:

  1. Purchase Request (PR)
    Purchase Request merupakan istilah umum yang digunakan untuk menyebut permintaan pembelian dalam bahasa Inggris. Permintaan ini dapat berupa dokumen formal yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang diminta, jumlah yang dibutuhkan, alasan pembelian, dan informasi lain yang relevan.

  2. Requisition
    Istilah “requisition” atau Purchase Requisition seringkali digunakan secara sinonim dengan Purchase Request. Requisition juga mengacu pada permintaan formal untuk membeli barang atau jasa. Terkadang, istilah Purchase Requisition juga digunakan untuk menggambarkan permintaan pembelian yang diajukan oleh entitas kepada departemen pembelian atau pengadaan.

  3. Purchase Order (PO)
    Setelah Purchase Request disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan Purchase Order. Purchase Order merupakan dokumen resmi yang berisi instruksi kepada pemasok untuk menyediakan barang atau jasa sesuai dengan permintaan yang diajukan.

  4. Request for Quotation (RFQ)
    Dalam beberapa kasus, entitas mungkin mengajukan Request for Quotation sebagai bagian dari proses Purchase Request. RFQ adalah permintaan harga resmi kepada pemasok untuk mendapatkan penawaran harga untuk barang atau jasa yang dibutuhkan.

Apa Perbedaan Purchase Request dengan Purchase Order?

Sederhananya, Purchase Request dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang atau jasa, kepada departemen pengadaan atau purchasing di perusahaan yang sama.

Misalnya, kamu ingin memesan tinta printer untuk kebutuhan perusahaan kamu. Maka, kamu akan membuat purchase request agar departemen pengadaan (purchasing) membelikan tinta tersebut, dan kamu bisa melakukan pekerjaan kamu dengan baik.

Lalu, apa bedanya dengan Purchase Order? Bedanya, Purchase Order adalah dokumen yang dibuat pembeli kepada penjual atau vendor. Dalam contoh tadi, departemen purchasing akan membuat purchase order untuk perusahaan lain yang menjual tinta printer tersebut.

Menurut Willem Siahaya, PO adalah bentuk kontrak antara para pengguna dengan pemasok barang dalam proses pelaksanaan pengadaan barang. Proses pengajuan inilah umumnya pihak pembeli mencantumkan informasi lengkap serta spesifikasi tertentu mengenai barang yang ia mau pesan atau ingin beli dari pihak penjual.

Sebagai informasi, umumnya Purchase Order digunakan oleh sebuah perusahaan atau institusi untuk memesan barang dalam jumlah banyak tanpa pembayaran langsung pada waktu yang sama. Bagi penjual ini bisa jadi menguntungkan karena PO dapat menjadi metode penawaran kredit tanpa risiko. Hal itu karena pembeli wajib membayar setelah produk barang berhasil dikirimkan. Sekarang ini, perusahaan biasanya mengelola PO dengan software bisnis, terutama software ERP.

Supaya lebih aman, biasanya PO disertai dengan nomor blangko kesepakatan. Nomor tersebut berguna untuk melacak kapan pengiriman dan pembayaran barang. Selain itu, blangko juga berfungsi sebagai sebuah komitmen antara pihak pembeli dan penjual untuk melakukan transaksi pembelian produk barang secara simultan juga berkesinambungan.

Karena PO memungkinkan pembeli untuk mencantumkan terlebih dahulu identitas bisnis atau perusahaan serta spesifikasi yang diinginkan untuk barang yang dipesan, maka kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang datang tidak sesuai dengan yang dipesan dapat dicegah.

Dalam transaksi PO, pembeli umumnya menginformasikan semua detail barang yang ingin ia pesan. Contohnya saja nama produk, harga, merek, jumlah barang yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya.

Kalau kamu mau tahu lebih banyak tentang akuntansi, ERP, atau ingin bisa menjalankan pencatatan dan analisis akuntansi secara serba otomatis, pelajari fitur dari Ukirama di sini.

Ukirama ERP memudahkan ratusan perusahaan mengelola bisnis setiap hari

Jadwalkan Demo

Sindhu Partomo
Sindhu Partomo

Seorang penulis dengan fokus pada Branding dan Digital Marketing

You Might Also Like