Cara Mengelola Uang Kas (Petty Cash) dalam Perusahaan

Kas pada umumnya merupakan salah satu alat pembayaran yang telah ditetapkan sah di Indonesia. Kas dapat berupa uang tunai, giro, cek, wesel pos, simpanan dalam bentuk uang tunai, dan sebagainya. Kas sendiri memiliki ciri yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran yang sah dan dapat diterima oleh bank dalam bentuk simpanan yang akan masuk sebagai salah satu aset perusahaan. Dalam dunia akuntansi, juga dikenal dengan yang namanya kas. Kas di dalam dunia akuntansi termasuk golongan aktiva lancar karena dalam suatu perusahaan sering mengalami keluar masuk kas. Dalam suatu perusahaan, kas dibagi menjadi 2 yaitu kas bank (kas perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk simpanan) dan kas kecil (petty cash).Pada pembahasan kali ini, kita akan membahas bagaimana cara mengelola uang kas kecil (petty cash) dalam suatu perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut, ada baiknya kita mengetahui apa itu kas kecil (petty cash).Kas kecil (petty cash) adalah uang kas atau dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dengan jumlah nominal yang relatif kecil dan bersifat rutin atau untuk membiayai kegiatan harian operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana terlalu besar misalnya membeli peralatan alat tulis kantor, biaya transportasi, materai, dan sebagainya. Cara mengelola uang kas kecil (petty cash) dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Penetapan batas saldo pada kas kecil

Setelah terbentuknya kas kecil, suatu perusahaan harus menetapkan jumlah saldo pada kas kecil yang disesuaikan dari kebutuhan operasional perusahaan dalam jangka waktu tertentu misalnya dalam jangka waktu sebulan. Untuk menentukan jumlah saldo pada kas kecil dapat dilakukan dengan metode pencatatan. Terdapat 2 macam metode pencatatan pada kas kecil yaitu metode tetap (imprest fund system) dan metode berubah atau disebut juga metode fluktuatif (fluctuating fund system). Metode tetap atau imprest merupakan metode pencatatan kas kecil dimana jumlah saldo kas kecil selalu tetap. Pemegang kas kecil harus selalu mencatat dan mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran setiap kali terjadi pengeluaran kas kecil. Jika kas kecil sudah hampir habis, pemegang kas kecil baru melakukan pencatatan yang didasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah terkumpul dan setelah itu, pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali kas sesuai dengan pencatatan yang telah dilakukan sehingga jumlah saldo yang diterima saat pengisian kembali akan sama dengan jumlah saldo yang diberikan saat pertama kalinya. Metode berubah atau fluktuatif merupakan metode pencatatan kas kecil dimana jumlah saldo kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Pencatatan dan pengumpulan bukti pengeluaran dicatat di dalam buku jurnal untuk kas kecil. Jika kas kecil sudah hampir habis, maka pemegang kas kecil akan melakukan pengisian ulang dan jumlah saldo pengisian ulang kas kecil tidak harus sama dengan jumlah saldo yang diberikan saat pertama kalinya sehingga saldo yang diterima bisa lebih besar ataupun lebih kecil.

2. Penggunaan kas kecil

Kas kecil hanya digunakan untuk pembayaran pembelian yang telah disetujui oleh Financial Controller. Pemegang kas kecil harus selalu mencatat semua pengeluaran yang dilakukan di dalam buku kas kecil dan mengumpulkan bukti pengeluaran seperti kuitansi, faktur, dan sebagainya yang kemudian akan dijadikan arsip atau disimpan.Setiap selesai melakukan transaksi, pemegang kas kecil harus menghitung jumlah saldo kas kecil secara fisik dan kemudian dicocokkan dengan pencatatan yang telah dibuat. Financial Controller akan melakukan pemeriksaan kembali kas kecil dengan mencocokkan saldo kas fisik dengan pencatatan yang ada guna menghindari adanya kecurangan.

3. Pengisian kembali kas kecil

Disaat kas kecil sudah menipis atau hampir habis maka pemegang kas kecil harus melakukan pengisian ulang kas kecil kepada Financial Controller. Pertama-tama, pemegang kas kecil harus mengajukan permintaan pengisian kembali kas kecil kepada Financial Controller atau bisa disebut dengan bendahara kas. Kemudian, pemegang kas kecil harus sudah menyiapkan daftar pencatatan pengeluaran yang dilampiri dengan bukti transaksi pengeluaran. Jika sudah sesuai maka Finacial Controller akan memberikan bukti tanda terima yang harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan sebagai bukti tanggung jawab terhadap saldo kas yang akan diberikan. Setelah itu, Financial Controller akan memberikan saldo kas kecil sesuai dengan jumlah nominal yang telah dikeluarkan sebelumnya jika menggunakan metode tetap dan jumlah nominal yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan jika menggunakan metode fluktuatif. Hal-hal yang harus diperhatikan saat mengelola kas kecil (petty cash) yaitu:

• Menggunakan kas kecil sesuai batasan yang telah ditetapkan berdasarkan pencatatan yang telah dilakukan sebelumnya. Pemakaian kas kecil tidak boleh melebihi batas yang telah ditentukan.
• Kas kecil tidak dipergunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan perusahaan sebab kas kecil digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan saja.
• Pengeluaran yang akan dilakukan harus diajukan terlebih dahulu dan disetujui oleh Financial Controller dengan cara ditandatangi sebagai bukti persetujuan penggunaan kas kecil. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penyalahgunaan penggunaan kas kecil untuk sesuatu yang tidak penting.

Berikut telah disampaikan pemaparan mengenai cara mengelola kas kecil dalam suatu perusahaan. Penerapan kas kecil pada perusahaan bersifat optional, bisa dipakai maupun tidak tergantung pada kebutuhan perusahaan itu sendiri. Pemakaian kas kecil sendiri semata-mata hanya untuk memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan. Untuk mengatur keuangan dalam perusahaan, termasuk pengelolaan uang kas, dapat digunakan sistem yang terintegrasi seperti Ukirama ERP. Ukirama ERP dapat mencatat dan memproses proses bisnis mulai dari penjualan, pembelian, persediaan, penggajian, akuntansi, hingga laporan keuangan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di sini .