Bisnis bergerak layaknya ombak di laut, tak pernah stabil dan selalu dinamis. Termasuk dalam urusan penjualan. Terkadang ada beberapa kondisi yang membuat Anda harus membuat retur penjualan karena berbagai macam sebab. Hal ini tak terhindarkan. Untuk itu, Anda perlu tahu pertimbangan apa saja yang perlu diketahui sebelum membuat retur penjualan.Secara definisi, retur penjualan adalah kondisi saat pelanggan mengembalikan barang yang telah dibeli karena kondisinya tidak sesuai. Bisa karena barang tidak sesuai, barang rusak, cacat, dan banyak alasan lainnya.Lewat retur penjualan, maka tagihan dari pihak penjual kepada pembeli tentu saja menjadi berkurang. Transaksi retur penjualan dalam jurnal ada di bagian retur penjualan di debet, sementara akun piutang dagang di bagian kredit.Jenis retur penjualanDalam dunia transaksi jual beli, retur penjualan sebuah perusahaan dibagi menjadi tiga yaitu:

• Retur penjualan yang mengembalikan kas pihak pembeli
• Retur penjualan yang mengurangi piutang pihak pembeli
• Retur penjualan yang mengganti barang rusak dari pembeli dengan barang baru kepada pihak pembeli 

Lebih jauh lagi, penyebab retur penjualan di antaranya terjadi karena beberapa hal. Intinya adalah saat barang yang dipesan tidak sesuai harapan, seperti kondisi sebagai berikut:

• Barang rusak atau cacat
• Tidak memenuhi spesifikasi
• Ada perubahan aturan untuk jenis barang tertentu
• Penjualan dibatalkan sehingga barang dikembalikan 

Masih banyak alasan lain yang menyebabkan sebuah perusahaan melakukan retur penjualan. Perlu diingat bahwa kondisi ini tidak diharapkan dan sebaiknya dihindari agar tidak berpengaruh terhadap pendapatan atau laba perusahaan.

Pertimbangan Sebelum Membuat Retur Penjualan

Sebelum membuat retur penjualan, tentu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pihak perusahaan. Membuat retur penjualan tidak hanya semata-mata urusan mengembalikan barang atau menukarnya saja, tapi ada banyak elemen yang harus diperhitungkan.Beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan perusahaan di antaranya adalah:

1. Perkuat dengan data dan argumen

Setiap barang atau produk yang masuk dalam retur penjualan harus terlebih dahulu dicek kondisinya. Saat membuat retur penjualan, harus ada data dan argumen mengapa barang tersebut harus diretur.Semuanya harus dibuat tertulis dalam bentuk laporan keuangan. Laporan ini nanti akan dianalisis oleh pihak eksternal atau pihak accounting sebagai pertimbangan mengambil keputusan bisnis.Seluruh data harus ditulis dengan akurat, detil, dan benar. Tak hanya itu, retur penjualan harus mengandung keterangan yang lengkap dan mudah dipahami siapapun pihak terkait yang membacanya.

2. Penggunaan aset perusahaan harus efisien

Demi menekan potensi kerugian perusahaan, tentu setiap aset perusahaan harus digunakan secara efisien. Kaitannya dengan pembuatan retur penjualan, pihak accounting perlu membantu perusahaan agar kerugian administratif tidak terlalu besar.Jangan ragu untuk duduk bersama dengan semua pihak yang terlibat untuk tahu langkah apa yang akan diambil ketika ada retur penjualan. Semakin jelas dan efisien penggunaan aset, semakin minimal pula kerugian yang dialami.

3. Perhitungkan biaya tambahan

Ketika ada barang yang kembali ke perusahaan, itu berarti ada kerugian bagi pihak perusahaan. Entah itu barang retur karena kesalahan pihak perusahaan, pembeli, atau selama distribusi, tetap saja ini berarti kerugian bagi perusahaan.Tak hanya kerugian karena ada pembelian yang dibatalkan saja, tapi juga ada biaya tambahan. Mulai dari ongkos pengiriman, waktu pengiriman, perbaikan jika diperlukan, dan banyak lagi. Semua tahapan tersebut memerlukan biaya ekstra yang harus ditanggung pihak perusahaan.

