Istilah invoice mungkin sudah tidak asing bagi sebagian orang khususnya mereka yang telah menggeluti dunia bisnis. Ketika terjadi proses jual beli antara penjual dan pembeli, selain nota, invoice juga diterbitkan dan mengandung informasi penting seputar barang atau jasa yang dibeli atau digunakan oleh klien.
Khusus dalam bisnis konstruksi, biasanya proses penagihan tidaklah mudah. Baik dari segi nominal, waktu, hingga memperoleh biaya retensi. Biaya retensi adalah jumlah uang yang disetujui dalam kontrak kesepakatan kerja hingga akhir proyek. Memastikan bahwa proyek akan dibayar setelah pekerjaan selesai tentu sangat penting. Itulah mengapa mengetahui cara pembuatan invoice tagihan khususnya pada proyek pembangunan adalah keharusan.
Namun, sebelum membahas lebih jauh tentang tata cara serta contoh invoice tagihan proyek pada bisnis konstruksi, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu pengertian serta kegunaan invoice tagihan. Yuk, simak ulasan lengkapnya berikut ini!
Pengertian Invoice
Invoice atau faktur adalah dokumen yang memuat informasi lengkap seputar barang yang dibeli maupun akan dibeli. Invoice bersifat menagih pembayaran kepada pembeli sesuai nominal yang tertera di atasnya. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), invoice atau faktur adalah daftar penjualan barang sekaligus nama, kuantitas, keterangan, dan harga yang harus dibayar pembeli kepada penjual.
Namun, berbeda dengan invoice tagihan pada umumnya, invoice tagihan proyek jauh lebih detail sehingga memuat lebih banyak informasi seputar transaksi. Hal ini karena dalam pengerjaan proyek, barang dan jasa dijual secara bersamaan. Barang dalam bentuk alat-alat bangunan seperti pasir, semen, beton, dan lain-lain sedangkan jasa berupa gaji tukang bangunan hingga mandor. Itulah mengapa, invoice tagihan proyek konstruksi harus dibuat dengan baik sehingga dimengerti oleh costumer.
Kegunaan Invoice Tagihan
Invoice tagihan proyek memiliki berbagai kegunaan beberapa di antaranya adalah,
Sebagai acuan tentang informasi pembelian barang atau jasa oleh costumer
Sebagai sarana yang tepat dan sah untuk menagih pembayaran kepada sesuai nominal yang tertera di invoice
Sebagai alat pendukung untuk pembeli dalam mengembalikan barang yang diterima bila tak sesuai dengan barang yang tertera di invoice
Sebagai bukti yang kuat atas kepemilikan barang oleh pembeli seandainya ingin dijual kembali kepada orang lain
Sebagai dokumen penting dan rujukan yang sah dalam proses pembukuan keuangan
Melihat kegunaan yang begitu penting baik untuk jangka pendek dan jangka panjang, maka invoice tagihan sangat krusial bagi perusahaan termasuk perusahaan konstruksi. Membuat invoice yang jelas dan sistematis akan membuat pembeli atau customer senang sehingga mereka akan membayar tagihan dengan cepat tanpa tarik ulur karena keraguan.
Di bawah ini adalah tips mudah dalam membuat invoice tagihan yang lengkap, jelas, dan benar sehingga mampu mempermudah proses pembayaran oleh pembeli.
Cara atau Tips Membuat Invoice Tagihan Mudah
Membuat invoice saat ini sebenarnya tidak sulit. Terdapat berbagai software gratis dan berbayar untuk pembuatan invoice dengan format yang berbeda sekaligus menarik. Namun, tetap saja kamu harus menyesuaikan dengan kebutuhan. Hampir setiap perusahaan memiliki desain invoice yang berbeda-beda dengan isi yang juga tidak sama satu sama lain. Maka dari itu, ada baiknya untuk mengetahui poin-poin penting yang harus dimuat dalam invoice pada nantinya.
Pastikan untuk memuat tujuan penagihan secara detail baik nama perusahaan atau nama perwakilan dari perusahaan. Jangan sampai salah karena bisa menimbulkan keraguan dalam penagihan.
Isilah identitas perusahaan dengan jelas seperti alamat, bentuk perusahaan (PT, CV, Firm, dll) atau identitas perorangan baik nama lengkap hingga nama panggilan.
Nomor invoice yang benar sebagai nomor surat pemesanan yang berhubungan dengan invoice tagihan kamu.
Pada bagian detail barang penjualan, deskripsikan barang dengan jelas dan benar. Mulai dari nama produk, kuantitas, harga, dan total keseluruhan. Bila perlu berikan informasi tambahan seputar produk yang dijual sehingga sesuai dengan yang diterima pembeli.
