Apa Itu Surat Jalan Barang, Fungsinya dan Contoh Cara Membuatnya

apa_itu_surat_jalan_barang__fungsinya_dan_contoh_cara_membuatnya

Surat barang jalan mungkin telah menjadi “teman akrab” sehari-hari Anda yang menggeluti bisnis jual beli barang. Kegiatan pengiriman barang memang menjadi aktivitas harian jenis perusahaan dagang. Dalam mengurus pengiriman barang tersebut, Anda tentu memerlukan dokumen khusus yang disebut dengan surat barang jalan. Dokumen inilah yang disebut dengan surat barang jalan dan wajib ada ketika proses pengiriman barang dilakukan.

Apa Itu Surat Barang Jalan?

Ibarat mengendarai motor, Anda tentu memerlukan dokumen wajib yang disebut surat tanda nomor kendaraan (STNK). STNK berisi identitas kepemilikan motor dan spesifikasi kendaraan untuk memastikan identitas kendaraan dengan rinci. Saat ada operasi lalu lintas, STNK wajib kita tunjukan ke petugas atau polisi. Tanpa STNK, kita bisa kena tilang alias denda.Nah, pengiriman barang juga memerlukan dokumen serupa STNK yang disebut dengan surat barang jalan.Dengan kata lain, surat barang jalan merupakan dokumen penting yang wajib dibawa oleh pengantar barang hingga barang yang dikirim diterima oleh pemesan.Surat barang jalan berisi tentang data barang yang dikirim, mulai dari jumlah, kualitas, hingga jenis barang.Dokumen wajib saat pengiriman tersebut dibuat oleh pihak penjual atau vendor untuk diberikan ke penerima barang. Biasanya, surat tersebut akan dititipkan ke pihak ekspedisi atau yang melakukan proses pengiriman barang. Ketika ada pemeriksaan barang kiriman, surat tersebut juga harus ditunjukkan ke petugas berwajib. Jadi, adanya surat tersebut membuktikan bahwa barang yang dikirim legal dan tidak menyalahi aturan hukum. Tanpa surat barang jalan, petugas yang melakukan pemeriksaan barang berhak melakukan tindakan sesuai aturan yang berlaku. Jika terdapat kejanggalan atau informasi yang tertera dalam surat tidak sesuai, petugas pun juga bisa melakukan tindakan sesuai ketentuan.

Beda Surat Barang Jalan Dengan Surat Delivery Order

Sayangnya, banyak orang yang masih bingung membedakan antara surat barang jalan dengan delivery order. Surat barang jalan berbeda dengan delivery order. Surat delivery order merupakan surat perintah penyerahan barang yang dipesan sesuai dengan kesepakatan antara vendor dan pembel yang ditujukan untuk bagian gudang perusahaan atau pihak penyimpanan barang.Surat delivery order bisa juga disebut dengan nota pengiriman. Surat ini berisi kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli. Nota pengiriman juga berfungsi untuk melacak barang apa saja yang masuk dan keluar dari gudang atau tempat penyimpanan.Surat delivery order tidak wajib dibawa oleh pihak pengirim dan tidak akan diminta oleh petugas ketika terdapat pemeriksaan barang.

Fungsi Surat Barang Jalan

Fungsi utama surat barang jalan adalah sebagai bukti bahwa barang yang dikirim legal. Selain itu, surat barang jalan juga berfungsi sebagai berikut :

  1. Dokumen resmi

Surat barang jalan bisa menjadi dokumen resmi yang membuktikan adanya transaksi antara penjual dan pembeli. Surat tersebut juga diperlukan untuk mempermudah birokrasi dalam urusan bisnis perusahaan dalam pengiriman barang.

  1. Surat keterangan

Selain sebagai dokumen, surat barang jalan juga berfungsi sebagai keterangan yang menunjukan poin-poin penting dalam proses pengiriman. Surat tersebut juga menunjukan semua informasi tentang barang yang dikirim agar bisa menjadi acuan saat terdapat pemeriksaan barang.

  1. Bukti pengiriman

Surat barang jalan ini juga harus diberikan kembali ke pihak pengirim sebagai bukti bahwa proses pengiriman telah selesai dilakukan. Surat tersebut juga bisa menjadi dokumen penting yang dimasukan dalam laporan keuangan.

  1. Mengklaim asuransi

Saat barang yang dikirim terjadi kerusakan atau tidak sesuai dengan kesepakatan awal, pihak penerima bisa mengajukan klaim asuransi. Untuk mengajukan klaim asuransi, tentu memerlukan bukti penting. Nah, surat barang jalan ini bisa menjadi bukti penting ketika ingin mengajukan klaim asuransi.Melihat semua fungsi tersebut, bisa dibilang surat barang jalan sangat penting peranannya agar proses pengiriman jalan berjalan lancar dan barang sampai ke penerima tepat waktu. Tanpa surat barang jalan, bisa jadi proses pengiriman akan tersendat dan tidak ada jaminan pasti bahwa barang yang sampai ke penerima sesuai dengan kesepakatan.

Bentuk Surat Barang Jalan

Surat barang jalan biasanya terdiri dari tiga rangkap, yakni lembar putih, lembar merah, dan hijau atau kuning. Lembar pertama dapat digunakan sebagai bukti transaksi setelah pengiriman barang selesai. Lembar warna putih ini nantinya diberikan ke pihak pengirim sebagai invoice dan lampiran pembukuan. Lembar warna merah diberikan ke pihak penerima sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik. Sementara itu, lembar hijau atau kuning akan disimpan pihak ekspedisi sebagai bukti bahwa barang sudah sampai ke tujuan dalam kondisi baik.Surat barang jalan juga harus berisi semua informasi penting terkait barang yang dikirim. Informasi tersebut bisa berupa berikut ini:

  • Nama dan alamat perusahaan pengirim.
  • Nomor surat.
  • Tanggal pengiriman.
  • Nama dan alamat pihak penerima barang.
  • Keterangan barang yang dikirim.
  • Tanda tangan pihak pengirim dan penerima.
  • Stempel vendor.

Contoh Bentuk Surat Barang Jalan

Seperti yang disebutkan sebelumnya, surat barang jalan harus memuat semua informasi tentang barang yang dikirim. Selain itu, surat barang jalan juga harus dilengkapi dengan informasi pengantar barang, misalnya nomor polisi kendaraan yang digunakan dalam pengiriman dan nama sopir atau orang yang membawa kendaraan pengiriman.Agar legalitas lebih terjamin, surat barang jalan harus ditandatangani semua pihak yang terlibat dalam pengiriman, baik itu sopir, pengirim, maupun penerima barang.Bentuk atau format surat barang jalan setiap perusahaan biasanya berbeda-beda, tergantung kepentingan perusahaan yang bersangkutan. Namun, semua bentuk surat barang jalan harus memuat semua informasi barang yang dikirim.Berikut contoh bentuk surat barang jalan:

 Sama seperti dokumen penting lainnya, surat barang jalan ini juga wajib ada ketika melakukan pengiriman barang. Dengan adanya surat barang jalan, pihak pengiriman juga akan merasa aman saat ada pemeriksaan barang. Surat tersebut juga bisa mempermudah urusan birokrasi agar proses pengiriman berjalan lancar dan barang diterima tepat waktu oleh pihak penerima. Dokumen ini juga penting sebagai lampiran pendukung dalam pelaporan buku kas perusahaan dan mempermudah perhitungan harga pokok penjualan barang. Karena manfaatnya yang banyak, surat barang jalan ini tidak boleh disepelekan dan harus diperlakukan seperti dokumen penting lainnya.


You Might Also Like