Cara Mengelola Kas Kecil dengan Metode Imprest

Apa yang pertama kali muncul di pikiran Anda ketika mendengar kata kas? simpanan uang tunai? Bayar secara langsung tanpa berhutang? Ya, dalam kehidupan sehari-hari secara umum bisa dibilang begitu. Akan tetapi, kas memiliki arti yang lebih luas lagi dalam akuntansi. Kas adalah aktiva perusahaan yang berbentuk uang tunai dan dipegang perusahaan ataupun disimpan di bank dan dapat digunakan untuk kegiatan generik perusahaan. Setiap perusahaan tentu akan melakukan kegiatan pengeluaran kas, baik itu kas besar maupun kas kecil. Nah, artikel kali ini akan menyajikan khusus pembahasan mengenai cara mengelola kas kecil secara efektif dengan metode imprest. Namun sebelumnya, apakah kas kecil itu? 

Mengenal Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan secara tunai untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Seperti untuk membiayai pembelian ATK, biaya parkir, tol, konsumsi rapat, fotocopy, biaya pengangkutan, uang makan lembur, dll. Yang mana tidak ekonomis bila membayar kebutuhan tersebut dengan sistem non tunai atau menggunakan cek.  Biasanya perusahaan akan menugaskan satu atau beberapa orang pada bagian keuangan sebagai kasir kas kecil untuk mengelola dana kas kecil yang telah ditentukan jumlah dananya untuk digunakan selama periode tertentu (umumnya bulanan).  Seorang kasir kas kecil akan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran dan mendokumentasikan setiap tanda terima yang terbayar menggunakan kas kecil. Adapun tujuan utama adanya pengelolaan kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan terlebih yang sifatnya rutin. 

Manfaat Mengelola Kas Kecil Dalam Perusahaan

Adanya pengelolaan kas kecil dalam manajemen keuangan perusahaan dapat mendatangkan berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut :

• Penanganan kebutuhan perlengkapan atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat. Karena biasanya biaya untuk kebutuhan tersebut relatif kecil daripada biaya lain dan kadangkala bersifat rutin.
• Mencegah alokasi pembayaran yang menyimpang. Dengan melakukan pencatatan kas kecil, tidak mungkin perusahaan membayar transaksi kecil dengan biaya yang mahal atau sebaliknya. Karena setiap pengeluaran biaya yang kecil akan masuk ke buku kas kecil. Sedangkan untuk pengeluaran yang lebih besar maka tentu dicatat di pembukuan yang berbeda.
• Memudahkan pekerjaan akuntan. Dengan adanya kas kecil, alur pemetaan dana yang menjadi jelas. Itu artinya, penyusunan laporan keuangan juga akan menjadi lebih mudah dan tidak rumit.

 

Metode Imprest Untuk Pengelolaan Kas Kecil

Dalam pekerjaannya, seorang kasir akan melakukan pencatatan transaksi kas kecil dengan bantuan sebuah metode. Salah satu metodenya yaitu imprest atau imprest fund. Konsep dari metode imprest ini yaitu saldo kas kecil jumlahnya akan selalu tetap. Artinya, kasir pengelola kas kecil akan menerima uang tunai yang telah ditetapkan dan melaksanakan pembayaran. Dan jika sisa saldo kas kecil mulai menipis, kasir akan mengajukan permohonan penggantian kas kecil dengan melampirkan bukti pengeluaran kas kecil.  Pengisian ulang kas kecil ini harus sama dengan jumlah pengeluaran. Sehingga saldo dana kas kecil kembali seperti semula atau tidak berubah. Inilah mengapa sistem imprest kas kecil ini juga terkenal dengan nama metode dana tetap. 