Masukkan total pajak atau total pembayaran dengan tujuan pembayaran yang jelas. Misalnya no.rekening, nama bank, dan nama pemilik nomor rekening. Menyediakan lebih dari satu metode pembayaran akan lebih baik.
Walau begitu, dalam bisnis konstruksi, sering ditemui ketika customer enggan dan merasa keberatan dengan invoice tagihan yang diberikan. Ada berbagai faktor mulai dari bangunan yang salah, kualitas bangunan yang bagi mereka tidak sesuai harapan, atau hal-hal lainnya seputar ketidakjujuran klien. Ada beberapa langkah yang bisa kamu ambil yaitu sebagai berikut:
Buat dan Kirim Reminder
ketika invoice tagihan sudah dikirim namun tak ada respon dari pelanggan maka sudah saatnya untuk mengirim reminder. Terutama bila mereka telah melewati tenggat waktu pembayaran. Oleh karena itu, ada baiknya untuk mengirim invoice tagihan tepat ketika pekerjaan selesai dan mengirim reminder 2-3 hari sebelum tenggat waktu pembayaran habis. Saat reminder dikirim, sertakan pula salinan tagihan, pengingat kontrak yang mana memuat biaya penalti bila pembayaran melewati masa tenggat.
Minta Pertemuan Langsung
bila klien belum merespon reminder maka segeralah untuk meminta pertemuan langsung. Menelpon perusahaan atau perwakilan perusahaan dan membicarakannya adalah jalan terbaik untuk mendinginkan suasana. Dalam hal ini, perusahaan harus mencari tahu mengapa klien belum membayar tagihan yang sudah disepakati. Setelah tahu alasan mereka, maka perusahaan bisa memikirkan solusi selanjutnya.
Mengirim Surat Permintaan
mengirim surat permintaan adalah tindakan bila pertemuan langsung tak menemukan hasil atau ditolak oleh klien. Dalam mengirim surat permintaan, perusahaan bisa mencantumkan tenggat waktu, biaya penalti, dan konsekuensinya secara langsung. Namun, jangan melampiaskan emosi pada surat permintaan tersebut karena klien cenderung akan mengabaikannya.
Langkah Hukum
bila menurutmu tak ada cara lain yang bisa ditempuh, maka mengambil jalur hukum adalah keputusan yang paling tepat. Pastikan data-data Anda lengkap serta dengan dokumentasi proyek yang jelas. Ini merupakan solusi alternatif yang mana harus dipikirkan secara baik dan matang.
Usaha proyek konstruksi memang sedikit berbeda dengan jenis usaha lain. Kamu harus memikirkan segalanya secara lebih detail termasuk pembuatan invoice tagihan. Bila kamu masih belum memiliki referensi tentang contoh invoice tagihan usaha konstruksi, berikut ini adalah tiga contoh invoice tagihan proyek dari beberapa perusahaan.
Contoh 1:
PERUSAHAAN ADI JAYA
(Jalan, Kota, Kabupaten, Provinsi)
(Nomor Telepon/Alamat Website)
INVOICE
No.Invoice
Tagihan Kepada: Tanggal
Nama Mata Uang
Alamat Tanggal PO
Kode Pos Tanggal Jatuh Tempo
Nomor Telp
Terima Kasih Atas Pesanan Anda
Contoh 2:
PERUSAHAAN MEKAR SARI INVOICE
Alamat
Kota, Provinsi, Kode Pos
Nomor Telepon, Alamat Website, e-mail
Tagihan Kepada: Proyek:
Nama Nama Proyek
Perusahaan Keterangan
Alamat
Kota, Provinsi, Kode Pos
Telepon
Metode Pembayaran (Tanda Centang)
Hormat kami,
(Nama)
Jabatan
Contoh 3:
Mutiara
Provinsi – Negara
INVOICE
Kepada Yth, No. Invoice
Nama Perusahaan Tanggal
Alamat, Kota, Provinsi Mata Uang
Kode Pos No. Po
Contact Person Tanggal Tanggal Jatuh Tempo
Total: Rp.xxx.xxx.xxx
*Pembayaran Invoice Tagihan Mohon Melalui
Transfer ke Rekening:
(Nama Bank)
(Nomor Rekening)
(Atas Nama)
Terima Kasih Atas Kerjasamanya
Membuat invoice tagihan memang tidak sulit bahkan terkesan mudah dengan memanfaatkan aplikasi atau software akuntansi seperti Ukirama. Namun, memastikan informasi yang termuat di invoice tagihan agar jelas, lengkap, dan benar adalah tantangan bagi perusahaan. Diperlukan kesamaan persepsi melalui kontrak kerja serta hasil proyek yang sesuai dilapangan. Semoga artikel ini bermanfaat!
