Berikut Tips Mengelola Reimbursement yang Diminta Karyawan dengan Baik

berikut_tips_mengelola_reimbursement_yang_diminta_karyawan_dengan_baik

Reimbursement bukan hal asing lagi di dunia perkantoran dan bisnis. Karena berbagai faktor, perusahaan biasanya tidak bisa membayar beberapa hal untuk pelaksanaan bisnis secara langsung.Jadi, karyawan yang harus membayar terlebih dahulu dengan uang pribadi baru kemudian mengajukan reimbursement.Sederhananya, reimbursement merupakan proses klaim atau penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Meski demikian, reimbursement harus dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal ini diperlukan untuk menjaga kestabilan kondisi keuangan perusahaan namun tidak ada karyawan yang merasa dirugikan.Reimbursement juga bertujuan untuk mengatur skala prioritas manajemen keuangan perusahaan.Karena itulah, budget reimbursement setiap karyawan berbeda-beda, biasanya tergantung pada posisi dan jabatannya.Kategori reimbursement setiap perusahaan juga bervariasi ada reimbursement untuk akomodasi, hingga kesehatan, di mana masing-masing kategori tersebut turut menentukan pelunasannya.Untuk melakukan reimbursement, karyawan harus memiliki invoice atau bukti pembayaran dan semacamnya.

Apa Saja Yang Bisa Diklaim Atau Reimbursement?

Apa saja yang bisa diajukan reimbursemenettergantung dengan kebijakan perusahaan.Namun, biasanya beberapa pengeluaran umum yang bisa diajukan reimbursement oleh karyawan, antara lain:

  • Biaya operasional bisnis

Pengeluaran yang dilakukan untuk biaya operasional bisnis bisa diajukan reimbursement oleh karyawan.Contohnya adalah klaim penggunaan pulsa pribadi untuk menelepon klien atau vendor, biaya program pelatihan atau pembelian alat kantor, biaya penggunaan tempat sewan, dan sejenisnya. Untuk mengajukannya, karyawan perlu melampirkan bukti pengeluaran, total biaya, keterangan untuk apa pengeluaran tersebut dilakukan dan tanggal pengeluaran.

  • Biaya perjalanan bisnis

Biasanya, karyawan juga diminta untuk melakukan perjalanan bisnis. Saat melakukan perjalanan bisnis, tentu karyawan tersebut akan mengeluarkan biaya, seperti biaya tiket transportasi, penginapan, atau akomodasi. Namun, perusahaan yang sudah memberikan tunjangan transportasi biasanya tidak menerapkan jenis reimbursement ini untuk karyawannya.

  • Biaya kesehatan

Selain asuransi atau BPJS, ada beberapa perusahaan yang memberikan fasilitas kesehatan tambahan yang bisa diklaim karyawan. Misalnya, biaya pembelian obat atau perawatan rumah sakit.

Tips Mengelola Reimbursement

Untuk mengontrol pengeluaran dengan baik, perusahaan harus mengelola reimbursement dengan tepat. Berikut tips mengelola reimbursement yang diklaim karyawan dengan baik:

  1. Buat kebijakan proses penggantian biaya

Buat kebijakan penggantian biaya yang mudah dipahami.  Kebijakan tersebut harus mencakup syarat, pedoman, dan jangka waktu pembayaran sejak proses pengajuan. Sediakan pula kontak yang bisa dihubungi karyawan jika ada masalah atau hal yang tidak dimengerti dalam proses pengajuan.

  1. Tentukan apa saja yang bisa diklaim

Setelah itu, Anda perlu membuat kebijakan terkait hal apa saja yang bisa mendapatkan reimbursement.Kebijakan tersebut berguna untuk menginformasikan kepada karyawan apa saja yang bisa dan tidak bisa diajukan reimbursement. Hal ini juga berguna untuk mencegah bocornya anggaran perusahaan atau pengajuan reimbursement yang berlebihan.

  1. Buat sistem reimbursement

Setelah membuat kebijakan, tentukan apa saja yang dibutuhkan saat melakukan reimbursement.Selain itu, Anda juga perlu meminta pihak karyawan menyediakan pendukung klaim agar bisa disetujui, misalnya tanda terima, nota pembelian, atau faktur pembelian.

