Urusan manajemen karyawan kini menjadi semakin penting, khususnya setelah work from home menjadi tren semenjak pandemi Covid-19. Pasalnya, banyak karyawan yang kian “betah” bekerja di rumah alih-alih ngantor, sekalipun aturan PPKM sudah dicabut sepenuhnya.
Lantas, bagaimana perusahaan mempertahankan produktivitas karyawan yang jaraknya berkilo-kilometer jauhnya itu? Cari tahu sistem manajemen karyawan terbaik di tahun 2023 ini lewat beberapa tips di artikel berikut.
Alasan Banyak Perusahaan yang Tetap Menerapkan WFH
Fenomena ini dapat dilihat dari perusahaan besar seperti Google dan LinkedIn. Keduanya menyediakan opsi WFH penuh bagi karyawan yang tinggal jauh dari kantor.
Ada beragam alasan mengapa perusahaan-perusahaan membuat keputusan ini. Dari segi biaya, karyawan dapat menghemat pengeluaran yang tadinya dianggarkan untuk sekadar pergi pulang kerja. Sementara itu, perusahaan dapat memangkas biaya sewa gedung.
Dalam segi produktivitas, ada dua pandangan yang berseberangan. Ada karyawan yang justru bekerja lebih lama karena merasa santai atau karena terganggu oleh anggota keluarga dan pekerjaan rumah tangga.
Sebaliknya, ada yang justru bisa bekerja lebih cepat karena pikiran mereka lebih rileks di rumah daripada harus bolak-balik ke kantor. Bahkan, ada yang mengaku dapat menjaga work life balance jika bekerja dari rumah.
Jika hendak menjalankan aturan WFH sepenuhnya maupun hybrid, ada baiknya kamu merencanakan sistem WFH terbaik untuk perusahaan milikmu terlebih dahulu.
Tips Manajemen Karyawan WFH secara Efektif
1. Buat Aturan Cara Berkomunikasi dan Pastikan Rantai Komunikasi Sudah Tepat
Aturan berkomunikasi yang dimaksud ialah bagaimana dan dengan apa kamu saling menghubungi antar sesama karyawan.
Kamu semua mungkin melapor presensi dengan melakukan video call pada tiga menit sebelum jam kerja dimulai atau melalui pesan di grup WhatsApp.
Sebaiknya di awal, kamu sudah memutuskan dengan aplikasi apa kalian akan saling menjawab dan menanyakan hal terkait pekerjaan. Jika kamu bukan tipe yang cepat membalas pesan, beri tahu hal tersebut ke tim lainnya dan tentukan waktu kamu biasa membalas ke rekan-rekanmu.
Jalur komunikasi ini dua kali lipat lebih penting untuk para pekerja remote sebab mereka tidak saling bertatap muka. Karena itulah, miskomunikasi ataupun kasus pesan terabaikan kerap terjadi.
Untuk mengakomodir terbatasnya ruang untuk mengetahui keadaan rekan sekerja maupun lingkup pengetahuan tentang tugas tertentu, kamu mesti menyusun struktur orang-orang yang perlu dihubungi terlebih dulu. Atau, tentukan alternatif bilamana salah seorang rekan kerja sedang tidak bisa merespons.
2. Memonitor Karyawan Seharian Penuh Tidak Selalu Menjadi Solusi
Karena posisi karyawan jauh dari atasan, tidak berarti atasan wajib memantaunya nonstop lewat tracking monitor atau web cam yang terus aktif. Hal ini dapat membuat karyawan merasa risih karena ada sepasang mata yang mengawasinya terus. Lebih buruknya lagi, kepercayaan karyawan terhadapmu dapat berangsur-angsur hilang.
Ketimbang metode memantau terus-terusan ini, mintalah karyawan melaporkan hasil pekerjaan di hari itu beserta bukti pekerjaannya. Cara ini dinilai lebih efektif karena kamu dapat melihat perkembangan produktivitas karyawan.
Meski begitu, tracking perangkat karyawan masih tergolong berguna untuk mengamankan data atau aset perusahaan. Entah itu mengamankan dari pencurian atau kebocoran informasi yang luput dari karyawan akibat virus dan sebagainya.
Jika memang kamu perlu memantau untuk alasan keamanan, pastikan sudah memberitahukan karyawan di awal.
3. Pahami Kapasitas Karyawan untuk Mencapai Efektivitas
Tips berikut ini masih berkaitan dengan laporan hasil kerja karyawan. Kamu dapat mencari tahu seberapa efektifnya karyawan dalam menangani tugas yang diterimanya.
Catatlah laporan tersebut dengan membuat statistik performanya. Dari sini, kamu dapat mempelajari rata-rata beban pekerjaan yang dapat diselesaikan karyawan dalam waktu sehari hingga per jam.
Performa rata-rata karyawan yang menurun menandakan bahwa pekerjaan tersebut cukup menantang dan membutuhkan waktu lebih untuk diselesaikan. Jika demikian, atasan perlu menyesuaikan beban tugas.
Di samping itu, seorang karyawan terkadang dapat terlihat sedang mengalami masalah, baik itu internal atau eksternal, dari statistik performanya yang kian merosot.
Pencatatan performa ini dapat lebih mudah disusun melalui beberapa software ERP terbaik untuk manajemen karyawan. Kabar baiknya, kamu bisa membuat laporan karyawan yang lebih efektif beserta membantu berbagai urusan HR dengan Ukirama ERP.
