Apa Manfaat SOP, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Pada umumnya, sebuah organisasi atau perusahaan pasti memiliki SOP yang diterapkan kepada seluruh karyawan atau anggota yang ada di dalamnya tanpa terkecuali. Biasanya, hal ini dilakukan agar semua orang yang terlibat bisa saling membantu satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa tujuan semua orang sama dan dapat bekerja dengan lebih efektif serta efisien dan dapat bekerja sama dengan baik.Karena peranan pentingnya dalam memastikan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, berikut dibawah ini merupakan pengertian, manfaat, fungsi, contoh serta bagaimana cara membuat SOP untuk perusahaan atau organisasi Anda.

Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)

SOP atau yang juga dikenal sebagai Standard Operating Procedure merupakan sebuah sistem yang pembuatannya memiliki tujuan untuk merapikan, mempermudah serta menertibkan pekerjaan yang standarnya diatur oleh SOP.Wujud dari SOP biasanya berbentuk sebuah dokumen yang didalamnya berisikan prosedur yang harus dilakukan sesuai dengan urutannya dengan tujuan untuk menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan efisien serta mengurangi biaya serendah mungkin.Dengan kata lain, SOP (Standard Operating Procedure) atau Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah dokumen yang dijadikan sebagai suatu pedoman yang terdiri atas kumpulan peraturan yang harus dijalankan oleh setiap individu sesuai dengan posisi serta tanggung jawabnya di dalam perusahaan.Selain itu, SOP pun juga dapat digunakan sebagai alat evaluasi kinerja baik bagi organisasi pemerintah, non-pemerintah, usaha, non-usaha, yang dilihat dari berbagai macam indikator seperti indikator administratif, prosedur kerja, teknis, dan sistem kerja yang ada di dalam unit kerja tersebut.Pada umumnya, selain berisikan berbagai macam prosedur yang disusun sedemikian rupa secara kronologis, mencakup manfaat dari mengikuti prosedur yang ada dalam SOP, informasi mengenai kapan SOP dibuat dan direvisi, metode penulisannya, dan juga dilengkapi dengan flowchart yang berguna untuk mempermudah individu yang membaca untuk lebih memahami peraturan terlampir dengan lebih mudah.

Manfaat adanya SOP

Menurut peraturan yang dibuat oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan tertuang dalam Permenpan No.PER/21/M=PAN/11/2008, SOP memberikan beberapa manfaat bagi organisasi atau perusahaan yang mengimplementasikannya, seperti berikut di bawah ini:

1. Merupakan pedoman atau prosedur yang dibuat sebagai acuan yang dapat digunakan oleh pegawai atau karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan, dan menghindari terjadinya kesalahan serta kelalaian dalam pelaksanaannya.
2. Pengimplementasian SOP memungkinkan karyawan untuk menjadi lebih mandiri dalam menyelesaikan pekerjaannya dan tidak melulu mengandalkan arahan atasan. Tentunya hal ini akan sangat atasan atau pihak manajemen untuk meminimalisir campur tangan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
3. Meningkatkan tanggung jawab atas tugas terkait karena adanya dokumentasi perihal tugas tersebut.
4. Menjadi standar atas kinerja yang diharapkan diberikan oleh karyawan sehingga ada cara konkret untuk membantu karyawan dalam melakukan evaluasi serta memperbaiki kinerja yang telah dilakukannya.
5. Sebagai materi latihan bagi karyawan yang baru bergabung agar dapat lebih cepat menguasai pekerjaannya.
6. Bukti kinerja dari organisasi yang menunjukkan keefisienan serta pengelolaan yang baik.
7. Menyediakan panduan yang digunakan pada pekerjaan sehari-hari bagi seluruh karyawan yang berkaitan dengan pelayanan.
8. Menghindari adanya tumpang tindih atas tugas yang dilakukan dalam memberikan layanan.
9. Membantu organisasi untuk melakukan penelusuran atas kesalahan yang bersifat prosedural dalam pelayanan yang diberikan. Dengan adanya SOP, proses pelayanan yang diberikan dapat tetap berjalan dalam kondisi maupun situasi apapun.

Fungsi dari SOP Perusahaan

Berikut dibawah ini merupakan beberapa fungsi dari SOP perusahaan, diantaranya adalah:

• Sebagai acuan atau pedoman informasi bagi kegiatan operasional bisnis yang akan selalu diperbarui. Aktivitas bisnis seperti alur penjualan dan marketing, proses mengirimkan barang atau produk dari gudang, hingga tata cara melayani pelanggan, semua akan dilakukan dengan lebih baik apabila memiliki struktur yang dapat dijadikan pedoman.

SOP harus selalu direvisi apabila ada proses yang berubah selama proses operasional bisnis agar fungsinya tetap memberikan hasil yang optimal dan maksimal.

• Dokumentasi atas kegiatan operasional, evaluasi, dan perbaikan. Dengan adanya dokumentasi atas kegiatan operasional, evaluasi serta perbaikan, maka perusahaan mempunyai bukti yang nyata atas alur atau prosedur pekerjaan yang memang membutuhkan arsip atau dokumentasi. Biasanya, SOP menyertakan bukti pengiriman, informasi kunjungan ketika individu perusahaan bekerja dari luar kantor, dan lain sebagainya.

