Bagaimana Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan Manufaktur

Prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan manufaktur  merupakan hal yang terpenting dalam suatu proses bisnis. Proses berjalannya suatu bisnis terutama industri yang bergerak dalam kegiatan manufaktur, membutuhkan bahan baku agar kegiatan produksi dapat berjalan sehingga mampu menciptakan suatu produk yang siap untuk dijual.

Sistem yang Membentuk Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan Manufaktur

 

1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

 Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku, divisi gudang akan mengajukan permintaan pembelian kepada divisi pembelian dalam bentuk form surat permintaan bahan baku kepada divisi pembelian. 2. Prosedur Pemilihan Pemasok/Supplier dan Penentuan Harga Dalam hal ini divisi Pembelian akan segera mengirimkan surat penawaran kepada pemasok untuk mendapatkan informasi harga, kualitas barang serta syarat yang harus dipenuhi. Proses ini bisa digunakan ke beberapa pemasok agar bisa mengetahui harga yang murah dengan kualitas terbaik.  3. Prosedur Pemesanan Pembelian Dalam tahap ini, divisi pembelian mengirimkan surat pesanan mengenai barang dan kuantitas barang yang akan dipesan kepada pemasok yang telah dipilih dan telah menjalin kerjasama.  4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, divisi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang datang.  5.  Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini, divisi akuntansi akan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan merekap pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.  6. Prosedur Pembayaran Dalam prosedur pembayaran, divisi keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran pesanan atau membayar utang pembelian.  Dokumen-Dokumen Prosedur Pembelian Bahan BakuDokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).3. Surat Order Pembelian (SOP).4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).5. Surat Perubahan Order (SPO).6. Bukti Kas Keluar (BKK). Pengendalian Internal Prosedur Pembelian Bahan BakuSistem Pengendalian yang digunakan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:1. Adanya pemisahan wewenang dan fungsi dari tiap tiap divisi agar pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan ranah divisinya seperti : Divisi Gudang, Divisi Pembelian, Divisi Penerimaan, Divisi Akuntansi, Divisi Keuangan.2. Adanya sistem otorisasi serta prosedur pencatatan data data yang berkaitan dengan pembelian bahan baku. Adapun sistem otorisasi yang diterapkan adalah sebagai berikut: 

• Surat permintaan pembelian bahan baku yang ditandatangani oleh pejabat tertinggi dari divisi gudang.
• Setiap pemilihan pemasok yang harus disetujui manager divisi pembelian dan direktur utama.
• Setiap pembelian bahan baku harus disetujui oleh manajer pembelian dan manajer keuangan.
• Laporan penerimaan barang harus ditandatangani oleh divisi penerimaan serta divisi gudang.
• Setiap pencatatan yang dilakukan oleh pihak akuntansi harus berdasarkan dokumen yang sudah diotorisasi oleh manajer akuntansi.
• Sebelum melakukan pembayaran , harus ada otorisasi terlebih dahulu oleh direktur utama, manajer keuangan serta manajer akuntansi.

3. Otorisasi tambahan untuk pengendalian

• Setiap dokumen wajib mempunyai kode dan nomor urut agar mudah dalam pencatatan serta pengarsipan.
• Dilakukan pengarsipan dokumen yang masuk atau keluar pada setiap divisi. Tujuan dilakukan pengarsipan agar memudahkan ketika sedang dicari.
• Setiap dokumen yang akan diberikan harus ada tanda otorisasi dari pihak yang bertanggung jawab.
• Penyimpanan arsip dilakukan per divisi dengan masa pakai minimal 5 tahun pemakaian.

Divisi yang Terkait dengan Pembelian Bahan Baku1. Divisi GudangDivisi gudang bertanggung jawab dalam mengajukan pembelian bahan baku sesuai dengan persedian yang ada digudang kepada divisi pembelian. Selain itu divisi gudang mempunyai fungsi untuk mengatur bahan baku yang ada di gudang.2. Divisi PembelianDivisi pembelian bertanggung jawab dalam menentukan siapa pihak pemasok/supplier, harga, jenis atau tipe bahan baku yang sudah disesuaikan menurut standar perusahaan.3. Divisi PenerimaanDivisi penerimaan bertanggung jawab dalam menerima bahan baku yang masuk dan menjadi tempat pengecekan suatu bahan baku layak atau tidak untuk digunakan didalam perusahaan.4. Divisi AkuntansiDivisi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang serta pencatatan persediaan atau stok. 5. Divisi Keuangan Divisi Keuangan bertanggung jawab dalam membayar atau melunasi hutang bahan baku.Itulah ulasan singkat dari penulis, semoga bermanfaat.