Dalam menjalankan sebuah bisnis, tentu kita tidak terlepas dari yang namanya biaya. Biaya merupakan sejumlah uang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Secara umum, terdapat dua jenis biaya utama yang dapat dikeluarkan oleh bisnis, yakni biaya operasional dan biaya overhead. Biaya operasional adalah biaya inti yang berhubungan langsung dan diperlukan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Sementara biaya overhead singkatnya adalah biaya pendukung untuk menjalankan bisnis. Bagi pebisnis, biaya operasional mungkin terasa lebih akrab untuk dihadapi karena jenis biaya ini dikeluarkan oleh perusahaan melalui operasi bisnis normalnya. Tanpa adanya biaya operasional, maka bisnis tidak bisa berjalan sehingga biaya ini tidak dapat dihindari. Sementara biaya overhead menjadi lebih menantang bagi sebagian pebisnis. Karena biaya tersebut tidak memiliki hubungan langsung dengan barang yang diproduksi namun pada saat yang sama keberadaannya sangat mempengaruhi profitabilitas. Mengapa demikian? Apa sih sebenarnya biaya overhead itu? Nah, kami telah menyusun artikel berikut ini untuk membantu Anda memahami apa itu biaya overhead, contoh, hingga cara memanajemennya.
Mengenal lebih dalam pengertian biaya overhead
Biaya overhead merupakan biaya yang berhubungan secara tidak langsung dengan proses produksi atau jasa dalam menjalankan bisnis. Selain itu, biaya overhead ini juga memiliki sifat yang lebih statis. Yakni biaya overhead biasanya merupakan biaya tetap yang jumlahnya bisa sama dari waktu ke waktu yang dikeluarkan secara berkelanjutan. Tanpa melihat kondisi apakah suatu bisnis menghasilkan pendapatan atau tidak.
Contoh biaya overhead
Yang termasuk ke dalam biaya overhead cukup banyak karena pada intinya biaya ini timbul jika sebuah perusahaan mempunyai divisi/ departemen lain selain divisi produksi. Seperti divisi pemasaran, hukum, personalia, riset dan pengembangan, dll. Jadi, biaya yang terjadi di dalam divisi selain divisi produksi akan dikelompokkan ke dalam biaya overhead. Adapun biaya overhead yang paling umum dikeluarkan oleh setiap bisnis meliputi:
Biaya sewa
Sewa adalah biaya yang dibayarkan oleh bisnis kepada pemilik properti yang telah meminjamkan aktiva seperti gedung/ kantor demi kepentingan perusahaan. Menyewa ini menjadi pilihan efektif daripada harus membeli properti tersebut. Karena jika perusahaan membeli sebuah properti maka harus membukukan beban penyusutan pula.Sewa dibayar sebagaimana yang disepakati dalam perjanjian penyewa dengan pemilik, biasanya dalam kurun waktu tahunan. Meski bukan hal yang mudah, ketika sebuah bisnis mengalami penjualan yang lambat. Ada solusi penurunan biaya overhead sewa dengan melakukan negosiasi biaya sewa bersama pemilik. Atau dengan pindah ketempat yang lebih murah.
Biaya administrasi
Biaya administrasi merupakan biaya yang erat kaitannya dengan biaya untuk menjalankan bisnis secara normal yang sebenarnya juga bisa termasuk ke dalam jenis biaya operasional. Alasan mengapa biaya administrasi ini dimasukkan sebagai biaya overhead karena tidak terkait langsung dengan fungsi bisnis tertentu. Dan tidak secara langsung menghasilkan keuntungan tetapi biaya ini mendukung jalannya bisnis secara umum. Contohnya, dapat mencakup biaya audit, biaya hukum, gaji karyawan, dan biaya hiburan. Bisnis dapat mengurangi biaya administrasi dengan memberhentikan beberapa karyawannya, mengalihkannya dari penuh waktu ke paruh waktu, mempekerjakan karyawan berdasarkan kontrak, dan menghilangkan biaya tertentu, seperti hiburan dan perlengkapan kantor.
