Aktivitas surat-menyurat juga diperlukan dalam dunia bisnis, salah satunya adalah membuat surat penawaran harga. Surat penawaran harga dibuat oleh supplier atau perusahaan penjual barang atau jasa untuk menawarkan harga produknya ke pihak lain seperti lembaga, instansi, toko, atau perusahaan lain. Bisa dibilang, surat ini merupakan media promosi suatu produk agar konsumen tertarik membelinya. Karena termasuk dalam surat resmi, pembuatan surat penawaran harga tidak bisa sembarang. Ada beberapa aturan atau pakem tertentu yang perlu Anda perhatikan sebelum membuat surat ini.
Pengertian Surat Penawaran Harga
Seperti yang disebutkan sebelumnya, surat penawaran harga merupakan dokumen yang dibuat untuk menawarkan harga produk ke konsumen. Dengan adanya surat penawaran harga, calon konsumen bisa memperoleh informasi produk dari pemasok. Surat ini berisi daftar harga semua barang atau jasa yang ditawarkan dalam bisnis. Dokumen ini dikirim oleh supplier atau pemasok ke calon klien yang meminta barang atau jasa tertentu.
Dokumen ini dibuat oleh pemasok dengan mempertimbangkan keuntungan yang akan didapatkannya. Namun, klien bisa saja menolak penawaran dan meminta penurunan harga. Itu sebabnya pihak supplier harus mempertimbangkan dengan baik harga yang ditawarkan sehingga masih memiliki celah untuk mendapatkan keuntungan. Jika harga yang ditawarkan merupakan harta tetap, pihak pemasok harus mencantumkannya di dalam surat tersebut.
Komponen Dalam Surat Penawaran Harga
Untuk membuat surat penawaran harga yang baik, Anda perlu memahami komponen apa saja yang harus ada dalam surat penawaran harga.
Berikut berbagai komponen yang harus ada dalam surat penawaran harga :
Tanggal penawaran
Komponen ini menunjukan kapan pengiriman penawaran dilakukan. Meski surat penawaran telah disiapkan beberapa hari sebelum dikirim, sebaiknya tanggal tetap harus diisi kapan pengiriman surat tersebut dilakukan.
Batas waktu berlakunya surat
Batas waktu berlakunya surat berguna untuk menunjukan validitas atau sampai kapan surat tersebut berlaku. Jika surat penawaran harga bertujuan untuk pelaksanaan proyek suatu perusahaan, maka masa berlaku yang ditulis harus sesuai dengan proyeksi waktu penyelesaian proyek tersebut. Untuk surat penawaran harga produk, konsumen biasanya diberikan batas sekitar satu minggu untuk menyelesaikan pembelian. Harga barang bisa saja berubah. Itu sebabnya, pemasok perlu mencantumkan batas waktu berlakunya surat penawaran harga yang diajukan.
Nomor penawaran
Nomor penawaran berguna untuk identifikasi. Pelanggan bisa saja melakukan pemesanan yang sama di waktu yang berbeda. Nomor penawaran ini diperlukan agar pesanan tidak tertular atau mudah dibedakan.
Id pelanggan
Id pelanggan memiliki fungsi serupa dengan nomor penawaran. Namun, tujuan ID pelanggan untuk mengidentifikasi pelanggan agar pesanan tidak tertukar. Sebab, pelanggan yang berbeda bisa saja memiliki pekerjaan atau lokasi yang sama. Id pelanggan juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan pesanan dengan tepat.
Alamat pelanggan
Komponen ini memuat alamat pelanggan yang menjadi tujuan pengiriman surat penawaran harga. Jika surat akan ditujukan untuk perusahaan atau organisasi, maka alamat yang ditulis. Namun, jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, alamat yang ditulis harus menunjukan cabang yang mengajukan permintaan.
