Cari Tahu Cara Buat Laporan Piutang Pelanggan bagi Perusahaan Dagang Anda

Jika Anda baru saja terjun ke dunia bisnis, akan ada banyak hal yang perlu dipelajari dan dipahami agar bisnis Anda dapat berjalan dengan baik dan lancar. Apakah Anda tahu apa yang paling penting bagi seorang pebisnis? Penjualan dan profit memang sangat penting bagi perputaran roda bisnis usaha Anda. Namun, tahukah Anda bahwa bagi perusahaan besar yang saat ini sedang menikmati porsi pasar yang besar dan mendominasi, data adalah hal yang terpenting dan menjadi prioritas kegiatan bisnis. Pasalnya, tanpa data berarti tim tidak akan tahu bagian mana yang perlu diperbaiki atau didorong dan bagian mana yang memberikan kontribusi terbesar terhadap pemasukan perusahaan. Jika Anda tidak tahu hal-hal penting tersebut, maka perusahaan tidak akan dapat berjalan dengan baik atau bahkan bisa gulung tikar. Oleh karenanya, bagi perusahaan membuat semua laporan yang berhubungan dengan bisnis merupakan suatu kewajiban. Salah satu laporan yang harus Anda miliki adalah laporan piutang konsumen atau pelanggan. Apa sih yang dimaksud dengan laporan piutang pelanggan?Piutang yang juga sering disebut sebagai Account Receivables (AR) dalam bahasa Inggris merupakan salah satu jenis dari transaksi akuntansi yang memiliki pengertian penagihan kepada konsumen atau pelanggan yang telah berhutang. Adapun pihak yang memberikan hutang kepada konsumen atau pelanggan bisa bermacam-macam, seperti individu atau perorangan, perusahaan, atau organisasi. Biasanya piutang ini ada karena orang tersebut telah mendapatkan barang dengan sistem kredit. Hal yang lazim dilakukan oleh perusahaan dagang dalam menangani piutang ini adalah dengan membuat tagihan yang nantinya dikirimkan kepada orang tertagih, dimana akan ada tenggat waktu yang disebut juga termin kredit untuk melakukan pembayaran.Untuk piutang ini pun telah diatur dalam UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, dimana laporan piutang harus disajikan dalam bentuk sistem akuntansi akrual. Dengan adanya UU tersebut maka menjadikan penerapan sistem akuntansi menjadi aktual.Laporan Piutang merupakan laporan yang berisikan informasi mengenai kewajiban konsumen yang harus diterima oleh perusahaan pada periode tertentu. Laporan piutang sangat penting bagi perusahaan dagang karena untuk mengetahui berapa banyak nominal yang belum terbayarkan dari customer yang ada. Laporan piutang biasanya akan menyajikan data-data kode pelanggan, nama pelanggan, saldo awal piutang, Penjualan, Uang Muka, Potongan Penjualan, Retur Penjualan, PPN, Pembayaran Piutang dan Saldo Akhir Piutang. Contoh dari laporan piutang salah satunya adalah Laporan Piutang Usaha Per Salesman dan Piutang Usaha Per Pelanggan. Jenis-Jenis Piutang yang Perlu Anda KetahuiSetidaknya ada 3 jenis piutang yang bisa Anda pelajari dengan aktivitas bisnis di dalamnya, seperti dibawah ini:

• Piutang Usaha (Account Receivable)

Jenis piutang yang pertama ini merupakan dalam bentuk kredit yang dibeli melalui pelanggan dari proses jual beli berupa barang atau jasa. Biasanya, masa tagihan piutang usaha kurang lebih antara 1 sampai 2 bulan dan apabila dilihat dari sisi jumlahnya, maka jenis piutang ini adalah yang  paling besar.Piutang dagang sendiri terdiri dari beberapa jenis piutang yang ada di dalam dunia bisnis. Perusahaan yang memiliki Piutang Dagang harus selalu memperhatikan tanggal jatuh tempo serta jumlah pembayarannya. Karena jika tidak, maka aset perusahaan bisa diambil sebagai gantinya.

• Wesel Tagih (Notes Receivable)

Sesuai dengan namanya, jenis piutang yang satu ini memiliki bentuk fisik berupa surat formal yang diterbitkan untuk mengukur besaran hutang dan berisikan tentang pernyataan bahwa pihak berhutang harus memberikan pembayaran sesuai dengan isi ketetapan dokumen/wesel. Karena bersifat formal, maka penggugatnya akan bisa diproses lebih cepat jika ketetapan yang ada pada wesel tidak dipenuhi.Berbeda dengan Piutang Usaha, Wesel  Tagih ditargetkan dengan masa pelunasan antara 2 hingga 3 bulan yang bisa diperpanjang apabila pihak yang memiliki hutang bersedia untuk membayar bunga di samping jumlah pinjaman awalnya. Namun, Piutang Usaha dan Wesel Tagih memiliki kesamaan yaitu dari segi transaksinya yang dapat dikelompokkan sebagai piutang dagang (trade account).Pada umumnya perusahaan yang berhutang memiliki jumlah ketersediaan uang kas dalam nominal terbatas. Lalu, perusahaan tersebut mengajukan promissory notes receivable yang berupa aset piutang. Nantinya dokumen ini akan menjadi bukti piutang dan sebagai aturan resmi untuk pelunasannya.

• Piutang Lain-Lain (Other Receivables)

Piutang jenis merupakan salah satu jenis piutang yang lebih luas. Salah satu contoh dari Piutang Lain-Lain adalah piutang gaji, piutang bunga, restitusi pajak, serta yang nyka karyawan. Karena piutang ini bersifat luas, maka pencatatannya dapat dilaporkan secara terpisah dalam neraca. Cara Membuat Laporan Piutang PelangganSetelah memahami arti dari Laporan Piutang serta berbagai macam jenisnya, Anda juga harus tahu bagaimana cara membuat laporan piutang yang dapat diterapkan pada usaha milik Anda sendiri. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dan digunakan dalam pencatatan piutang ke dalam kartu piutang?

1. Faktur Penjualan

Faktur penjualan digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini juga dilampiri dengan surat muat atau bill of lading dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.

2. Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk biasanya digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur/terhutang. Dasar pencatatan ke dalam piutang menggunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber pencatatan yang dilakukan.

3. Memo Kredit

Dokumen selanjutnya yang dibutuhkan ialah memo kredit, dimana dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan untuk retur penjualan. Pada umumnya, memo kredit dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, maka memo kredit merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan pada laporan piutang pelanggan.

4. Bukti Memorial (Journal Voucher)

Dokumen yang terakhir yang dibutuhkan untuk pencatatan laporan piutang adalah Bukti Memorial atau disebut juga dengan Journal Voucher, dimana dokumen ini merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum, yang dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan kewenangan penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. Dalam pencatatan laporan piutang pelanggan, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Berikut dibawah ini adalah contoh laporan piutang pelanggan atau konsumen yang dapat Anda jadikan referensi.