Contoh Cara Membuat Stock Opname pada Bisnis Retail

Dalam bisnis retail seperti supermarket / pasar swalayan, memiliki banyak persediaan barang-barang baik yang akan dijual langsung ke konsumen maupun yang masih berada dalam gudang, yang nantinya akan dikeluarkan secara perlahan jika stok yang lama sudah menipis / sudah habis. Dapat dikatakan bahwa persediaan barang-barang yang ada pada bisnis retail merupakan jantung bagi keberlangsungan usaha pada bisnis retail. Maka dari itu, para pelaku bisnis retail harus melakukan pengelolaan stok barang secara berkala sebagai upaya pengendalian stok barang yang ada dalam gudang agar persediaan stok yang ada jika mengalami kerusakan, hilang, habis, atau kadaluarsa, pihak manajemen dapat mengetahuinya dengan mudah dan dapat mengambil keputusan dengan cepat atas permasalahan tersebut. Pengelolaan stok barang pada bisnis retail dapat disebut juga sebagai stock opname.  Stock opname merupakan salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stock barang dagangan dalam bentuk fisik di gudang yang dihitung secara akurat sebelum dijual kepada konsumen. Stock opname dilakukan dengan cara menyesuaikan perhitungan jumlah stok barang yang tercatat pada jurnal dengan jumlah stok barang fisiknya. Stock opname dalam aktivitas bisnis retail merupakan persyaratan paling umum dari sistem persediaan periodik. Stock opname dapat dikatakan sebagai kegiatan atau tahap yang paling menyita waktu dikarenakan seluruh barang yang ada dalam gudang harus dihitung seluruhnya - meskipun jumlah barangnya ribuan sekalipun -  secara langsung tanpa terkecuali. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui data lengkap dan akurat atas barang yang tersisa di dalam gudang yang nantinya akan dikeluarkan dari dalam gudang dan dijual kepada konsumen. Namun seiring dengan berkembangnya teknologi, kini stock opname dapat dilakukan dengan lebih mudah, efisien, dan akurat yaitu dengan menerapkan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU). SKU (Stock Keeping Unit) merupakan identitas pada setiap jenis barang ritel yang berupa kode unik guna memudahkan perusahaan untuk mengenal jenis-jenis stok barang yang ada. Kode yang digunakan biasanya berkaitan dengan merek, warna, ukuran, dan tipe barang.  SKU antara satu jenis barang dengan jenis barang yang lain akan berbeda. Biasanya, SKU dicetak dalam barcode. Dengan adanya penerapan SKU maka memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan stok barang yang ada. Stock opname memiliki beberapa manfaat yang berguna bagi bisnis ritel yaitu:

• Menghindari kemungkinan adanya penyimpangan atas stok barang dalam gudang, baik itu kekurangan maupun kelebihan stok. 
• Jika persediaan stok barang ada yang mengalami kerusakan, hilang, habis, atau kadaluarsa, maka pihak manajemen yang bersangkutan dapat menangani masalah tersebut secara cepat sehingga menghindari terjadinya kekosongan stok yang akan dijual nantinya. 
• Stock opname digunakan sebagai analisis pengelolaan stok barang untuk di tahun-tahun berikutnya dengan melihat data stock opname tahun sebelumnya sehingga perkembangan bisnis ritel dapat lebih ditingkatkan oleh perusahaan.
• Dengan adanya stock opname, maka dapat dengan mudah untuk mengetahui arus masuk dan keluarnya barang dagang secara akurat.
• Penggunaan stock opname dapat memudahkan untuk mengetahui kondisi stok yang ada di dalam gudang secara pasti. 
• Stock opname juga bermanfaat untuk menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang dalam suatu perusahaan.

Stock opname umumnya dilakukan oleh perusahaan dalam periode akhir tahun, 4 bulan sekali, dan 3 bulan sekali. Namun, untuk perusahaan-perusahaan besar dengan Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang baik, biasanya mereka melakukan stock opname dalam periode setiap sebulan sekali, tentunya dengan persiapan yang dilakukan seminggu atau sehari sebelum stock opname dilakukan. Lantas bagaimana cara membuat stock opname pada bisnis retail? Berikut akan dijelaskan contoh cara membuat stock opname yaitu:

1. Tahap Awal

Tahap awal umumnya dilakukan dari jauh-jauh hari yaitu sekitar satu minggu sebelum melakukan stock opname. Yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

1. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk mempersiapkan stiker atau tag yang akan digunakan untuk memberi tanda pada barang yang telah dihitung nantinya.
2. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk merapikan stok barang dengan memisahkannya sesuai dengan kode dan jenis barang sehingga pada saat melakukan stock opname tidak akan terjadi kesalahan karena lokasi barang yang tidak beraturan/berantakan. 
3. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk melengkapi stok barang yang ada dalam gudang dengan barcode sesuai dengan jenis barang antara yang satu dengan yang lain agar nantinya dapat memudahkan perhitungan pada saat melakukan stock opname.
4. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “tidak dihitung’. Stiker ini akan digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung nantinya pada saat melakukan stock opname.

