Definisi, Alasan, Tahap-tahap, Contoh, dan Manfaat Proses Bisnis dalam Sebuah Perusahaan

Mendengar kata bisnis pasti pikiran semua orang tertuju kepada perusahaan. Wajar karena biasanya yang menjalankan suatu bisnis apapun bentuknya itu dikenal sebagai perusahaan. Umumnya di dalam menjalankan bisnis inilah, sebuah perusahaan selalu membuat perencanaan serta strategi terlebih dahulu agar dapat menghasilkan suatu produk barang dan jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan perusahaan. Untuk melaksanakan strategi dan semua perencanaan yang telah ditetapkan itu, perusahaan akan berupaya memberdayakan seluruh sumber daya yang dimilikinya melalui suatu proses yang dinamakan sebagai proses bisnis agar dapat mencapai tujuan seperti yang diharapkan tersebut. Oleh karena setiap perusahaan memiliki tujuan yang tidak sama, maka tentunya proses bisnis yang dilakukan masing-masing perusahaan pun berbeda-beda pula. 

Definisi Proses Bisnis

Seperti dikutip pada laman Merdeka yang disadur dari buku Thomas Devenport yang berjudul Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology, menerangkan bahwa proses bisnis itu adalah suatu rangkaian aktivitas terstruktur yang dirancang untuk bisa menghasilkan sebuah produk barang atau jasa. Atau secara umum bisa dikatakan bahwa proses bisnis itu adalah suatu urutan kegiatan kerja yang dilakukan dalam sebuah perusahaan untuk mengatur proses dari awal hingga akhir demi mencapai suatu tujuan tertentu seperti yang diinginkan. Karena definisi inilah maka hampir semua kegiatan yang menghasilkan layanan atau produk dan dilakukan oleh sebuah perusahaan disebut sebagai proses bisnis. Apapun bentuk produknya dan seberapa besar atau kecilnya produk tersebut akan tetap dianggap sebagai suatu proses bisnis. Dan apapun yang terjadi di dalam perusahaan mulai dari awal hingga akhir itu dianggap sudah merupakan proses bisnis. Tak hanya definisi secara umum, para ahli juga memiliki definisi khusus mereka masing-masing terkait proses bisnis. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.

• Kelly R. Rainer mendefinisikan proses bisnis sebagai suatu kumpulan seluruh aktivitas atau kegiatan yang terhubung satu sama lain agar dapat memproduksi suatu barang atau jasa yang memiliki nilai bagi perusahaan
• Menurut Magal dan Word, proses bisnis itu adalah kumpulan dari kegiatan atau tugas-tugas yang pada akhirnya menghasilkan sesuatu. Dan setiap proses bisnis yang dilakukan dipicu oleh suatu kegiatan. 
• Davenport menjelaskan bahwa proses bisnis itu merupakan sebuah aktivitas atau kegiatan yang telah terstruktur untuk bisa menghasilkan dan/atau memproduksi output untuk kalangan konsumen atau pembeli tertentu

Mengapa Suatu Proses Bisnis Itu Penting?

Secara umum untuk melakukan proses bisnis, perusahaan membentuk beberapa operasi bisnis yang wajib untuk dilakukan agar bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Dan untuk itulah, mereka pun melakukan pengelompokkan proses-proses internal dalam bisnis kepada beberapa departemen atau area fungsional dalam perusahaan. Apa sajakah departemen-departemen yang dimaksud? Berikut diantaranya.

• Akuntasi dan Keuangan
• Logistik
• Produksi 
• Informasi dan Teknologi (IT)
• Pengadaan Bahan Baku
• Sumber Daya Manusia
• Marketing / Pemasaran
• Layanan untuk Pelanggan
• Pengembangan Produk 

Pada masing-masing departemen tersebut, setiap kepala departemen atau manajer akan secara aktif memeriksa setiap proses agar bisa mengidentifikasi serta menghilangkan semua potensi yang akan menyebabkan kemacetan dan inefisiensi pada proses bisnis. Beberapa hal yang berkaitan dengan proses identifikasi dan penghilangan semua inefisiensi tersebut antara lain:

• Mengurangi biaya produksi dan sumber daya
• Meningkatkan kualitas produk atau output proses 
• Memperbaiki segala kekurangan yang terjadi dalam sistem produksi sehingga kegagalan pada sistem dapat dihindari
• Mengurangi waktu kerja 
• Meningkatkan kepuasan karyawan serta konsumen

