Apa Yang Terjadi Jika Perusahaan Tidak Menggunakan Software ERP

Perkembangan zaman menuntut  setiap kegiatan dilakukan dengan basis teknologi. Apalagi kegiatan yang berhubungan dengan bisnis, maka pemanfaatan teknologi sangat diperlukan agar mampu bersaing dan memberikan keuntungan maksimal. Salah satu pemanfaatan teknologi yang bisa diterapkan dalam dunia bisnis ialah software ERP.

Mengenal Software ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan seperangkat sistem yang digunakan perusahaan untuk aktivitas operasionalnya agar bisa terkelola dan terintegrasi dengan baik. Aktivitas operasional yang bisa dikelola melalui ERP ini sangat luas, mulai dari produksi, projek, keuangan, pengadaan, hingga sumber daya manusia. Seiring perkembangan teknologi, ERP kini tersedia dalam perangkat lunak atau software. Melalui software ERP inilah informasi yang diberikan menjadi lebih akurat dan real time sehingga keputusan bisnis yang diambil perusahaan lebih baik.Konsep ERP sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Namun, istilah ERP sendiri mulai diperkenalkan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Hingga barulah di tahun 2000-an, ERP berkembang dengan memanfaatkan basis Cloud. Pada masa inilah, software ERP dikenal oleh banyak perusahaan besar dan dianggap menjanjikan karena penggunaan internet mampu melampaui batas wilayah dan waktu. Sekarang, software ERP menjadi hal lumrah dipakai oleh perusahaan besar, bahkan sudah pula merambah ke bisnis skala kecil dan menengah.

Tujuan Utama Penggunaan Software ERP 

Setidaknya ada dua tujuan utama dari penggunaan software ERP bagi perusahaan, yaitu:

1. Integrasi

Keberadaan software ERP memiliki tujuan utama untuk mengintegrasikan semua bagian di dalam proses operasional perusahaan. Sebagai contoh dalam sebuah perusahaan dagang, bagian akuntansi akan membutuhkan data penjualan dari marketing untuk mengetahui posisi keuangan perusahaan secara real time.

2. Perencanaan

Tujuan dasar kedua dari software ERP tak lain adalah untuk melakukan pengaturan perencanaan. Maksudnya, software ERP yang mampu mengintegrasikan informasi bisa menghasilkan data yang valid dan terukur sehingga rencana strategis perusahaan menjadi lebih baik dan mampu meningkatkan daya saingnya.Jika melihat dari dua tujuan utama ini, nampak bahwa software ERP lebih ditekankan untuk dipakai oleh perusahaan besar karena memiliki kompleksitas yang lebih tinggi. Tetapi pada perkembangannya, perusahaan kecil juga mulai mengaplikasikan software ERP lantaran bisa membuat mereka lebih fokus mengurusi hal-hal yang lebih produktif.

Dampak Jika Perusahaan Tidak Memakai Software ERP

Melihat betapa pentingnya software ERP ini dipakai oleh perusahaan, maka pertayaan berikutnya adalah apa yang akan dialami oleh perusahaan jika tidak memakai software ini? Bukankah sebelum ada software ERP perusahaan tetap bisa berkembang dan maju? Untuk menjawab hal ini, maka selayaknya dilihat dari kondisi saat ini.  Menjadi tidak akurat jika perbandingan kebutuhan akan suatu hal dilihat dari kondisi lingkungan di masa lalu. Artinya, kebutuhan software ERP menjadi penting karena tantangan saat ini membutuhkannya. Jika perusahaan tidak mengaplikasikannya, maka akan ada beberapa konsekuensi. Apa saja konsekuensi yang dimaksud?

1. Sulit Bersaing

Kerugian utama yang akan dialami perusahaan jika tidak memakai software ERP adalah sulit dalam persaingan bisnis. Hal ini sangat dimungkinkan karena di tengah kemajuan teknologi, semua proses menuntut kecepatan. Ketika perusahaan tidak mampu memenuhi ekspektasi tersebut, maka perusahaan akan tertinggal dengan pesaingnya.