Keuntungan Penerapan Metode Imprest

Fitur utama dari metode imprest adalah kenyataan bahwa semua pengeluaran harus terdokumentasi. Ini memberi Anda tingkat kendali yang lebih besar atas pengeluaran tunai perusahaan. Selain itu, masih ada berbagai keuntungan metode imprest untuk mengelola kas kecil, antara lain sebagai berikut :

1. Implementasi metode imprest dapat menghilangkan kemungkinan pengeluaran yang tidak sah karena penggunaan dana kas kecil semata-mata untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Demikian ini pun membuat pelacakan dan pelaporan segala pengeluaran kas kecil pun lebih mudah. Yang pada akhirnya dapat membantu dalam pendeteksian kemungkinan kecurangan/ penipuan oleh oknum yang nakal. 
2. Seorang kasir kas kecil tidak diperbolehkan menyimpan uang tunai yang berlebih bersamanya jika saldo lebih dari cukup. Jumlahnya akan segera dikurangi. Ini dapat mengurangi kemungkinan penyalahgunaan uang tunai oleh kasir kas kecil.
3. Imprest terkenal sebagai salah satu metode terbaik untuk melakukan pencatatan pembelian tunai. Dibandingkan dengan metode lain pun, metode ini relatif sangat sederhana dan mudah diakses sehingga proses penyediaan dana bagi pembelian karyawan menjadi lebih cepat. 
4. Dapat untuk melatih staf muda dalam menangani tanggung jawab terhadap kas perusahaan. 
5. Mengurangi pencatatan untuk pengeluaran kecil ke dalam buku besar utama.

 

Lantas, Bagaimana Cara Mengelola Kas Kecil Dengan Imprest?

Setelah memahami kas kecil dan metode imprest, kini tibalah pada pembahasan mengenai cara mengelola kas kecil dengan metode imprest. Adapun secara garis besar langkah-langkah operasional kas kecil menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut:

• Perusahaan harus mengidentifikasi semua pengeluaran nominal yang harus dibayar dengan uang tunai. 
• Kemudian tetapkan jumlah dana kas kecil yang memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan dalam rentang waktu tertentu, baik seminggu, dua minggu atau sebulan. 
• Berikan penetapan dana kepada kasir kas kecil sebagai saldo kas kecil. 
• Kasir kas kecil melakukan pembayaran untuk setiap pengeluaran yang relatif kecil menggunakan kas kecil.
• Saat dana kas kecil menipis atau bahkan habis, maka kasir kas kecil menyiapkan laporan yang menunjukkan total pembayaran beserta tanda terima untuk meminta penggantian/ pengisian dana kembali sesuai jumlah nominal pengeluaran yang telah terjadi.
• Perusahaan Anda harus secara teratur memantau dana kas kecil sehingga tidak ada kemungkinan adanya perbedaan antara perkiraan jumlah kas dengan jumlah kas yang sebenarnya.
• Departemen administrasi harus melakukan proses investigasi yang sesuai jika menemukan ketidaksesuaian.

 

Contoh Pencatatan Kas Kecil Dengan Metode Imprest

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT XXX menetapkan dana kas kecil pada tanggal 1 Januari 2020 sejumlah Rp 500.000. Kemudian selama satu minggu pertama di bulan Januari 2019, kasir kas kecil melakukan transaksi dengan total pengeluaran Rp 415.000, dengan rincian : 2 Januari 2019 pembelian perlengkapan Rp. 15.0003 Januari 2019  pembayaran rekening listrik dan telepon masing-masong Rp. 150.0005 Januari 2019 pembelian bensin Rp. 40.0006 Januari 2019  pembayaran tenaga kerja Rp. 60.000 Saat kasir kas kecil mengeluarkan dana, ia tidak langsung mencatatnya dalam jurnal sehingga tidak akan merubah jumlah nominalnya. Namun, kasir kas kecil tetap memastikan setiap pengeluaran harus tercantum dalam bukti pengeluaran dan juga buku kas kecil. Pencatatan transaksi di atas ke dalam buku kas kecilnya seperti ini :

Januari2019 (Tgl)	Nama/ Keterangan	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo
1	Kas kecil	500.000		500.000
2	Perlengkapan		15.000	485.000
3	Rek. listrik		150.000	335.000
	Rek. Telepon		150.000	185.000
5	Bensin		40.000	145.000
6	Gaji		60.000	85.000
8	Pengisian kembali kas kecil	415.000		500.000

 Dari jurnal di atas, kas kecil kembali normal atau tidak berubah. Setelah pengisian ulang, saldo kas kecil tetap Rp 500.000 sesuai dengan saldo awalnya.