2. Tahap Persiapan

Tahap persiapan biasanya dilakukan H-1 sebelum melakukan stock opname. Yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

1. Memanggil semua tim yang berkaitan dengan proses stock opname untuk melakukan briefing. Disini akan dijelaskan mengenai tugas masing-masing yang akan dilakukan pada saat stock opname. 
2. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional perusahaan pada H-1.
3. Memberi instruksi kepada bagian gudang untuk menghentikan semua mutasi barang yang terhitung sejak ditutupnya jam operasional perusahaan sampai dengan selesainya proses stock opname.

3. Tahap Stock Opname

Tahap ini merupakan tahap dimana stock opname akan dilakukan. Yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah:

1. Memastikan kembali semua transaksi yang berkaitan dengan stok barang apakah sudah terinput semua ke program.
2. Jika stok barang sudah terinput semua ke program, print semua stok barang dari program lalu bagikan ke bagian accounting dari masing-masing tim stock opname. 
3. Proses stock opname sedang berjalan. Setiap stok barang yang telah dihitung, diberi stiker atau tag agar tidak terjadi double perhitungan. 
4. Setiap lembar stock yang telah diisi penuh oleh hasil opname kemudian diserahkan ke tim input untuk mulai diinput ke Microsoft Excel. Format Microsoft Excel yang digunakan harus dapat menunjukkan perbandingan antara stock versi program dengan hasil stock opname sehingga nantinya dapat diketahui stok mana saja yang terjadi selisih. 
5. Setelah proses stock opname selesai, selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang jika terjadi selisih antara hasil stock opname dengan stok versi program.
6. Saat semua proses telah selesai, hasil stock opname diserahkan ke bagian accounting untuk selanjutnya dilakukan adjustment stock / penyesuaian persediaan ke program. 

Seperti yang telah diketahui, setelah selesai dalam proses pencatatan, hasil dari stock opname harus diinput ke Microsoft Excel. Berikut cara membuat laporan stock opname dengan menggunakan Microsoft Excel:

• Pertama, buat tabel form yang akan digunakan untuk laporan stock opname. Tabel form dibuat di sheet 1 dan beri nama “Database Laporan Stock Opname”. Buatlah beberapa kolom yang terdiri dari nomor, kode barang, nama barang, satuan, harga pokok, nilai dan jumlah persediaan awal, nilai dan jumlah penjualan, nilai dan jumlah barang masuk, nilai dan jumlah persediaan akhir, nilai dan jumlah persediaan gudang, jumlah dan nilai selisih kurang/lebih, dan keterangan

• Input data-data stok yang telah dihitung sebelumnya di kode barang, nama barang, satuan, harga pokok, harga jual satuan, jumlah persediaan awal, jumlah penjualan, jumlah barang masuk, dan jumlah persediaan gudang
• Pada kolom nilai persediaan awal, isi dengan =E8*G8 (harga pokok x jumlah persediaan awal)
• Pada kolom nilai penjualan, isi dengan =F8*I8 (harga jual satuan x jumlah penjualan)
• Pada kolom nilai barang masuk, isi dengan =E8*K8 (harga pokok x jumlah barang masuk)
• Pada kolom jumlah persediaan akhir, isi dengan =G8-I8+K8 (jumlah persediaan awal – jumlah penjualan + jumlah barang masuk)
• Pada kolom nilai persediaan akhir, isi dengan =E8*M8 (harga pokok x jumlah persediaan akhir)
• Pada kolom nilai persediaan gudang, isi dengan =E8*O8 (harga pokok x jumlah persediaan gudang)
• Lakukan pencocokan data dengan menginput data pada kolom selisih (kurang/lebih). Pada kolom jumlah selisih, isi dengan =M8=08 (jumlah persediaan akhir = jumlah persediaan gudang). Pada kolom nilai selisih, isi dengan =Q8=E8 (jumlah selisih = harga pokok). Bila hasil perhitungan, rumus minus (-) berarti terjadi selisih kurang dan jika rumus plus (+) berarti terjadi selisih lebih. Data yang benar adalah jika selisihnya 0.  
• Bila ada selisih kurang maupun lebih yang terjadi, maka di kolom keterangan, isi dengan alasan mengapa bisa terjadi selisih tersebut. 

Demikian pembahasan mengenai contoh cara membuat stock opname pada bisnis retail. Semoga artikel kali ini bermanfaat bagi Anda semua yang ingin melakukan stock opname.