2. Aktivitas Operasional Tidak Efisien

Software ERP dibuat untuk membantu aktivitas operasional perusahaan agar lebih sederhana. Hal tersebut bisa dicapai karena masing-masing bidang bisa menjalankan tugas tanpa gangguan seperti sulit mencari data dan sebagainya. Artinya, jika perusahaan tidak memakai software ERP maka aktivitas operasionalnya menjadi lebih rumit, lambat, dan tidak efisien.

3. Tidak Ada Jaminan Keamanan Data

Perusahaan yang menyimpan data-data baik secara fisik atau softcopy membuka peluang adanya kerusakan dan kehilangan data. Hal ini tentu berbahaya apalagi jika data tersebut merupakan informasi penting. Oleh karena itulah melalui software ERP perusahaan bisa menjadikannya sebagai tempat menyimpan data yang dijamin keamanannya. Hal tersebut lantaran sistem ERP memiliki kontrol pembatas penggunaan untuk mencegah pelanggaran data.

4. Biaya Operasional Lebih Tinggi

Kegiatan yang dilakukan secara fisik atau offline tentu membutuhkan biaya yang lebih tinggi. Selain membutuhkan peralatan, juga dibutuhkan tenaga manusia untuk mengurusnya. Bagi perusahaan yang ingin meminimalisasi pengeluaran seperti ini, maka penggunaan software ERP adalah jawabannya. Melalui software ini, banyak aktivitas operasional yang bisa dialihkan ke dalam satu perangkat saja. Semua sistem juga berjalan otomatis sehingga biaya hanya dibutuhkan di awal atau saat-saat tertentu saja.

5. Tidak Terciptanya Hubungan yang Kolaboratif

Bagi perusahaan yang tidak memakai software ERP, kolaborasi antar bidang atau divisi akan lebih rumit. Hal tersebut lantaran interaksi antar divisi terjadi secara sporadis alias tidak terpusat. Akan sangat berbeda ketika sudah menerapkan software ERP lantaran keberadaannya akan menjadi jembatan penghubung interaksi. Selain itu, akses yang terpusat juga akan memudahkan setiap divisi untuk memanfaatkannya.

6. Sulit Melakukan Evaluasi Bisnis 

Setiap data dan informasi yang dimiliki perusahaan adalah sumber bagi pimpinan untuk melakukan analisa dan perhitungan agar bisa melakukan evaluasi dan prakiraan bisnis. Hal ini akan lebih sulit apabila data yang dimiliki tidak beraturan, sulit ditemukan, tidak lengkap, dan tidak sesuai dengan kondisi asli saat itu. Kondisi akan jauh berbeda jika menggunakan software ERP. Melalui software ini, data menjadi terpusat serta bisa diakses kapan saja dan dimana saja.

7. Strategi Bisnis Kurang Tepat

Berkaitan dengan poin-poin sebelumnya, apabila perusahaan mengalami banyak kendala karena tidak memakai software ERP, maka akan membuat pimpinan sulit menentukan strategi yang tepat bagi bisnis kedepannya. Apalagi software ERP sendiri memiliki kecanggihan berupa filter yang bisa membaca ketidakkonsistenan data. Melalui kemampuan ini, pimpinan perusahaan bisa menganalisa apa yang terjadi dan bagaimana strategi yang cocok untuk dijalankan.Begitu banyaknya kerugian yang bisa dialami oleh perusahaan jika tidak menggunakan software ERP selayaknya dipahami sebagai upaya untuk mencari penyedia software ERP terbaik. Sebelumnya, pahami dahulu bagaimana kebutuhan bisnis perusahaan karena setiap perusahaan memiliki tantangannya masing-masing. Gali pula informasi tentang vendor software ERP untuk menjamin keprofesionalitasan mereka. Jika perlu, cari tahu siapa saja klien yang memakai software mereka dan lihat bagaimana testimoninya.