Dari penjelasan diatas jelas bahwa tujuan operasi bisnis adalah untuk membuat proses bisnis dalam perusahaan menjadi semakin efektif juga efisien. Oleh karena proses bisnis begitu diperhatikan maka pernahkah Anda bertanya mengapa sebuah proses bisnis itu penting? Alasannya adalah karena proses bisnis dapat menjadi cerminan tentang seberapa efisien dan efektif operasional bisnis suatu perusahaan. Proses yang efektif serta efisien ini dapat mempengaruhi seberapa unggul suatu perusahaan dibanding kompetitornya. Dengan proses bisnis yang berjalan seperti itu, perusahaan bisa memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen misalnya dengan mengirimkan produk barang atau jasa tepat waktu, mengurangi biaya produksi yang tidak perlu, serta meminimalisir aktivitas kerja yang tidak penting karena dapat membebani biaya kerja perusahaan. Pada akhirnya bila proses bisnis yang efektif dan efisien diterapkan di seluruh lini, maka perusahaan bisa memiliki nilai yang lebih unggul dibandingkan perusahaan lain di mata para pelanggannya. 

Tahap-tahap yang Harus Dilalui dalam Proses Bisnis

Sebagai suatu aktivitas yang saling berkaitan dan terstruktur untuk menyelesaikan problem yang dialami perusahaan serta mampu menghasilkan suatu produk seperti yang diinginkan, pastinya ada beberapa tahap yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam mendesain dan menganalisis suatu proses bisnis. Apa sajakah tahapan yang dimaksud? Berikut beberapa diantaranya.

1. Membuat Desain / Perancangan

Tahap pertama yang harus ditempuh dalam suatu proses bisnis adalah dengan membuat desain atau rancangan terlebih dahulu. Tahap desain atau perancangan ini mencakup beberapa proses seperti validasi, simulasi, juga vertikal. Pada tahap pertama ini, biasanya dilakukan survei terlebih dahulu terhadap proses bisnis serta lingkungan tempat dilakukannya bisnis mulai dari lingkungan teknisnya hingga organisasi.

2. Konfigurasi

Tahap selanjutnya adalah konfigurasi. Maksudnya adalah perusahaan perlu melakukan tes terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti agar bisa melihat apakah proses bisnis yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.

3. Pelaksanaan

Tahap ketiga adalah tahap pelaksanaan. Beberapa hal penting yang termasuk ke dalam tahap ini adalah operasional, monitoring, serta maintenance. Dalam tahapan yang satu ini, segala kegiatan atau aktivitas kerja di dalam sebuah perusahaan benar-benar diuji. Mengapa? Alasannya karena pada tahap pelaksanaan inilah perusahaan bisa menentukan apa dan bagaimana proses berikutnya dijalankan. Saking pentingnya, bahkan apapun tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut sangat tergantung pada tahap yang satu ini.

4. Evaluasi

Tahap terakhir yang harus dilakukan adalah evaluasi. Khususnya dalam proses bisnis, pada tahap ini perusahaan wajib melakukan penggalian proses lebih dalam serta memonitoring semua aktivitas kerja atau kegiatan bisnis. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi model-model proses bisnis yang dilakukan serta apakah lingkungan operasional sudah cukup atau tidak untuk menunjang proses tersebut. Penting untuk diketahui bahwa dalam proses evaluasi ini, biasanya akan dilakukan penggalian tahap-tahap sebelumnya dengan lebih dalam misalnya mengenai apa saja kendala yang harus dihadapi serta bagaimana hasil yang telah dicapai.

Contoh-contoh Proses Bisnis

Setiap perusahaan memiliki area bisnis yang berbeda-beda. Dan karena itulah, tiap proses bisnis yang akan dikembangkan oleh masing-masing perusahaan tersebut pastilah bervariasi dan tidak sama satu sama lainnya tergantung dengan sifat bisnis yang mereka geluti. Ada beberapa contoh proses bisnis yang perlu Anda ketahui dan contoh-contoh tersebut dikelompokkan dalam tiga kategori seperti berikut.

• Proses Manajemen, yaitu proses-proses bisnis yang berhubungan dengan fungsi-fungsi manajemen misalnya saja pengukuran, pengontrolan aktivitas atau kerja serta pemantauan. Contoh proses bisnis yang satu ini adalah proses yang melibatkan tata kelola, perencanaan strategis serta penganggaran
• Proses Operasional, adalah proses-proses bisnis yang berkaitan dengan aktivitas inti suatu perusahaan. Misalnya saja untuk sebuah perusahaan manufaktur maka proses bisnisnya bisa meliputi produksi, logistic, marketing serta layanan pelanggan
• Proses Pendukung, merupakan proses-proses bisnis yang biasanya meliputi aktivitas atau kegiatan yang mendukung bisnis dan berada pada area fungsional, misalnya saja akuntasi dan keuangan, IT (teknologi dan informasi), legalitas, serta sumber daya manusia yang dimiliki