Deskripsi proyek
Komponen ini berguna untuk menjelaskan setiap produk atau proyek yang ditawarkan. Deskripsi yang ditulis harus detail dan jelas agar mudah dipahami pelanggan. Misalnya, jika Anda mengajukan penawaran harga semen untuk pembangunan gedung, maka Anda perlu mencantumkan merek dan ukuran semen tersebut.
Kuantitas
Komponen ini menunjukan jumlah setiap item produk yang ditawarkan. Saat mengajukan penawaran semen untuk pembangunan gedung, misalnya, Anda perlu mencantumkan berapa kilogram semen dalam setiap sak.
Instruksi khusus
Komponen ini berisi instruksi khusus yang perlu ada dalam surat penawaran. Misalnya: “Pemesanan di bulan Maret akan mendapatkan potongan harga sebesar 25%.”
Syarat dan ketentuan
Komponen ini memuat poin-poin penting seperti tata cara pembayaran, syarat pemesanan, dan sejenisnya.
Kontak yang bisa dihubungi
Bagian ini berisi narahubung atau kontak yang bisa dihubungi pelanggan saat membutuhkan konfirmasi atau informasi lebih lanjut mengenai produk yang ditawarkan.
Cara Membuat Surat Penawaran Harga Yang Baik
Setelah mengetahui komponen yang ada dalam surat penawaran harga, berikut cara membuat surat penawaran harga yang baik :
Perhatikan bahasa yang digunakan
Karena tergolong surat resmi, surat penawaran harga harus menggunakan bahasa formal, jelas, singkat, padat dan tidak bertele-tele agar isi surat mudah dipahami oleh pembacanya. Penggunaan bahasa formal juga menunjukan profesionalitas perusahaan pengirim surat. Dengan begitu, penawaran yang diajukan akan lebih mudah menarik konsumen.
Berikan keterangan yang jelas
Berikan keterangan yang jelas mengenai produk yang ditawarkan. Mulai dari nama atau jenis produk, harga, kuantitas produk, hingga syarat untuk mendapatkan potongan harga. Anda juga bisa melampirkan keterangan lain seperti pamflet, brosur, atau daftar harga yang membantu memperjelas isi surat.
Tuliskan identitas tujuan
Jangan lupa menyertakan identitas penerima surat, seperti alamat, nama, dan nomor telepon orang atau perusahaan yang menjadi tujuan pengiriman.
Buat penutup surat yang tepat
Surat harus diakhiri dengan salam penutup yang sopan dan ucapan terimakasih atau penghargaan atas perhatian surat tersebut. Di bagian akhir surat, cantumkan nama lengkap pengirim surat penawaran dan berikan tanda tangan serta stempel perusahaan.
Kerjakan dengan segera
Sebaiknya, kerjakan surat penawaran harga dengan segera agar harga yang tercantum sesuai dengan kondisi pasar. Sebab, harga di pasar bisa saja berubah sehingga akan mempengaruhi keuntungan yang akan Anda dapatkan. Mengerjakan surat penawaran dengan segera juga menunjukan profesionalitas kerja Anda sehingga kredibilitas Anda di mata pelanggan pun meningkat.
Format Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga juga memiliki pakem-pakem tertentu. Oleh karena itu, Anda harus memperhatikan format dalam penulisan surat tersebut. Format dalam surat penawaran harga serupa dengan format yang ada di dalam surat resmi lainnya. Berikut format tersebut:
Kop surat untuk menunjukan identitas pengirim
Kepala surat yang berisi tujuan, alamat, dan nomor, dan perihal surat.
Pembukaan dan salam hormat
Isi surat penawaran
Penutup surat.
Agar lebih jelas, berikut contoh surat penawaran:
Surat Penawaran Harga Barang
*ilustrasi
Surat Penawaran Harga Jasa
*ilustrasi
Demikianlah cara membuat surat penawaran harga beserta contohnya. Sangat mudah, kan? Surat penawaran harga memang harus dibuat sesuai pakem-pakem yang sudah ditetapkan. Jadi, Anda butuh tips khusus saat membuatnya.
Tanya Expert Kami