4. Verifikasi 

Setiap kali ada retur penjualan, pihak perusahaan perlu melakukan verifikasi sehingga kemungkinan terulangnya kerugian serupa dapat dihindari. Anda perlu tahu apakah retur penjualan tersebut melanggar kesepakatan atau tidak, perlukah ada barang pengganti, siapa yang menanggung ongkos pengiriman, dan banyak lagi elemen lainnya.Setiap kali verifikasi dilakukan, maka bisa menjadi refleksi pihak perusahaan untuk tahu apa yang salah. Jika tidak ada proses verifikasi, besar kemungkinan kondisi serupa akan terjadi di kemudian hari.

Cara Membuat Nota Retur Penjualan

Sebaiknya membuat nota retur penjualan dilakukan bersama dengan pengurangan hutang datang atau piutang dagang. Tujuannya agar menjadi arsip bagi pihak accountant dalam menyusun jurnal dan laporan keuangan ketika diperlukan di akhir periode.Cara membuat nota retur penjualan bisa dilakukan dengan dua langkah, yaitu manual dan aplikasi. Perusahaan bisa memilih mana yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. Tentunya di era digital seperti ini, menggunakan metode aplikasi akan lebih efisien dan cepat ketimbang cara manual.Deskripsinya lebih lanjut seperti di bawah ini:

1. Manual

Dalam cara membuat nota retur penjualan manual, Anda perlu membuat template di Microsoft Office. Fungsi dari template ini agar nanti pembuatan nota retur penjualan selanjutnya bisa lebih mudah.Komponen dari nota retur penjualan manual adalah:

• Nomor nota
• Nama perusahaan & NPWP pembeli BKP
• Tanggal
• Alamat lengkap
• Nomor telepon
• Keterangan 
• Nama perusahaan & NPWP penjual BKP
• Alamat lengkap
• Keterangan mengapa ada retur penjualan

Nota retur penjualan ini biasanya dibuat dalam 3 rangkap untuk pihak penjual, pembeli, dan kantor pelayanan pajak. Ketiga pihak perlu memberikan tanda tangan sebagai tanda persetujuan atas apa yang tertera dalam nota retur penjualan tersebut.Pihak perusahaan juga bisa menyesuaikan nota retur penjualan manual dengan kebutuhan mereka. Keterangan retur penjualan juga bisa ditambahkan lebih detil untuk referensi pihak terkait.

2. Aplikasi

Cara membuat nota retur penjualan berikutnya adalah lewat aplikasi. Tentunya akan jauh lebih mudah membuat nota retur penjualan lewat aplikasi karena formatnya telah ada. Anda cukup mengisinya dan mengirim lewat surat elektronik atau dicetak.Ada banyak software untuk membuat nota retur penjualan melalui aplikasi. Semuanya berbeda dan tergantung selera pihak perusahaan. Tapi satu hal yang pasti, pilih software yang terpercaya seperti Ukirama ERP. Dalam software ERP bisnis yang terintegrasi ini, semua aplikasi lengkap berbasis cloud dan bisa mengontrol pembelian, penjualan, maupun pembuatan nota penjualan.Membuat nota retur penjualan lewat aplikasi sangat memangkas waktu dan membuat prosesnya lebih mudah. Aplikasi yang ada juga biasanya sudah menyediakan bagian untuk menuliskan alasan terjadinya retur penjualan dengan detil.Semakin efisien proses pembuatan nota retur penjualan, akan semakin sedikit waktu yang terbuang. Pihak perusahaan bisa mengalokasikan waktu yang ada untuk merumuskan apa penyebab retur penjualan dan merancang ulang strategi untuk menghindari hal serupa terjadi lagi di masa mendatang.