Penggunaan kwitansi tentu sangat akrab dalam kehidupan kita. Kwitansi dalam masyarakat umum sering dipakai sebagai bukti transaksi atau pembayaran. Meskipun hanya berupa lembaran kertas, kwitansi memiliki kekuatan hukum apabila sudah dibubuhi dengan materai. Selain di masyarakat umum, kwitansi juga digunakan oleh bidang usaha atau perusahaan. Keberadaan kwitansi akan memudahkan pencatatan arus kas yang masuk dan keluar di dalam pembukuan. Bagi perusahaan juga biasanya menggunakan kuitansi sendiri yang sudah dilengkapi kop perusahaan, bukan kwitansi yang dijual bebas.Berkaitan dengan kwitansi pembayaran terutama yang dipakai perusahaan, maka ada aspek-aspek khusus yang harus diperhatikan. Pembuatannya tentu juga memiliki kriteria-kriteria tertentu. Untuk lebih memahami hal ini, berikut pembahasan lebih rincinya.

Aspek-Aspek yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Kwitansi Pembayaran

Seperti yang sudah disinggung di awal, kwitansi merupakan sebuah bukti tanda jika terjadi sebuah transaksi pembayaran di antara dua pihak, pembeli dan penjual. Dalam kegiatan bisnis, hal ini sangat penting karena digunakan dalam biaya beban atau pengeluaran yang nantinya direkap ke buku besar. Oleh karena berkaitan dengan kegiatan bisnis, maka kuitansi pembayaran itu memiliki elemen dan aspek khusus yang berkaitan dengan hal tersebut. Lantas, aspek-aspek apa saja yang perlu diperhatikan dalam membuat kwitansi pembayaran tersebut?

1. Kop Perusahaan

Jika kwitansi digunakan oleh perusahaan, maka kwitansi pembayaran tersebut lumrahnya memakai kwitansi sendiri, bukan kwitansi yang dibeli di warung. Oleh karena itu, kwitansi ini pasti memiliki kop khusus sebagai cirinya. Kop ini biasanya berisikan nama dan logo perusahaan.

2. Informasi Pihak Pembayar

Pada kwitansi pembayaran juga tentu memuat informasi pihak yang melakukan pembayaran. Informasi ini berupa nama pihak atau perusahaan, alamat, telepon, hingga email.

3. Format Tanggal Transaksi

Tanggal terjadinya transaksi tentu harus disertakan. Format tanggal sendiri bebas sesuai kebiasaan masing-masing perusahaan.

4. Dua Bagian Kwitansi

Pada kwitansi biasa, akan ditemukan dua sisi yakni sisi kiri yang berupa lembaran besar dan sisi kanan berupa lembaran kecil. Lembaran besar untuk pihak pembeli atau yang membayar, sedangkan yang kecil untuk penjual atau penerima. Sistem ini juga dipakai pada kwitansi pembayaran pada perusahaan. Dengan kata lain, terdapat dua rangkap kwitansi, satu untuk pihak yang membayar, sedangkan rangkap satunya untuk pihak yang menerima pembayaran.

5. Metode Pembayaran

Dalam upaya mempermudah pengecekan dan pendataan, maka sertakan pula metode pembayaran yang dilakukan. Biasanya sistemnya hanya dua cara yaitu tunai atau transfer bank. Jika melalui proses transfer bank, bisa disertakan pula data rinci seperti waktu penerimaannya.

6. Penulisan Jumlah Uang 

Aspek berikutnya yang harus diperhatikan dengan baik adalah penulisan jumlah uang yang dibayarkan. Selain ditulis angka, kwitansi pasti menyertakan penulisan dengan huruf atau terbilang. Ini dilakukan untuk meminimalisasi terjadinya kesalahan membaca angka atau kecurangan tertentu. 

7. Pihak yang Berhak Memberi Tanda Tangan 

Secara umum, kwitansi pembayaran dilengkapi dengan tanda tangan oleh kedua belah pihak, pembeli dan penjual. Namun dalam kasus tertentu, ada juga perusahaan yang membuat kwitansi dengan menyertai tanda tangan pihak yang ‘Mengetahui’ atau bisa dikatakan sebagai saksi. Pihak saksi ini biasanya dari marketing. Setelah tanda tangan, maka bubuhi kwitansi dengan cap dan materai agar berkekuatan hukum yang sah.

Cara Mudah dalam Membuat Kwitansi Pembayaran

Membuat sendiri kuitansi pembayaran bukanlah hal yang sulit. Jika Anda membutuhkan kwitansi tersebut, maka beberapa cara berikut bisa dengan mudah diikuti.

1. Buka Microsoft Word dan atur pilihan kertas ukuran A6. 
2. Beri kop kwitansi berupa logo perusahaan.
3. Ketik nama pembayar, nama perusahaan, alamat, dan nomor teleponnya.
4. Jika diperlukan, buat tabel metode pembayaran yang dilakukan.
5. Pada bagian isi, buat keterangan jumlah uang yang diterima, baik secara angka dan secara huruf. Sertakan pula keterangan untuk apa pembayaran itu dilakukan.
6. Kemudian jika pembayaran berupa pembelian sejumlah barang, perusahaan bisa membuat kwitansi berupa tabel barang-barang yang dibeli. Tabel ini berupa kolom-kolom untuk kuantitas barang, nama barang, deskripsi barang, harga per unit, diskon, dan total per barang. Kemudian bagian bawah baris berupa jumlah yang harus dibayar.
7. Pada bagian akhir, buat tanggal pembayaran dan area tanda tangan antara penjual dan pembeli. Jika diperlukan, buat juga area tanda tangan untuk ‘yang mengetahui’.

Setelah elemen-elemen pada kwitansi tersebut sudah dibuat, Anda bisa mencetaknya dengan terlebih dahulu mengisinya langsung di Microsoft word. Pilihan kedua adalah dengan mencetak kwitansi kosong terlebih dahulu, baru kemudian menulisnya manual dengan pulpen.

Contoh Kwitansi Pembayaran

Berdasarkan langkah cara-cara pembuatan kuitansi di atas, berikut beberapa contoh kwitansi pembayaran yang bisa dicontoh.Contoh 1. Kwitansi Pembayaran SederhanaBerikut adalah contoh kwitansi pembayaran yang sederhana yaitu tanpa disertai tabel keterangan barang. Kwitansi ini lumrah dipakai untuk pembayaran angsuran atau pembayaran satu barang.

Contoh 2. Kwitansi Pembayaran dengan TabelContoh berikut merupakan penggunaan kwitansi untuk pembayaran akan pembelian sejumlah barang. Oleh karena itulah kwitansi ini biasanya dilengkapi tabel yang berisi rincian barangnya.

Demikianlah informasi seputar kwitansi pembayaran, baik dari aspek-aspek yang perlu diperhatikan, cara pembuatan, hingga contohnya. Pengetahuan akan kwitansi ini penting dimiliki terutama bagian akuntansi perusahaan karena banyak transaksi yang akan menggunakan cara ini. Pemahaman tidak hanya soal cara membuatnya, tetapi juga pada bagaimana cara membacanya.