Apa itu Aplikasi ERP?
Software ERP atau Enterprise Resource Planning merupakan sistem terpadu yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan atau menghubungkan proses proses yang ada serta merencanakan kebutuhan sumber daya dari perusahaan. Sistem ERP bertugas membantu perusahaan dalam mengelola operasional seperti penjualan, pembelian, produksi, keuangan, rantai pasok (supply chain), bisa juga sampai manajemen proyek dan sumber daya manusia. Apa saja tahap-tahap yang harus kita lalui supaya bisa memanfaatkan aplikasi ERP?
Tahap-tahap Menggunakan ERP
Biasanya, ada lima tahapan yang dilalui saat perusahaan mulai memakai aplikasi ERP:
- Analisis kebutuhan perusahaan
- Pengaturan ERP
- Implementasi
- Pelatihan
- Operasional/live
Pertama, konsultan ERP akan menganalisis kebutuhan perusahaan. Setiap perusahaan punya pola pembelian barang, penjualan produk, penyimpanan stok, dan pembukuan yang berbeda. Inilah pentingnya peran konsultan yang punya pengalaman di industri terkait. Kebutuhan ERP untuk restoran dan kafe misalnya, akan beda jauh dengan perusahaan properti, pabrik mobil, dan seterusnya. Bisnis makanan dan minuman mungkin tidak butuh fungsi modul manufaktur, maka modul tersebut bisa dimatikan atau tidak perlu dipasang.
Kedua, konsultan ERP akan menyesuaikan modul dan fitur yang dibutuhkan oleh setiap divisi. Misalnya di divisi akuntansi, ada perusahaan yang memakai down payment (DP), ada yang tidak. Ada perusahaan yang mewajibkan dokumen permintaan pengadaan (purchase requisition), dan ada yang tidak. ERP harus di-setting sesuai dengan alur bisnis di setiap divisi dalam perusahaan yang memakainya.
Ketiga, saatnya implementasi. Untuk ERP yang bermodel On Premise, maka perusahaan kamu harus menyediakan tempat dan perangkat server, serta tim yang menangani pemeliharaan server tersebut. Server inilah yang menangani data perusahaan dan semua laporan yang diproses oleh aplikasi ERP. Karena itu, sekarang banyak perusahaan yang berlangganan ERP dengan basis cloud computing. Dengan model cloud ini, perusahaan kamu cukup mengakses aplikasi ERP melalui koneksi internet saja, tanpa repot memelihara server sendiri. Salah satu penyedia ERP berbasis cloud yang terkemuka di Indonesia, contohnya Ukirama.
Keempat, konsultan ERP akan melatih para karyawan yang akan menjadi user di perusahaan kamu. Dari divisi keuangan, gudang, penjualan, procurement, sampai direktur dan owner, semua akan dibuat terbiasa dengan fungsi dan tampilan ERP tersebut. Maka, tampilan dan interface yang mudah dipahami sangatlah penting.
Terakhir, kini perusahaan kamu sudah siap untuk memakai ERP dalam operasional sehari-hari, atau biasa disebut “live”. Di tahap ini, kualitas aplikasi ERP bukan cuma dilihat dari fiturnya, tapi juga kualitas pelayanan dari penyedia aplikasi. Apa saja yang perlu kamu perhatikan kalau mau mulai memakai ERP?
Hal Penting untuk Diperhatikan
Pertama, kamu harus tahu apakah ERP yang akan kamu gunakan punya fitur-fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jangan sampai kita membayar untuk aplikasi yang kurang sesuai. Jangan sampai juga kita membayar terlalu mahal dan mengeluarkan tenaga terlalu banyak karena memakai ERP yang punya segudang fitur dan tidak terpakai oleh kita.
Kedua, perhatikan biaya-biaya tambahan yang akan muncul di masa depan. Apakah instalasi dan implementasi ERP yang kamu mau sudah termasuk biaya pelatihan untuk user? Apakah akan dikenakan biaya untuk update software? Adakah biaya tambahan untuk server? Apakah dikenakan biaya untuk menambah jumlah user?
