Apa Saja Persiapan Memulai Rapat Perdana (Kick-off Meeting) Sebuah Proyek Baru

Secara umum, sebuah kegiatan penting yang ada di dalam perusahaan akan dimulai dengan mengadakan pertemuan untuk memberikan pengenalan terhadap kegiatan tersebut. Di dalam sebuah manajemen proyek, istilah yang digunakan untuk memulai pertemuan ini dinamakan sebagai kick-off meeting.Bagi mereka yang sudah lama terjun di dunia proyek, tentu istilah ini sudah tidak terdengar asing. Akan tetapi, bagi orang awam atau mereka yang baru terjun dan menjadi karyawan yang terlibat dalam sebuah proyek, mereka akan bertanya-tanya kira-kira apa itu yang dinamakan kick-off meeting. Untuk itu di bawah ini kami akan membahas tentang pengertian rapat perdana atau kick-off meeting dan apa saja persiapan yang harus dilakukan.

Pengertian Kick-off Meeting

Kick-off meeting merupakan sebuah pertemuan resmi mengenai pengerjaan proyek. Mereka yang terlibat dalam pertemuan ini antara lain para stakeholder dan juga tim proyek. Mereka akan berkumpul untuk mendiskusikan serta melakukan sinkronisasi mengenai apa saja hal-hal yang berkaitan dengan proyek yang akan dibuat tersebut. Dengan begitu, proyek yang akan atau sedang dikerjakan dapat berjalan lancar serta terhindar dari adanya miskomunikasi pada saat menjalankan proyek.Bagi beberapa pihak, pertemuan ini juga dijadikan sebagai kesempatan dalam memberikan informasi, memberikan pemahaman, dan antusiasme berkaitan dengan proyek. Pertemuan ini juga merupakan kesempatan bagi para tim proyek untuk memperoleh kepercayaan dari para stakeholder. Selain itu, tujuan dari adanya pertemuan atau rapat perdana ini agar semua pihak memahami seperti apa garis besar, sasaran, ruang lingkup, serta tujuan proyek.Diharapkan para pihak yang berkepentingan dan memiliki tanggung jawab dalam proyek tersebut bisa saling bekerja sama secara maksimal. Pada akhirnya, proyek tersebut berhasil dikerjakan dengan lancar sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan.

Cara Mengadakan Kick-off Meeting di Dalam Proyek

Dikarenakan pentingnya melakukan pertemuan perdana atau kick-off meeting, maka banyak perusahaan yang kemudian mengadakan pertemuan hanya sekadar menentukan jadwal dari kick-off meeting. Memang sekilas terdengar lucu bagi sebagian orang. Lalu bagaimana cara untuk mengadakan pertemuan perdana secara inovatif dan atraktif? Berikut ini jawabannya:

• Mulai dengan Kenalan

kemungkinan masih banyak orang yang tidak saling kenal. Maka dari itu, pertemuan tersebut harus dimulai dengan saling memperkenalkan diri. Bisa menggunakan metode ice breaking agar perkenalannya tidak terkesan kaku

• Menentukan Tujuan

selanjutnya mulai menjelaskan tujuan dari kick-off meeting ini. Tentu saja tujuan tersebut tidak hanya berlaku di pertemuan pertama namun setiap tujuan harus mempunyai tujuan

• Dapatkan Kesimpulan

setelah itu, silakan mengecek apakah tujuan dari kick-off meeting tersebut telah dicapai. Hal ini bisa dibuktikan dengan masing-masing pihak memahami tugas dan peran masing-masing. Selain itu, juga ada informasi jelas tentang langkah selanjutnya ketika proyek telah selesai

Tahapan dalam Melaksanakan Kick-off Meeting

Rapat perdana atau kick-off meeting bertujuan agar proyek yang dikerjakan tetap berada di dalam jalur yang tepat serta bisa terorganisir secara baik. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan di dalam kick-off meeting. Tahapan-tahapan tersebut harus dilakukan secara berurutan karena masing-masing tahapan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Di bawah ini merupakan tahapan dalam melaksanakan pertemuan perdana.

1. Pengenalan

Sebuah proyek akan melibatkan berbagai pihak misalnya unit kerja, antar perusahaan, karyawan, dan berbagai pihak lainnya. Maka dari itu, tahapan pertama yang harus dilakukan adalah pengenalan dari setiap orang atau pihak yang memiliki peran dalam proyek. Pengenalan ini dilakukan agar tetap menjaga kenyamanan selama menjalankan proyek serta semua pihak akan tetap solid.

2. Ringkasan Proyek

Setelah melalui tahapan pengenalan, maka tahapan kedua yang harus dilakukan adalah ringkasan proyek. Tahapan ini berkaitan dengan penjelasan secara ringkas mengenai seperti apa proyek yang akan dilakukan. Penjelasan tersebut mencakup latar belakang, deadline, anggaran, sampai dengan visi dan misi.

3. Sasaran dan Ruang Lingkup

Setiap pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek harus memahami seperti apa ruang lingkup dan juga sasaran dari adanya proyek tersebut. Dengan begitu, proyek yang dikerjakan dapat sesuai harapan serta deadline atau batas waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini juga berhubungan dengan garis besar aturan dan prosedur yang berlaku. Untuk prosedur umumnya seperti prosedur pembayaran, komunikasi, format laporan, persetujuan, dan lain sebagainya.

4. Peran serta Tanggung Jawab

Tahapan kick-off meeting yang keempat adalah seputar peran serta tanggung jawab dari setiap orang yang terlibat dapat proses pengerjaan proyek tersebut. Pada tahapan ini akan ada uraian atau penjelasan singkat mengenai apa saja peran dan juga tanggung jawab dari masing-masing individu atau kelompok yang berperan dalam mengerjakan proyek.Ketika semua pihak memahami tentang peran dan juga tanggung jawab masing-masing, maka proyek dapat dikerjakan secara lancar. Tidak ada pertanyaan atau perselisihan yang tidak perlu di antara kedua pihak.

5. Time Schedule atau Jadwal

Setiap proyek sudah tentu mempunyai batas waktu kapan proyek tersebut harus dimulai dan diselesaikan. Ketua atau manajer proyek harus memiliki ketentuan mengenai waktu untuk masing-masing fase atau tahapan dalam pengerjaan proyek tersebut. Manajer atau ketua tersebut juga harus mengkomunikasikan seputar batas waktu pengerjaan proyek kepada para anggotanya.Selain itu, para anggota juga harus menginformasikan kepada manajer ketika tugas yang diberikan membutuhkan waktu yang lebih lama serta untuk mengantisipasi ketika ada masalah di dalam mengerjakan dan menyelesaikan proyek. 

6. Media Komunikasi

Salah satu kunci penting di dalam segala aspek kehidupan adalah komunikasi. Menerapkan metode komunikasi secara efektif dan efisien bisa menghasilkan sebuah informasi yang jelas. Dengan begitu, orang yang menerima informasi tersebut juga tidak akan bertanya-tanya karena mereka puas dan paham tentang penjelasan yang diberikan. Pastikan bahwa nomor telepon, email, maupun informasi lainnya sudah benar untuk selanjutnya kepada semua tim di proyek tersebut.

7. Tanya Jawab

Sementara itu, tahapan atau persiapan paling menarik adalah tanya jawab. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan kira-kira apa ada informasi atau penjelasan yang masih kurang jelas. Bisa juga ada informasi yang belum sempat dijelaskan atau terlewat dan selanjutnya akan dibahas di sesi tanya jawab ini.