4. Jangan Menghubungi Karyawan di Luar Jam Kerja
Telepon atau pesan yang diterima karyawan di luar jam kerja sebetulnya telah melanggar hak karyawan. Permasalahan itu pun semakin tidak terkendali di masa pandemi. Pemerintah di negara-negara Eropa bahkan sampai turun tangan dengan mengumumkan peraturan yang melarang panggilan di luar jam kerja.
Banyak atasan yang kurang memahami dampak dari isu ini terhadap mental karyawan. Padahal, karyawan yang masih “terkoneksi” setelah jam kerja sering kali menjadi terbebani hingga mengalami burnout. Jika sudah begitu, produktivitas mereka dapat menurun akibat kelelahan fisik serta psikis.
Sebagai atasan maupun bawahan, berikanlah contoh untuk tidak membalas apa pun yang berhubungan dengan pekerjaan jika bukan pada waktunya. Berikan pemahaman bahwa ada hak untuk menunda pertanyaan terkait tugas. Pesan yang masuk lima menit setelah jam kerja sekalipun mestinya dijawab keesokannya di hari kerja.
5. Sempatkan Waktu untuk Bersosialisasi dengan Rekan Sekerja
Agar satu tim menjadi kompak, sudah menjadi keharusan bagi masing-masing anggotanya untuk mengenal satu sama lain. Dengan saling mengenal, akan hilang perasaan “terisolasi” terhadap lingkungan kerja WFH ini.
Proses mengakrabkan diri dinilai penting. Sebab tanpanya, karyawan justru merasa segan berkomunikasi atau menyatakan pendapat. Lebih jauhnya lagi, lingkungan kerja yang kurang hangat dapat berdampak pada timbulnya stres dan kecemasan karyawan.
Interaksi sosial lewat obrolan santai seputar hobi atau berita yang sedang hits merupakan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mempererat hubungan antar karyawan. Manfaatkan platform untuk mewadahi aktivitas ini. Lebih bagusnya lagi, sediakan waktu beberapa bulan sekali untuk bertemu langsung, sekadar dengan makan-makan atau menonton film.
6. Sesuaikan Waktu Meeting dengan Kebutuhan Seluruh Tim
Semenjak pandemi, tidak sedikit perusahaan menjadikan meeting sebagai agenda harian. Tidak sedikit pula yang menjadwalkan meeting untuk menyampaikan hal-hal yang sebenarnya bisa dilakukan via email atau chat.
Kamu mesti menangkal anggapan bahwa meeting yang sering dan lama merupakan solusi dalam manajemen karyawan.
Pertimbangkan bahwa karyawan mengorbankan 5 hingga 20 menitnya untuk bekerja dengan mendengarkan laporan atau agenda harian di meeting. Padahal, meeting itu mungkin tidak ada relevansinya dengan pekerjaan mereka.
Jika ada permasalahan yang bersifat mendesak sehingga meeting diharuskan, usahakan untuk mempersingkat durasinya dengan menyampaikan poin-poin penting saja. Kalau perlu, kirimkan slide presentasi ke rekan setim sebelum meeting.
Kamu juga tidak melulu harus mengajak seluruh tim untuk mengikuti meeting. Panggil saja mereka yang berkepentingan dan sampaikan ke sisanya setelah meeting. Jika ada anggota yang merasa terkucilkan dengan hal ini, ingatlah bahwa kamu juga menghargai waktu kerja mereka.
Selain platform video call dan berbalas pesan, tingkatkan juga efektivitas SDM dengan aplikasi manajemen karyawan terbaik yang dapat membagikan data seputar pekerjaan secara real-time ke seluruh tim.
Kamu dapat memanfaatkan salah satu teknologi terbaik untuk manajemen karyawan, yakni Ukirama ERP. Aplikasi ini memudahkan karyawan agar selalu up to date dengan pekerjaannya tanpa harus diberitahu dengan cara manual.
7. Mengotomasi Pekerjaan Terkait Manajemen Karyawan
Karena semua pekerjaan dilakukan tanpa tatap muka, akan muncul jeda antara karyawan dalam menginformasikan progres kerja masing-masing. Ditambah lagi pengelolaan hasil kerja menjadi permasalahan lainnya bagi atasan dan bawahan.
Hal di atas pastinya dapat menghambat perkembangan seluruh tim jika tugas mereka saling berhubungan dan punya alur kerja yang tergolong cepat.
Di sinilah kamu memerlukan aplikasi manajemen karyawan terbaik yang dapat mengambil alih pekerjaan dalam mengelola operasional bisnis.
Pandu rekan setim untuk mencatatkan progres pekerjaan mereka hingga membagikan tugas secara terorganisir dengan format yang telah tersedia dari aplikasi. Sistem terstruktur dan disetel secara otomatis akan memangkas waktu yang terbuang untuk menyusun alur kerja itu sendiri.
Penyusunan alur kerja dan pengelolaan data secara rapi di sistem berbasis aplikasi cloud khususnya akan membantu kelancaran akses bagi semua pengguna yang terlibat. Dengan begitu, mereka punya waktu lebih untuk berfokus pada pekerjaan masing-masing.
Kamu sendiri dapat meningkatkan efektivitas karyawan dengan bantuan teknologi ERP Ukirama. Sistem manajemen karyawan terbaik Ukirama ERP meliputi berbagai fitur untuk mengelola SDM hingga keperluan administratif HR. Kamu dapat menghubungi expert Ukirama untuk menyesuaikan fitur yang tersedia dengan kebutuhanmu.
