Contoh Mengelola Stok Barang Dagang Di Gudang Secara Sederhana Dengan Excel

Setiap perusahaan memiliki tujuan mendapatkan keuntungan. Untuk itu, perusahaan melakukan produksi barang / jasa yang nantinya akan dijual di pasaran. Khusus untuk perusahaan produksi barang, maka adanya barang yang masuk gudang merupakan hal yang wajar dan pasti ada, apalagi bila perusahaan tersebut bergerak di bidang manufaktur. Tidak ada satupun perusahaan yang tidak memiliki stok barang di gudang.Dalam prosesnya, aktifitas keluar-masuknya barang dari dan menuju gudang tentu menjadi aktivitas harian yang wajar, bahkan harus dilakukan. Aktivitas gudang sangat mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan barang di pasaran, terutama ketika pemenuhan barang sedang tinggi. Untuk melakukan pengelolaan stok barang, maka diperlukan adanya laporan inventaris yang mencatat transaksi keluar-masuknya barang. Tujuannya agar memudahkan pengelolaan dan kontrol ketersediaan stok barang perusahaan.Meskipun dilihat sederhana dan seringkali diabaikan, catatan inventaris gudang sangat penting karena tanpa adanya catatan ini, perusahaan akan sulit mengetahui jumlah barang yang ada di gudang. Dampaknya, barang di gudang terlalu menumpuk hingga tidak bisa dijual, atau bahkan barang yang ada tidak bisa memenuhi permintaan pasar.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Membuat Laporan Keluar Masuk Barang

Meskipun tujuan mencatat barang masuk gudang, barang keluar, serta jumlah barang di gudang, pembuatan laporan inventaris tidak boleh sembarangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika membuat laporan stok gudang:

1. Persiapkan data

Perlu seorang yang khusus bertanggungjawab menangani pencatatan. Jangan sampai meminta SDM lain yang sudah memegang pekerjaan lain. Pencatatan gudang harus dilakukan dengan cermat, akurat, dan fokus yang tinggi. 

2. Lakukan forecasting

SDM yang bertanggung jawab pada pencatatan gudang harus bisa memahami data secara makro mulai dari periode yang lampau hingga yang terupdate. Selain itu, juga harus mampu melakukan forecasting penjualan pada periode yang sedang berjalan serta di waktu yang akan datang.

3. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan

Tanggung jawab SDM pencatatan gudang tidak hanya mencatat saja. Namun juga bertanggung jawab memastikan bahwa barang yang masuk kedalam rak sudah sesuai secara jumlah dan kualitas. Karena itu, proses pengecekan setiap barang yang masuk dan keluar gudang adalah hal yang sangat penting.Dengan informasi yang akurat, pencatatan juga akan akurat. Ini akan sangat berguna untuk meminimalisir kesalahan, kehilangan, dan kerusakan barang.

4. Beri kode pada setiap barang

Pemberian kode pada setiap stok barang akan memudahkan proses pencatatan barang. Selain itu, ini juga akan memudahkan  pencarian barang di kemudian hari.

5. Mengklasifikasikan stok lama dan stok baru

Ini sangat penting, terutama bila produk yang disimpan memiliki batas expired. Hal ini akan memudahkan pemilihan barang mana yang harus keluar terlebih dahulu, dan barang mana yang masih bisa disimpan di gudang.

Membuat Laporan Stok Barang di Gudang Dengan Excel

Untuk melakukan pencatatan barang, bisa dilakukan dengan menggunakan excel maupun software. Keduanya memiliki karakteristik dan caranya masing-masing. Pencatatan gudang dengan menggunakan excel sangat sederhana dan cocok diterapkan untuk usaha kecil-menengah.Microsoft excel merupakan salah satu tools windows yang digunakan hampir seluruh komputer di dunia. Excel digunakan sebagai alat pencatatan gudang karena dapat menyusun stok barang dengan mudah dan sederhana mulai dari penjualan, pembelian, pemesanan, pembelian, stok gudang. Dari segi harga juga cenderung murah.Excel juga menyediakan berbagai jenis formula / rumus yang dapat memproses data yang diinput secara otomatis sehingga sangat memudahkan pekerjaan pengelolaan inventaris gudang.

Cara Membuat List & Sistem Inventory Gudang Di Excel

Untuk membuat list sistem inventory gudang retail, anda bisa membuat secara manual atau memanfaatkan tools formula yang disediakan excel.

