Seperti diketahui, perusahaan kuliner merupakan perusahaan yang menjual berbagai jenis makanan dan minuman. Biasanya menyediakan aneka menu, bentuk, rasa yang siap untuk dinikmati. Intensitas keluar masuk bahan makanan pada perusahaan kuliner cukup tinggi melihat penjualan dan pembelian menjadi aktivitas utama.
Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan perlu membuat sebuah daftar laporan keluar masuk bahan makanan. Yang bertujuan monitor persediaan bahan makanan yang ada pada perusahaan.
Pengelolaan stok bahan makanan dibutuhkan oleh berbagai jenis perusahaan kuliner. Mengingat produk yang dihasilkan rentan terhadap basi, mudah bau, expired terbatas. Nah, stock bahan perlu diperhitungkan agar bahan makanan tidak terbuang atau dimakan kutu, tentu dengan membutuhkan penyusunan laporan secara optimal. Selain itu, manajemen gudang perlu diperhatikan.
Jika manajemen persediaan bahan makanan dan penyusunan laporannya, akibatnya stock barang tak sesuai dengan jumlah penjualan untuk setiap kali produksi, maka perusahaan akan mengalami kerugian cukup besar.
Sebelum membuat laporan keluar masuk bahan makanan untuk perusahaan kuliner, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
Persiapan data, data diperoleh dari tahun sebelumnya dan periode akhir dalam menentukan target pemasaran dan ramalan penjualan pada periode sekarang.
Buat forecast, untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk periode sekarang dan perhatikan setiap jenis itemnya.
Pengecekan sebelum barang disimpan, optimalkan pengecekan sebelum barang dimasukan ke dalam gudang. Berilah kode nama setiap item barang untuk mempermudah mengetahui ada tidaknya barang yang dicatat. Proses ini juga untuk menyortir bahan yang tidak layak pakai.
Berilah kode setiap item barang
Pisahkan stok lama dengan yang baru, usaha stok bahan pertama kali dibeli segera digunakan. Bisanya perusahaan kuliner menggunakan bahan- bahan makanan yang fresh dan stok bahan mentah juga tidak terlalu banyak.
Prosedur dalam keluar barang: mulai dari pemeriksaan barang yang akan dikirim mulai periksa barang yang akan dikirim oleh kepala gudang, periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang, lalu ditandatangani oleh kepala gudang apabila barang sudah sesuai, kemudian serahkan surat pengiriman barang dan barangnya kepada pengirim barang, lakukan pemeriksaan kembali untuk mengecek kesesuaian barang dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.
Dan packing barang dan masukan dalam mobil pengangkut barang atau pengiriman, setelah itu lakukan pencatat pengiriman barang oleh admin gudang pada buku ekspedisi pengiriman, serahkan kembali SP dan SPB lembar ke 2-3 telah ditandatangani, di stempel oleh penanggung jawab setelah pengiriman barang dari admin gudang, kemudian periksa kembali kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman lalu arsipkan ke lembar 2-3 dan serahkan bukti transaksi tersebut SPB lembar ke 2 ke bagian pajak.
Sistem pengeluaran barang untuk perusahaan kuliner menggunakan FIFO. FiFO dimana produk barang yang pertama diterima dulu agar diutamakan untuk dikeluarkan.
Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Bahan Makanan Dengan Excel
Langka pertama dengan membuat sebuah katalog barang terdiri dari kode barang, nama barang, stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, stok akhir. Ilustrasinya:
Buat tabel barang masuk dan tabel barang keluar, berikut contoh tabel laporan barang masuk dan barang keluar:
Buatlah rumus laporan stok barang
Rumus VLOOKUP pada excel digunakan untuk mengambil isi dari sebuah cell yang ada dalam rentang tertentu dengan kategori yang sudah ditentukan sebelumnya. Dalam file contoh rumus vlookup ini gunakan dalam sheet kode barang pada tabel 2 dan kode barang pada tabel 1 untuk mengambil nama barang berdasarkan kode barang. Berikut contoh pengaplikasi pada tabel barang masuk dibawah ini:
Contoh rumus hitungan excel untuk masukan data ke kolom tabel nama barang dengan memakai kode barang pada tabel barang keluar:
Rumus SUMIF pada excel yang dapat digunakan untuk menjumlahkan angka dari sebuah range dengan syarat tertentu. Contoh pengaplikasian pada tabel katalog barang dalam sheet kode barang tabel katalog barang dan kode barang pada tabel 3 serta jumlah keluar pada tabel 3 berikut gambarannya:
Begitu juga dalam perhitungan pada tabel dibawah ini dengan cara sheet kode barang tabel katalog barang dan kode barang pada tabel 2 serta jumlah masuk pada tabel 2. Terlihat pada gambar berikut:
Perhitungan pada tabel katalog barang dibawah ini dengan cara sheet stok awal ditambah jumlah barang masuk dikurangi jumlah barang keluar sehingga menghasilkan jumlah stok akhir. Gambarnya:
Gambaran tabel keseluruhan hasil dengan menggunakan semua perhitungan diatas memakai rumus excel sebagai berikut:
Selain dengan perhitungan Excel, ada beberapa software yang bisa memudahkan dalam melakukan pencatatan keluar masuk barang yang dapat digunakan untuk pelaporan arus keluar masuknya barang.
Demikian pembahasan mengenai cara membuat laporan keluar masuk bahan makanan untuk perusahaan kuliner yang perlu dipahami. Dalam menyusun laporan tersebut membutuhkan ketelitian dan keakuratan data sehingga laporan yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan, relevan agar tak berdampak pada kerugian pada bisnis usaha.