Biaya utilitas
Biaya utilitas merupakan biaya yang harus dibayarkan oleh perusahaan, biasanya setiap bulannya terhadap layanan dasar yang dibutuhkan bisnis untuk mendukung fungsi utamanya. Contohnya biaya utilitas air (PDAM), gas, listrik, internet, dan layanan telepon. Dalam mengurangi biaya utilitas sebuah bisnis dapat memilih pemasok dengan tarif yang lebih rendah.
Asuransi
Asuransi adalah biaya yang dikeluarkan bisnis untuk melindungi diri dari kerugian finansial. Jenis pertanggungan asuransi ada beberapa, tergantung tingkat resiko yang menyebabkan kerugian bagi bisnis. Sebagai contoh jika sebuah bisnis melakukan pembelian asuransi properti pasti digunakan untuk melindungi properti atau tempat bisnisnya dari resiko seperti banjir, kerusakan, atau pencurian. Jenis asuransi lain adalah asuransi kewajiban profesional yang melindungi bisnis, termasuk asuransi kesehatan, asuransi jiwa, asuransi cacat, dll.
Biaya penjualan dan pemasaran
Biaya overhead juga bisa datang dari aktivitas penjualan dan pemasaran. Ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pemasaran produk atau layanan perusahaan kepada pelanggan potensial. Seperti materi promosi, pameran dagang, iklan, upah tenaga penjualan, dan komisi staf penjualan. Kegiatan tersebut diarahkan untuk membuat produk dan layanan perusahaan populer di kalangan pelanggan dan untuk bersaing dengan produk serupa di pasar.
Biaya pemeliharaan
Biaya pemeliharaan merupakan biaya yang meliputi biaya suku cadang, serta harga jasa yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk perbaikan kendaraan, mesin produksi, serta peralatan lainnya.*Catatan: Biaya overhead perusahaan yang satu mungkin merupakan biaya produksi langsung untuk perusahaan yang lain. Misalnya, sebuah bisnis hotel akan mencantumkan biaya iklan di media sosial sebagai biaya overhead, sedangkan biro iklan digital akan mencantumkannya sebagai biaya langsung untuk menyediakan layanan.
Kategori biaya overhead
Setelah mengetahui pengertian dan contoh dari biaya overhead, selanjutnya tahukah bahwa dengan melihat contoh-contoh diatas biaya overhead dapat dibedakan menjadi 3 kategori, yaitu:
Biaya overhead tetap
Biaya overhead tetap adalah biaya yang tetap setiap bulannya tanpa memandang volume penjualan apakah sedang mengalami peningkatan atau penurunan. Penetapan biaya overhead tetap ini biasanya dibuat dengan kontrak yang menguraikan periode waktu tertentu untuk tidak akan mengubah tarif. Contohnya biaya sewa atau hipotek, biaya tenaga kerja untuk karyawan selain yang ditugaskan langsung pada kegiatan produksi. Biaya ini merupakan faktor penting dalam menghitung biaya utama bisnis.
Biaya overhead variabel
Biaya overhead variabel adalah biaya yang bisa naik atau turun (berfluktuasi) dari waktu ke waktu berdasarkan beban kerja bisnis. Semakin baik bisnis, maka akan meningkat biaya overhead variabel. Contohnya termasuk utilitas terkait dengan produksi, upah, persediaan bahan baku, dan komisi penjualan. Sehingga untuk memastikan biaya ini tidak keluar kendali sangat penting dalam mempertahankan margin keuntungan.
