Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang Pada Perusahaan Manufaktur

cara_membuat_laporan_keluar_masuk_barang_pada_perusahaan_manufaktur

Perusahaan manufaktur adalah suatu perusahaan yang mengelola barang mentah atau bahan baku menjadi barang jadi untuk kemudian dijual pada konsumen. Biasanya jenis usaha ini untuk menjadikan barang konsumsi, membutuhkan banyak barang-barang mentah. Contohnya perusahaan baju, membutuhkan kain, benang, kancing dan sablon. Banyaknya barang mentah yang digunakan terkadang cukup membuat bingung bagian gudang atau bagian inventory. Resiko kehilangan cukup tinggi, dan dapat membuat perusahaan merugi. Untuk menghindari hal tersebut, ada baiknya untuk melakukan stock opname. Adapun fungsi atau keuntungan dari stock opname adalah sebagai berikut:

  1. Untuk mengetahui secara akurat jumlah persediaan barang mentah, barang setengah jadi dan barang jadi di dalam gudang.
  2. Menghindari penyimpangan persediaan barang.
  3. Mengetahui lokasi barang jika dipindahkan ke gudang lain atau ke proses produksi selanjutnya.
  4. Mengetahui sumber barang yang ada di dalam gudang.
  5. Mengetahui stock barang terakhir, sehingga Anda dapat mengetahui apakah barang tersebut harus dipesan atau diproses lagi.
  6. Menghindari macet produksi karena kurangnya bahan baku.

Stock opname sebaiknya dilakukan di setiap akhir periode yang telah ditentukan, baik itu setiap tahun, setiap 6 bulan sekali atau setiap 3 bulan sekali. Perlu Anda ingat, proses membuat laporan keluar masuk barang ini cukup menyita waktu. Ada baiknya dilakukan saat weekend atau saat perusahaan libur, agar tidak ada barang keluar dan masuk sementara waktu.Bagi Anda pemilik perusahaan manufaktur, sangat penting memiliki laporan keluar masuk barang, mengingat banyaknya bahan yang digunakan untuk membuat satu barang jadi. Berikut akan kami berikan panduan cara membuat laporan keluar masuk barang pada perusahaan manufaktur.

Persiapkan SDM (Sumber Daya Manusia)

Siapkan setidaknya 1 orang yang berpengalaman untuk menjadi kepala proses stock opname. Peran orang ini penting untuk mengatur kinerja SDM lain, sehingga mereka dapat melakukan cek sesuai dengan tugas nya masing-masing. Biasanya perusahaan manufaktur memiliki banyak gudang. Pisahkan antara gudang barang mentah, barang setengah jadi dan barang jadi. Usahakan setiap gudang memiliki 1 kepala gudang untuk mengontrol dan bertanggung jawab terhadap barang keluar dan masuk. Jangan sepelekan barang sekecil apapun. Bila barang itu termasuk salah satu barang yang mempengaruhi proses produksi, maka barang tersebut harus masuk dalam proses pembuatan laporan keluar masuk barang atau stock opname.

Membuat Inventory Forecast

Tujuannya untuk memperkirakan pergerakan barang dalam gudang dan proses produksi. Selain itu, Anda juga dapat memperkirakan jumlah bahan baku yang sekiranya diperlukan di periode berikutnya. Fungsinya untuk menghindari persediaan barang yang kurang atau berlebihan, dan untuk menghindari penyimpangan berupa pemesanan barang yang berlebih untuk keuntungan pribadi.

Kartu Stok Manual

Anda harus memiliki kartu stok disetiap gudang inventory. Fungsinya adalah untuk mengetahui persediaan barang awal, kapan dan berapa barang tersebut dikeluarkan serta kapan dan berapa barang masuk ke gudang tersebut. Nantinya Anda akan mengetahui berapa jumlah persediaan akhir.Kartu stok memiliki peran penting untuk mengontrol jumlah persediaan Anda. Apabila ditemukan adanya penyimpangan, maka Anda akan dengan mudah mengetahui waktu perkiraan terjadinya dan siapa orang yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut. kartu stok dapat Anda beli di toko-toko buku terdekat, atau bahkan Anda dapat membuatnya sendiri. Berikut contoh dari kartu stok yang beredar di pasaran. Ada baiknya kartu stok rutin di cek pada periode yang telah disepakati.