Dengan adanya dokumentasi atau arsip seperti ini, maka akan mempermudah perusahaan untuk melakukan evaluasi atas kinerjanya.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Berikut dibawah ini adalah cara-cara yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk membuat SOP perusahaan yang benar.a. Membentuk Tim Khusus untuk Membuat SOPUntuk dapat membuat SOP perusahaan dengan benar yang memenuhi fungsinya, tentu pembuatannya tidak bisa dianggap enteng. Untuk mulai membuat SOP perusahaan Anda sendiri, mulailah dengan membentuk sebuah tim khusus yang terdiri dari beberapa individu yang kompeten dari tiap divisi yang ada di dalam perusahaan.Setelah tim khusus ini terbentuk, berikan tanggung jawab kepada tiap individu yang terlibat untuk membuat peta pekerjaan mereka.b. Tentukan Target SOPTentukanlah divisi apa yang memerlukan untuk menggunakan SOP agar pekerjaannya bisa lebih efisien dan efektif. Salah satu dari contoh divisi yang memerlukan SOP adalah karyawan yang harus menghadapi konsumen secara langsung.c. Menentukan Kapan dan Divisi yang Menerapkan SOPYang berikutnya adalah perlu ditentukan kapan SOP tersebut efektif berjalan atau mulai digunakan oleh divisi yang bersangkutan. Disini juga tim pembuat SOP sudah harus menentukan divisi mana saja yang harus mengikuti SOP yang telah dibuat dan disetujui.d. Mendokumentasikan Kegiatan Operasional tiap DivisiSetelah alur kerja yang ada pada masing-masing divisi atau departemen telah dipetakan, buatlah catatan atas jenis-jenis kegiatan apa saja yang dilakukan saat operasional bisnis dengan sedetail mungkin dan disertai dengan penjelasan. Contohnya, setiap karyawan yang berhadapan langsung dengan konsumen atau pelanggan diwajibkan untuk memastikan kebersihan dan kerapihan ketika akan menyapa pelanggan.e. Membuat Alur dan Instruksi Kerja serta Formulir PendukungGuna memudahkan karyawan dalam memahami SOP yang telah dibuat, Anda bisa menyertakan flowchart yang disertai dengan penjelasan. Instruksi kerja yang dimaksud disini adalah deskripsi detail perihal alur kerja yang harus diikuti. Sedangkan untuk formulir pendukung merupakan bagian dari kebutuhan untuk mendokumentasikan kegiatan operasional.f. Diskusikan dengan TimDalam proses pembuatan SOP, Anda dapat berdiskusi dengan beberapa anggota tim atau karyawan Anda untuk mendapatkan opini atau masukan dari mereka tentang SOP yang sedang dibuat. Hal ini dikarenakan pada akhirnya mereka juga yang akan melaksanakan SOP tersebut sehingga sangat penting untuk mendengarkan pendapat karyawan yang akan melakukannya guna memastikan SOP yang dibuat bisa berjalan dengan efektif dan efisien nantinya.g. Melakukan Evaluasi dan Revisi Setelah SOP selesai dibuat, Anda bisa mulai untuk menjalankan uji coba kepada setiap divisi yang ditargetkan untuk menggunakan SOP tersebut agar dapat mengetahui apakah SOP yang telah dibuat memang memenuhi fungsi semestinya.Lakukanlah evaluasi secara berkala untuk memastikan apakah ada poin yang kurang yang perlu ditambahkan atau harus diganti agar perusahaan dapat beradaptasi pada perubahan.h. Sosialisasikan kepada KaryawanSetelah SOP diuji dan dianggap siap untuk dijalankan dalam skala yang lebih besar, Anda perlu melakukan sosialisasi atas SOP yang telah dibuat. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mengadakan rapat dengan setiap individu yang ada di dalam divisi terkait dan memastikan mereka memahami alurnya.i. Pantau dan AnalisisSetelah beberapa waktu dari SOP pertama kali diterapkan, Anda harus terus memantau dan menganalisis proses penerapan SOP tersebut untuk mengetahui jika ada kendala atau tidak serta apakah membantu perusahaan mencapai target yang diinginkan atau tidak.

Contoh SOP Perusahaan

Berikut dibawah ini merupakan salah satu dari contoh SOP perusahaan yang bisa dijadikan gambaran.SOP PT Karya Bintang UtamaTujuan Perusahaan

1. Meningkatkan kepuasan pelanggan yang menghubungi divisi customer service.
2. Mengurangi angka keluhan akibat lamanya waktu yang dihabiskan oleh pelanggan untuk tersambung kepada perwakilan perusahaan.
3. Meningkatkan rating positif yang diberikan oleh pelanggan kepada perusahaan.

Prosedur Kerja

1. Agen customer service diwajibkan untuk selalu memperhatikan kebersihan, kerapian, dan sopan santun ketika bertemu atau berhubungan dengan pelanggan melalui telepon.
2. Agen customer service diwajibkan untuk mengangkat setiap panggilan telepon yang masuk dalam waktu maksimal 10 detik.
3. Agen customer service diwajibkan untuk memberikan saran atas kendala yang dialami oleh pelanggan dan memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
4. Selalu pastikan bahwa kendala dan pertanyaan pelanggan telah dibantu diselesaikan.
5. Selalu informasikan kepada pelanggan bahwa mereka dapat menghubungi tim customer service setiap saat ketika ada pertanyaan tambahan.