Biaya overhead semivariabel
Biaya overhead semivariabel adalah biaya overhead yang terdiri dari campuran biaya tetap dan variabel. Dapat diartikan bahwa jika tidak ada produksi terjadi, biaya tetap harus dikeluarkan. Dan jumlah yang perlu dibayar mungkin sedikit berubah dari waktu ke waktu, jika produksi meningkat, biaya juga meningkat begitupun sebaliknya. Biaya utilitas adalah salah satu contohnya. Biaya daya listrik dapat berubah berdasarkan penggunaan. Jika perusahaan meningkatkan produksi sehingga mengharuskan kinerja mesin yang lebih lama, maka ia harus membayar lebih untuk listrik.
Tips mengelola dan menghemat biaya overhead
Biaya overhead dapat menjadi penghalang banyak usaha kecil dan pemula. Menjaga biaya tetap rendah dapat membantu bisnis bertahan setidaknya dalam periode yang lambat. Ada beberapa tips tentang cara melakukannya, antara lain yaitu:
Membuat daftar pengeluaran
Tips dan cara pertama dalam mengatur dan mengurangi biaya overhead yaitu membuat daftar lengkap pengeluaran bisnis tidak langsung (seperti sewa, pajak, peralatan kantor, pemeliharaan pabrik, utilitas, dll). Lalu hal tersebut harus ada di neraca, dengan begitu dapat digunakan untuk membantu menghitung beberapa angka penting seperti harga pokok penjualan.
Berani melakukan perubahan
Tarif sewa adalah biaya yang seringkali terlalu tinggi terlebih untuk ditanggung usaha kecil ketika bisnis sedang lesu. Jika memungkinkan, cobalah untuk menegosiasikan ulang tarif bersama pemilik. Atau Anda juga bisa menyewakan bagian dari fasilitas yang tidak digunakan. Jika tidak berhasil, mungkin sudah waktunya untuk perubahan. Seperti dengan mencari lokasi baru yang lebih murah dan bisa menurunkan budget biaya sewa.
Membuat kebijakan tingkatan staf
Menurunkan biaya gaji salah satu cara paling umum mengurangi overhead. Membatasi pengeluaran ini bukan memecat staf, karena kurangnya staf bisnis pun tidak bisa berjalan dengan maksimal. Misalnya ketika ada event belanja online nasional, toko Anda diserbu oleh para pembeli online sehingga staf Anda saat ini kewalahan dalam melayani hal tersebut. Maka Anda mungkin bisa mencoba menurunkan biaya overhead gaji dengan menggunakan lebih banyak pekerja tambahan yang akan digaji per jam alih-alih menambah staf baru yang pada hari biasa justru tidak ada banyak pekerjaan yang dilakukannya.
Menggunakan tools pendukung akuntansi
Saat ini perusahaan mau tidak mau harus memiliki tools/ aplikasi pendukung akuntansi. Pasalnya, kebanyakan kasus yang terjadi di perusahaan adalah ketika pengelolaan keuangan yang semestinya dapat membantu mengelola anggaran dengan lebih efisie. Kenyataannya justru menjadi salah satu penyebab kerugian finansial perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu, agar bisa memaksimalkan pengelolaan biaya overhead baik dalam mencatat dan meninjau seluruh biaya yang terjadi. Maka sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi sebagai tools pendukung proses akuntansi yang lebih modern. Ukirama ERP salah satu software yang dapat Anda pilih. Ukirama ERP merupakan aplikasi online unggulan yang menawarkan banyak fitur yang bermanfaat bagi perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Didalamnya nya mencakup fitur keuangan dan akuntansi, laporan, payroll, kontrol inventaris, dan masih banyak lagi.
Daftar dan uji coba gratis Ukirama ERP sekarang!
Demikian pembahasan mengenai biaya overhead yang dapat kami jelaskan. Dari semua pemaparan diatas, dapat kita lihat meski bukan menjadi biaya yang berkaitan langsung dengan proses produksi, namun perannya sangat penting untuk mendukung bisnis demi menghasilkan pendapatan secara keseluruhan dan membantu dalam keberlangsungan bisnis. Semoga bermanfaat!