  1. Tetapkan tenggat waktu pengajuan

Tetapkan dan komunikasikan jangka waktu untuk setiap pengajuan reimbursement.Hal tersebut tersebut berguna agar perusahaan memiliki waktu untuk memeriksa dokumen yang disertakan dalam pengajuan. Dengan begitu, perusahaan bisa menghubungi karyawan jika terdapat dokumen yang kurang atau tidak sesuai ketentuan saat proses pengajuan.

  1. Bayar dalam jangka waktu tertentu

Setelah melakukan pengecekan dokumen atau bukti, proses biaya pengganti sesuai waktu yang telah ditentukan agar pembayaran jelas dan transparan. Saat proses pembayaran, sertakan bukti penggantian biaya agar pencatatan laporan keuangan perusahaan berjalan dengan baik.

  1. Lakukan pencatatan reimbursement

Agar pengeluaran perusahaan terkontrol, Anda juga perlu mencatat setiap penggantian biaya reimbursement. Selain melakukan pencatatan manual, Anda juga bisa menggunakan aplikasi khusus.Di zaman serba canggih ini, ada banyak aplikasi yang secara otomatis membantu pencatatan keuangan. Anda hanya perlu mengunduhnya saja.

Indikator Kecurangan Dalam Reimbursement

Pengajuan reimbursement ini juga bisa dijadikan “lahan” untuk mencari keuntungan pribadi oleh beberapa oknum karyawan.  Jika tidak diteliti dengan baik, hal ini bisa mengakibatkan kebocoran anggaran perusahaan yang mengakibatkan kekacauan pada proses audit.Itu sebabnya, pemilih perusahaan atau orang yang ada dalam departemen keuangan harus aktif melakukan pemantauan pengajuan reimbursement yang dilakukan setiap karyawan. Sebagai pemilik perusahaan, Anda pun harus jeli melihat hal ini.Untuk membantu proses pemantauan, berikut beberapa indikator kecurangan dalam pengajuan reimbursement:

  • Pengeluaran oknum karyawan yang mengajukan reimbursement lebih tinggi daripada yang lainnya.
  • Mengajukan reimbursement untuk pengeluaran yang tidak ada kaitannya dengan operasional perusahaan.
  • Meninggikan biaya atau mark-up pada pengeluaran yang murah.
  • Memakai kartu kredit melebihi budget limit perusahaan.
  • Memberikan double billing atau double bukti pembayaran.

Hal Yang Perlu Diperhatikan Perusahaan Saat Menyetujui Pengajuan Reimbursement

Selain mengamati indikator kecurangan yang mungkin dilakukan oknum karyawan, ada dua hal yang perlu diperhatikan karyawan saat menyetujui pengajuan reimbursement.Berikut dua hal yang perlu diperhatikan ketika menyetujui reimbursement:

  • Pastikan manfaatnya

Pengajuan reimbursement harus memperhatikan manfaatnya. Agar setiap operasional berjalan sesuai tujuan perusahaan, pengajuan reimbursement pun harus jelas manfaatnya untuk perusahaan.Namun, hal tersebut harus tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan karena hal ini juga penting untuk menunjang produktivitas kerja karyawan.

  • Pencatatan yang baik

Selain memperhatikan fungsinya, pengajuan reimbursement harus tercatat dengan baik.Jadi, pastikan dokumen pengajuan seperti invoice, nota, atau kwitansi, sesuai dengan fakta lapangan agar tidak terjadi over expense saat audit pengeluaran.Perusahaan, khususnya departemen keuangan, harus menerapkan prosedur reimbursement yang tepat.Tentunya, tidak ada karyawan yang senang menggunakan uang pribadinya untuk kepentingan perusahaan.Demi menjamin kesejahteraan karyawan tanpa mengakibatkan kebocoran anggaran, perusahaan perlu membuat sistem reimbursement yang tepat dan efektif.Karyawan yang mengajukan reimbursement pun harus jujur dan kooperatif agar proses pengajuan berjalan lancar.Nah, itulah penjelasan singkat mengenai reimbursement dan tips pengelolaanya.Dengan adanya reimbursement, karyawan tidak perlu khawatir uang pribadi yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan  tidak dapat diganti.Sebaliknya, adanya reimbursement dengan pengelolaan yang tepat juga membantu menjamin kesejahteraan karyawan dan pencatatan keuangan yang baik untuk perusahaan.


You Might Also Like