Ketiga, pastikan bahwa penyedia ERP kamu memberikan pelayanan customer support yang baik. User di perusahaan manapun pasti akan menemui kendala teknis, dan butuh bantuan dari tim support. Ada perusahaan penyedia ERP yang tidak memberikan support sama sekali, dan ada juga yang fokus untuk memberikan pelayanan premium tanpa dikenakan biaya, misalnya Ukirama.
Rekomendasi ERP
1. Ukirama ERP
Ukirama adalah salah satu penyedia software ERP berbasis cloud terbaik di Indonesia. Ukirama menyediakan solusi bisnis yang terjangkau dan implementasi yang cepat serta mudah. Ukirama sudah memiliki modul lengkap mulai dari accounting, finance, purchase & sales, inventory, project management, hingga human resources, yang semuanya terintegrasi. ERP dari Ukirama punya fitur andalan seperti dashboard dengan visualisasi business intelligence, pemberian approval tunggal maupun bertingkat untuk setiap dokumen, dan sebagainya. Dengan modul lengkap dan basis cloud yang tidak perlu biaya perawatan, Ukirama ERP bisa menjadi pilihan untuk perusahaan yang ingin solusi software jangka panjang, didukung oleh customer support yang baik, cepat dan mudah diimplementasikan.
2. Oracle & NetSuite
Oracle adalah salah satu penyedia software ERP yang memiliki modul lengkap, dan bisa dibilang salah satu brand ERP pertama dan terbaik. Oracle paling banyak digunakan oleh perusahaan berskala besar, yang sudah tidak berpikir dua kali untuk mengeluarkan dolar dalam jumlah besar. Karena mengusung nama besar sebagai salah satu pionir software ERP, Oracle punya modul lengkap dan membutuhkan biaya relatif mahal untuk bisa diimplementasikan di perusahaan. Pelanggan yang menggunakan software dari Oracle pun banyak yang memiliki dan memasang perangkat server di gedung sendiri, atau biasa disebut on-premise. Otomatis, pengguna Oracle harus siap mengeluarkan biaya server, biaya gedung dan menggaji tim IT khusus yang pastinya tidak sedikit. Kelebihan utamanya, Oracle menjanjikan tingkat keamanan lebih dan kualitas produk terbaik. Produk Oracle bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang tidak khawatir dengan biaya, memiliki ruangan luas, dan tim IT yang cukup besar.
Sementara, NetSuite adalah perusahaan ERP yang dibeli oleh Oracle pada tahun 2016. Di satu sisi, NetSuite Hadir dengan fitur dan modul lengkap dari accounting hingga manufaktur, tapi di sisi lain, layanan customer support untuk NetSuite relatif terbatas. Pelanggan NetSuite akan dikenakan biaya tambahan bila membutuhkan bantuan ekstra. Dalam software NetSuite juga agak sulit untuk membuat format laporan inventaris maupun keuangan secara custom. Walau begitu, NetSuite tetap menjadi salah satu pilihan terbaik dengan 13 modul lengkap.
3. SAP
SAP sebagai salah satu pionir aplikasi sistem operasi bisnis, juga menjadi salah satu pilihan penyedia layanan ERP. Selain memiliki berbagai modul ERP, SAP juga menawarkan fitur unggulan yang memungkinkan integrasi software dengan e-commerce. Selain integrasi canggih, SAP punya kemudahan yang lebih di aspek data sharing antar-database. Di sisi lain, SAP punya kekurangan dalam aspek biaya yang relatif mahal, serta memerlukan user yang cukup ahli soal teknis. Tidak jarang, perusahaan harus menggaji karyawan lebih tinggi untuk mengoperasikan SAP. Ini dikarenakan SAP relatif sulit digunakan, sehingga agak kurang bersahabat untuk user pemula. Dengan demikian, SAP bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang butuh integrasi tinggi dan punya sumber daya manusia memadai.
Pelajari lebih dalam tentang ERP dan Ukirama, di sini.
