Dalam praktek bisnis, proses jual beli harus dilakukan secara benar dengan bukti transaksi yang jelas. Apalagi berbagai kemungkinan buruk bisa terjadi sehingga pihak penjual harus memiliki kekuatan untuk melakukan tagihan. Terkait dengan bukti transaksi ini, dikenal istilah surat penagihan pembayaran dan faktur penjualan. Keduanya seringkali dianggap sama karena memang memiliki fungsi yang hampir serupa. Tapi, apakah antara surat penagihan pembayaran dengan faktur penjualan memang sama? Agar tidak lagi terjadi kekeliruan, berikut penjelasannya.
Surat Penagihan Pembayaran dan Faktur Penjualan
Sebelum memahami apakah surat penagihan pembayaran dan faktur penjualan berbeda atau tidak, ada baiknya mengetahui dahulu pengertian dari keduanya. Surat penagihan penjualan bisa diartikan sebagai surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli tentang peringatan agar pembeli segera melakukan pembayaran akan barang yang sudah diserahkan atau jasa yang sudah diselesaikan. Umumnya, surat tagihan pembayaran ini dikirimkan jika sudah melewati jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian. Tetapi, ada pula perusahaan yang mengirimkan surat tagihan ini menjelang batas waktu tempo sebagai pengingat. Baik setelah melewati waktu tempo atau belum, penjual bisa mengirimkan surat tagihan pembayaran ini dengan tetap memperhatikan aspek objektivitas, etika, dan kesopanan.Sedangkan faktur penjualan adalah bukti otentik transaksi suatu barang atau jasa yang diberikan penjual kepada pembeli. Penjual yang dimaksud adalah Pengusaha Kena Pajak (PKP), sedangkan barang atau jasa yang diperjualbelikan adalah Barang/Jasa kena Pajak (BKP/JKP). Faktur penjualan ini sangat penting karena bisa menjadi bukti apabila konsumen mempunyai keluhan akan produk yang dibelinya.Faktur penjualan secara rinci berguna sebagai informasi barang/jasa apa yang dibeli, nilai tagihan dan termin pembayaran, bukti bahwa barang yang diserahkan sesuai dengan pesanan, rujukan konsumen untuk membeli barang, rujukan untuk memasukkan transaksi ke laporan keuangan, dan bukti sah untuk pelaporan pajak.Berdasarkan penjelasan akan pengertian dari surat penagihan pembayaran dan faktur penjualan di atas, jelas terlihat bahwa keduanya berbeda. Surat penagihan pembayaran dikeluarkan ketika pembeli belum melakukan pembayaran akan suatu kredit hingga melewati batas waktu yang disepakati. Sedangkan faktur penjualan dikeluarkan langsung ketika terjadi serah terima barang atau penyelesaian jasa sebagai bukti terjadinya transaksi tunai.Cara Membuat Surat Penagihan Pembayaran
Sebelum membahas tentang cara membuat surat penagihan pembayaran, perlu diketahui bahwa surat tagihan tetap harus memperhatikan hal-hal terkait kesopanan, seperti tidak menggunakan kata-kata kasar atau kata-kata non formal. Perlu dipahami bahwa tidak selamanya pelanggan yang tidak membayar karena kesengajaan. Ada kalanya mereka tidak membayar karena faktor lupa akibat urusan lain yang tidak bisa ditinggalkan. Oleh karenanya kesopanan harus dijaga karena menyangkut koneksi dalam berbisnis.Adapun surat tagihan pembayaran ini bisa dikirim sebanyak 3 sampai 4 kali secara bertahap. Pada surat pertama, penagihan berisi peringatan akan kewajiban membayar pada waktu yang sudah disepakati. Surat penagihan kedua berisi peringatan lebih tegas dengan melampirkan surat penagihan yang pertama. Sedangkan surat penagihan terakhir merupakan peringatan keras yang bisa pula berupa ancaman sanksi hukum. Jika surat terakhir sudah dikirim, maka penjual bisa mendatangi langsung pembeli dengan niatan untuk mengambil pembayaran. Jika diperlukan, penjual juga bisa menggunakan jalur hukum karena tergolong penipuan.Terkait dengan cara membuat surat tagihan pembayaran, berikut beberapa langkah yang juga merupakan elemen yang terkandung di dalam surat tersebut.- Surat berbentuk resmi dengan kop surat perusahaan.
- Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah terlewati.
- Besarnya tunggakan yang harus dilunasi.
- Tanggal transaksi dan nomor faktur yang sudah berlalu.
- Cara pembayaran uang yang bisa dilakukan.
- Menyebutkan beberapa hal terkait seperti (jika diperlukan) berisi konsekuensi atau peringatan apabila tidak melakukan pembayaran atau pelunasan.
- Melampirkan faktur penjualan.
Agar lebih memahami, berikut adalah contoh sederhana dari Surat Penagihan Pembayaran.PT. ABCJalan Persemakmuran No.10Jakarta PusatNomor : 10/EM/VI/2020 1 Juni 2020Lamp : FakturHal : Penagihan PembayaranDengan Hormat,Melalui surat ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, saudara masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 10.000.000,- (Sepuluh Juta rupiah) sesuai faktur No.10/EM/V/2020 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran dari surat ini.Mengingat saat ini sudah 1 minggu melewati batas waktu yang sudah disepakati bersama sebelumnya, maka dengan ini kami sangat mengharapkan saudara segera melakukan pelunasan.Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,PT. ABCIr. SaputraManager KeuanganCara Membuat Faktur PenjualanMeskipun berfungsi sebagai bukti sah dalam perpajakan, namun faktur penjualan tidak mempunyai bentuk baku yang diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak. Artinya, bentuk faktur penjualan diserahkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Namun begitu, ada beberapa elemen yang umum terdapat dalam faktur penjualan ini, yaitu sebagai berikut:
- Nama, alamat, dan Nomor Pokok Wajib Pajak penyerah barang.
- Jenis Barang/Jasa Kena Pajak yang diserahkan.
- Nama konsumen lengkap dengan alamatnya.
- Rincian transaksi berupa nama barang, jumlah, kode, harga satuan, dan diskon.
- Harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai.
- Pajak Penjualan atas Barang Mewah yang dipungut.
- Kode, nomor seri, dan tanggal pembuatan faktur.
- Keterangan tambahan seperti syarat dan ketentuan transaksi.
- Tanda tangan dan cap dari pembuat faktur dan pembeli.
Agar lebih memahami tentang pembuatan faktur penjualan, berikut adalah contoh sederhananya:Faktur Nomor Faktur : 02100011Tanggal Penagihan : 1 Juni 2020Mata uang : IDR-RupiahTerm : cashKepada : PT. XYZAlamat : Jalan Anggrek Merah No.20, Jakarta Pusat
Discount Final : 0,00% Pajak : 700.000 Biaya Pengantaran : 0,00 Total : 7.700.000,-(Tujuh Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah) PT. XYZ PT. ABC Ir. Sahril Nurmawan Manager Keuangan Manajer Pemasaran Itulah penjelasan tentang perbedaan dari surat tagihan pembayaran dengan faktur penjualan. Pemahaman akan kedua hal ini penting bagi akuntan karena menyangkut keuangan perusahaan dan termasuk laporan keuangan.
Tanya Expert Kami