Pada perusahaan manufaktur, sebaiknya setiap item barang, dari barang mentah hingga barang jadi memiliki 1 kartu stok, mengingat dalam 1 lokasi perusahaan pasti banyak terjadi aktivitas pemindahan barang dari gudang satu ke gudang yang lain. Sekalipun barang mentah Anda ada 5 item, itu artinya Anda harus memiliki 5 kartu stok.Anda tinggal mengisi sesuai dengan kolom yang tersedia dalam kartu stok. Ingat, untuk pencatatan ini harus dilakukan setiap ada aktivitas penambahan atau perpindahan barang di dalam gudang. Kolom keterangan dapat Anda isi sebagai informasi kemana barang tersebut dikeluarkan atau darimana asal barang tersebut dapat sampai di gudang. Kartu ini menjadi laporan tanggung jawab barang kepala gudang kepada inventory.

Kartu Stok Digital

Saat ini beberapa perusahaan menggunakan Microsoft office untuk menggantikan kartu stok konvensional. Anda dapat menggunakan Microsoft excel untuk membuat kartu stok digital. Kelebihannya adalah, Anda tidak perlu khawatir kartu stok rusak atau hilang. Bahkan Anda bisa menghubungkan dengan google drive atau sejenisnya, sehingga beberapa orang yang bersangkutan dapat mengubah jumlah stok barang tanpa perlu repot-repot datang ke gudang dan mencari kartu stok.Berikut akan kami berikan langkah mudah membuat laporan keluar masuk barang pada Microsoft excel.

Seperti foto diatas, Anda dapat membuat kolom sesuai keinginan atau menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Jangan lupa untuk tetap memisahkan per item barang. Seperti contoh di atas, bahan mentah antara kain furing dan kain scuba dipisah. Usahakan jangan jadikan 1 excel antara barang mentah, barang setengah jadi dan barang jadi. Karena setiap bagian memiliki tanggung jawab masing-masing. Bagian penanggung jawab barang setengah jadi tidak perlu mengetahui apapun tentang stok barang mentah. Begitupun penanggung jawab barang jadi tidak perlu mengetahui apapun tentang stok barang setengah jadi. Jika ada masalah diantara bahan-bahan tersebut, maka cukup pihak inventory yang bertanggung jawab dan mencari titik permasalahannya.Anda bisa menjadikan form ini dalam 1 google drive atau dropbox. Hubungkan hanya dengan Anda, kepala inventory dan kepala gudang. Bagian purchasing bisa menerima laporan dari bagian inventory bila perlu membeli bahan baku lagi. Semakin sedikit yang mengakses, maka akan semakin sedikit resiko atau penyimpangan yang kemungkinan terjadi. Namun, tidak bisa dipungkiri resiko seperti itu terjadi. Lagipula, data laporan akan lebih baik jika terintegrasi dengan banyak data sehingga Anda tidak perlu mengecek satu persatu file dan bermain dengan rumus excel untuk menghubungkan database. Ukirama ERP bisa menyelesaikan permasalahan itu. Untuk lebih lengkapnya, cek situs web Ukirama ERP dan dapatkan demo gratis dari Ukirama ERP.

Cek Fisik

Jangan hanya berpaut pada pergerakan barang keluar masuk, tetapi luangkan waktu untuk mengecek secara fisik barang yang ada di dalam gudang. Bandingkan dengan laporan yang ada di kartu stok. Hitunglah dengan teliti satu persatu. Kegiatan ini berfungsi untuk menambah keakuratan laporan barang keluar masuk pada perusahaan. Memang memakan waktu cukup banyak, namun cek fisik dapat menghindari penyimpangan berupa kerjasama antar kepala gudang.Jika Anda mau mengeluarkan uang lebih, Anda dapat menggunakan alat scan barcode untuk setiap barang gudang. Jadi cek fisik hanya sebatas scan dan data otomatis masuk dalam software atau computer.Setelah semua proses tersebut sudah dijalani, maka laporan keluar masuk barang pada perusahaan Anda telah selesai. Sekarang Anda telah memiliki laporan yang rapi dan dapat dipertanggung jawabkan. Lakukanlah secara rutin kegiatan stock opname ini untuk menjaga keberlangsungan proses produksi.


You Might Also Like