Apa Itu Stock Opname dan Kapan Seharusnya Dilakukan?

Dalam setiap perusahaan, sistem dan prosedur yang digunakan pasti berbeda. Semuanya bergantung pada kebijakan, kebutuhan dan jenis perusahaan itu sendiri. Nah, kali ini kita akan mengulas mengenai stock opname. Anda yang biasa berkecimpung di perusahaan manufaktur tentu tidak asing dengan istilah ini kan? Untuk lebih jelasnya simak ulasan berikut ini.

Mengenal Stock Opname

Stock opname merupakan sebuah kegiatan penghitungan manual barang dagang atau inventaris sebuah perusahaan. Jadi dengan melakukan kegiatan ini maka pihak manajemen bisa mengetahui jumlah barang yang sebenarnya, karena pada akhir proses stock opname, akan ada kegiatan pencocokan antara perhitungan manual dan perhitungan sistem. Selisih atau perbedaan yang terjadi bisa diketahui setelah stock opname selesai dilakukan.

Kegiatan ini sebenarnya bisa diaplikasikan di semua perusahaan, mengingat pada dasarnya stock opname tidak hanya berlaku untuk menghitung fisik barang dagangan saja. Lebih dari itu stock opname juga bisa dilakukan untuk menghitung inventaris atau benda-benda yang berkaitan erat dengan kegiatan operasional perusahaan.

Jadi misalkan saja, sebuah restoran akan di booking untuk makan malam dengan jumlah tamu 200 orang. Pada kasus ini, stock opname tidak hanya berlaku untuk menghitung bahan baku makanan dan minuman saja. Lebih dari itu, stock opname juga harus dilakukan untuk bisa mengetahui dengan pasti jumlah inventaris seperti piring, sendok, garpu, pisau, mangkok dan lain sebagainya.

Untuk sebuah restoran, sangat penting bagi pihak manajemen untuk mengetahui jumlah piring dan keperluan lainnya. Hal ini karena restoran menjual makanan yang dimakan langsung di tempat ataupun dibawa pulang, sehingga selain mengetahui jumlah stok bahan makanan, pihak manajemen juga harus tahu tentang jumlah stok alat dan perlengkapan yang mendukung penyajian makanan kepada konsumen.

Sekarang bayangkan, apa yang terjadi jika pemesanan makanan untuk 200 orang tadi gagal atau berantakan hanya karena jumlah piring yang ada di sistem berbeda dengan jumlah piring yang sebenarnya? Selain membuat kinerja karyawan restoran tidak maksimal, anda bisa mengalami kerugian akibat pelanggan yang kecewa. Untuk menghindari kelalaian inilah stock opname diperlukan. Jadi kesimpulannya stock opname tidak hanya berlaku di swalayan, supermarket, toko ataupun perusahaan manufaktur saja.

Kapan Seharusnya Stock Opname Dilakukan?

Untuk masalah periode atau kapan stock opname dilakukan, sebenarnya hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan. Di luar standar umum, faktanya , setiap perusahaan memiliki kebutuhan, kepentingan dan tujuan tersendiri dalam melakukan stock opname. Meski begitu berikut ini adalah beberapa jenis periode stock opname yang berlaku di berbagai perusahaan:

1. Stock Opname setiap akhir bulan

2. Stock Opname setiap 3 bulan

3. Stock Opname setiap 4 bulan

4. Stock Opname setiap akhir tahun

Meski periode stock opname ini berbeda-beda, tapi intinya tetap sama yaitu penghitungan stok barang dagang atau inventaris secara manual. Yang perlu anda ingat saat melakukan stock opname adalah mempersiapkan segala yang dibutuhkan. Mulai dari sumber daya manusia hingga cara stock opname yang optimal.

Biasanya persiapan stock opname dilakukan 7 hari sebelum (D-7) hingga 1 hari sebelum (D-1) tergantung dari jenis perusahaannya. Semakin besar perusahaan, maka biasanya stock opname lebih sering dilakukan. Hal ini terjadi karena dengan meningkatkan intensitas stock opname, maka kemungkinan besar perusahaan bisa mengetahui perbedaan stok lebih awal. Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengalami kesulitan berarti saat mencari sumber perbedaan penghitungan.

Sekarang bayangkan jika perusahaan anda melakukan stock opname setahun sekali, jika ada perbedaan stok maka anda harus mencari sumber perbedaan ini dari data transaksi di awal periode hingga akhir periode. Jelas ini menyita waktu, tenaga dan pikiran. Hal ini tidak akan terjadi jika stock opname dilakukan secara rutin dengan intensitas sedang seperti per triwulan atau per kuartal.

Tujuan Stock Opname

Lalu apa sebenarnya tujuan dari stock opname? Kita akan mengulas di poin-poin berikut ini:

1. Mengetahui jumlah barang dagangan atau inventaris yang sebenarnya Dengan stock opname, perusahaan bisa tahu jumlah barang dagang atau inventaris karena selama proses ini, hasil stock opname akan dibandingkan dengan hasil di sistem.

2. Mencegah terjadinya kerugian perusahaan karena kelalaian dalam penghitungan stok Adanya perbedaan jumlah barang dagang atau inventaris bisa memicu kerugian bagi perusahaan di masa depan. Karena itulah stock opname dilakukan untuk mencegah terjadinya kerugian atas kelalaian dalam menghitung stok.

3. Mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan dengan lebih baik lagi Dengan stock opname, anda tahu pasti jumlah barang dagang dan inventaris sehingga bisa dengan mudah mengontrol mutasi barang atau inventaris. Perusahaan jadi dapat mengetahui mana barang yang perlu dibeli, dijual dan disimpan.

Nah, untuk membantu dalam melakukan stock opname, anda dapat menggunakan Ukirama ERP sistem. Dengan fitur Inventories (Manajemen stok) dari Ukirama ERP, dapat membantu mengelola persediaan dengan baik seperti mengetahui jumlah stok, melihat mutasi barang keluar dan masuk, dan dapat mencegah resiko terjadi nya kelebihan dan kekurangan barang ketika ingin melakukan pembelian barang.

Fitur ini juga saling terintegrasi dengan bagian lainnya seperti Sales, Purchasing, dan Manufacturing. Tidak hanya itu, Ukirama ERP juga menampilkan laporan secara terperinci dan terintegrasi dengan bagian akuntansi.

Anda bisa mendapat informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP di sini .