Mengelola Stok Barang Secara Manual Menggunakan Blank Workbook

Untuk membuat stok barang dari blank workbook, langkahnya adalah:

1. Buka microsoft excel, dan pilih blank workbook

2. Blok cell A1 – J2, kemudian pilih tab Home > Aliggment > Merge & Center
3. Pada cell A4, buat kolom untuk kode produk, nama barang, stok awal, stok masuk, nama pengirim, tanggal masuk, stok keluar, tanggal keluar, nama penerima, stok ahir.
4. Buatlah header dengan cara block semua kolom yang sudah dibuat tadi, kemudian beri warna.
5. Blok kolom A4 – J4, kemudian tarik ke bawah sampai nomor tertentu (sesuaikan dengan jumlah barang yang akan di inventaris). Kemudian pilih tab Home > Font > All borders

6. Blok pada nomor kolom 5, kemudian pilih tab view > freeze panes > freeze panes. Sekarang, header kolom anda tidak akan hilang meskipun anda scroll halaman ke bawah (lihat nomor kolom pada gambar berikut)

 

7. Sekarang kolom sudah bisa digunakan untuk  melakukan pencatatan stok gudang. Lakukan pengisian data secara disiplin dan sesuai dengan kaidah pencatatan laporan stok gudang yang sudah dijelaskan di awal. Jangan lupa sesuaikan dengan ketentuan perusahaan.

Mengelola Stok Barang Dengan Template Excel

Syarat untuk menggunakan template inventory dari excel adalah harus log in ke akun microsoft serta disarankan menggunakan excel versi 2016 keatas. Langkah-langkahnya tentu saja jauh lebih simple, sebagai berikut:

1. Buka aplikasi excel, kemudian ketik “Inventory“ pada form pencarian.

2. Cari template khusus untuk stok barang, dan pilih jenis template yang sesuai dengan kebutuhan/keinginan. Untuk melihatnya, Anda bisa menggunakan fitur “live preview”. 
3. Pilih “Create” untuk menggunakan template yang dipilih.

4.  Form pengelolaan stok barang sudah siap, anda hanya perlu mengisinya sesuai dengan data-data barang yang masuk/keluar gudang. Lakukan pencatatan secara disiplin sesuai dengan kaidah pencatatan laporan stok gudang yang sudah dijelaskan di awal.

Mengelola Stok Barang Dengan Rumus Excel

Cara ini mungkin adalah cara yang paling rumit dalam pembuatannya, tetapi kedepannya akan sangat memudahkan dalam pengelolaanya. Dengan form rumus ini, aktivitas pengelolaan gudang mulai dari menghitung jumlah penjualan, keuntungan, stok persediaan yang tersisa secara otomatis. Untuk mempermudah, file bisa di download di (lampiran file).Format laporan dibagi menjadi 4 sheet yang masing-masing memiliki fungsinya sendiri, sebagai berikut:

1. Sheet 1: Input Barang

Fungsinya adalah untuk input data barang mulai dari nomor, kode barang, nama barang, harga beli, harga jual, dan jumlah barang. Untuk melakukan pengelolaan, Anda hanya perlu mengisi kolom nomor, kode barang, nama barang, harga beli, dan harga jual barang. Untuk stok barang akan mengikuti input di sheet “Stok Masuk”

2. Sheet 2: Stok Masuk (stok baru masuk gudang)

Fungsinya adalah  untuk menginput jumlah stok barang yang nantinya otomatis terintegrasi dengan data  pada sheet “Input Barang” dan “Laporan”. 

3. Sheet 3: Stok Keluar (penjualan barang)

Didalamnya, terdapat kolom nomor, tanggal, kode barang, nama barang, jumlah, harga jual, dan total harga. Fungsinya adalah  untuk merekap jumlah penjualan barang setiap harinya yang nantinya otomatis terintegrasi dengan data pada sheet “Input Barang” dan “Laporan”. 

4. Sheet 4: Laporan Barang

Fungsinya adalah untuk menampilkan data penjualan, keuntungan, ketersediaan stok, dan data-data lainya.Catatan:

• Untuk penggunaanya, pastikan bahwa penginputan kode barang dan nama barang sesuai dengan data di sheet “Input Barang”. Bila ada kesalahan ketik 1 huruf saja akan mengakibatkan rumus tidak bekerja. 
• Bila ingin menambahkan jumlah barang, blok data pada kolom terakhir, kemudian arahkan kursor pada pojok kanan bawah. Setelah itu, drag ke bawah sesuai jumlah barang yang ingin anda tambahkan. Barulah merubah data-data seperti: kode barang, nama barang, harga beli, dan harga jual barang (ini berlaku untuk di semua sheet).

Khusus untuk sheet “Laporan”, urutan nama barang harus sesuai dengan yang ada pada sheet “Input Barang”.