Ketiga kategori di atas juga meliputi banyak aktivitas atau kegiatan di area fungsional misalnya saja pada bagian produksi yang melibatkan proses-proses penting seperti penanganan bahan baku (material) produk, konversi input menjadi output, pemeriksaan kualitas output produk serta pemeliharaan mesin yang digunakan dalam proses produksi. Oleh karena area fungsional dalam proses bisnis sangatlah penting, maka agar lebih jelas, berikut akan diterangkan lebih lengkap mengenai contoh-contoh setiap proses bisnis yang masuk ke dalam empat area fungsional tersebut.

• Area Logistik, contohnya adalah proses perencanaan, pengorganisasian barang, serta penanganan barang input atau output serta informasi-informasi yang terkait selama produk dikirimkan serta saat berada di gudang
• Area Pemasaran, contohnya meliputi pengembangan iklan produk, pengiriman produk hasil, pengembangan produk bisnis serta riset atau penelitian terkait pemasaran
• Area Keuangan, mencakup kontrol keuangan, manajemen risiko, penagihan, pemantauan anggaran / biaya, serta pembukuan keuangan
• Area Sumber Daya Manusia, meliputi perekrutan SDM, pelatihan serta pengembangan SDM, juga pemantauan kinerja setiap SDM/ karyawan/ staf

Fungsi / Manfaat Proses Bisnis

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, proses bisnis adalah salah satu dari mekanisme yang terus berkembang untuk dilakukan serta dapat menentukan sukses tidaknya sebuah perusahaan di masa depan. Karena itulah, banyak perusahaan berusaha untuk terus melakukan perbaikan pada proses bisnisnya agar bisa terus berkembang menjadi lebih dan semakin baik di kemudian hari. Intinya, dengan melakukan proses bisnis yang tepat serta terus berkembang maka diharapkan tujuan perusahaan agar terus sukses di masa depan dapat tercapai.Selain fungsi utama tersebut, proses bisnis juga memiliki banyak manfaat lainnya yakni:

• Membantu perusahaan agar bisa fokus pada pemenuhan kebutuhan semua konsumennya karena sudah jelas bahwa pendapatan paling besar sebuah perusahaan adalah berasal dari penjualan produk yang dihasilkan kepada semua konsumen atau pelanggannya
• Membantu semua pekerja dan karyawan di dalam perusahaan untuk memahami proses bisnis yang sudah menjadi tugas mereka masing-masing
• Membantu mengurangi biaya pengeluaran proses yang tidak terlalu diperlukan serta mengurangi risiko bahaya sehingga membuat pemasukan perusahaan semakin meningkat
• Membantu kepala departemen misalnya manajer ketika harus mengambil sebuah keputusan saat menghadapi dan menangani suatu masalah
• Menghindari terjadinya kesalahan karena ulah manusia (human error) karena dalam tiap proses bisnisnya perusahaan menempatkan setiap karyawannya pada bidang yang sesuai dengan skill mereka masing-masing
• Mengelola waktu kerja agar lebih efektif karena bila proses bisnis yang dilakukan benar dan mengikuti perkembangan zaman, pastinya perusahaan akan menghadirkan teknologi terbaru untuk menunjang proses produksi agar bisa berjalan lebih cepat
• Antara perusahaan dengan konsumen kerap terjadi kesenjangan komunikasi tentang produk apa yang sebenarnya diinginkan. Karena itulah, melalui proses bisnis yang tepat seperti melakukan riset pasar terlebih dahulu sebelum produksi atau mendengarkan feedback dari konsumen terhadap produk yang dihasilkan diharapkan dapat mengatasi kesenjangan yang dimaksud
• Bisa dengan mudah mengetahui setiap kesalahan yang terjadi dalam aktivitas bisnis yang dilakukan. Dengan itu, perusahaan bisa mencari solusinya secepat mungkin
• Dengan proses bisnis yang terstruktur, sebuah perusahaan atau organisasi bisa menghasilkan suatu output atau hasil yang lebih optimal

Demikianlah penjelasan lengkap mengenai proses bisnis, apa-apa saja alasan yang membuatnya begitu penting untuk diperhatikan dan dilakukan, tahap-tahap yang harus dilalui, contoh-contoh hingga manfaatnya bagi perusahaan. Jadi kesimpulannya adalah bahwa proses bisnis itu merupakan faktor yang sangat penting bagi sebuah bisnis, organisasi atau perusahaan untuk mencapai kesuksesan serta tujuan strategis mereka di masa depan.