Definisi Buffer Stock dan Cara Contoh Menghitungnya

Proses produksi yang dijalankan oleh suatu perusahaan – baik itu perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur – pasti harus terdapat yang namanya manajemen persediaan atau dapat disebut juga dengan pengelolaan persediaan. Manajemen persediaan atau pengelolaan persediaan pada suatu perusahaan umumnya dipegang oleh seorang operation manager. Untuk seorang operation manager, menentukan tingkat persediaan atau inventory yang tepat merupakan pekerjaan yang sangat penting untuk dilakukan. Jangan sampai inventory atau persediaan barang dalam suatu perusahaan masih memiliki stok yang banyak. Hal tersebut akan membuat uang yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan akan mati dalam modal kerja karena membengkaknya biaya penyimpanan suatu barang dalam gudang misalnya biaya sewa gudang baru untuk menyimpan stok barang yang berlebih dan juga biaya gaji operator gudang untuk mengurus gudang baru tersebut.Namun, jangan sampai juga inventory atau persediaan dalam suatu perusahaan terlalu sedikit. Hal ini dikarenakan jika inventory dalam suatu gudang perusahaan tinggal sedikit maka akan mengakibatkan stock out (kekurangan bahan baku) sehingga nantinya akan membuat pelanggan perusahaan tersebut kecewa dan bisa jadi mereka berpindah kerjasama ke perusahaan-perusahaan lainnya dengan industri yang sejenis. Demi menghindari terjadinya kelebihan dan kekurangan inventory atau persediaan dalam suatu perusahaan, maka di dalam manajemen persediaan (pengelolaan persediaan) dikenal dengan yang namanya istilah buffer stock. Bagi sebagian orang yang belum mengetahui apa itu buffer stock, maka simak penjelasan berikut tentang apa yang dimaksud dengan buffer stock itu sendiri di dalam manajemen persediaan. Buffer stock atau yang biasa disebut juga dengan safety stock (stok pengaman) merupakan persediaan yang biasanya disiapkan oleh sebuah perusahaan dengan cara melebihkan jumlah stok suatu barang dalam gudang dengan tujuan untuk mengantisipasi adanya stock out (kekurangan bahan baku atau barang). Resiko akan stock out biasanya muncul karena permintaan pelanggan yang terlalu tinggi dan tidak terduga datangnya akan permintaan atas suatu barang tersebut. Buffer stock atau safety stock dapat juga dikatakan sebagai persediaan cadangan di luar kebutuhan utama (persediaan barang utama yang ada). Buffer stock atau safety stock harus dikendalikan atau dikelola dengan baik dalam perencanaan produksi, baik itu stok untuk bahan baku (raw material) maupun stok untuk produk / barang jadi (finished good). Berikut terdapat 3 hal yang wajib dipertimbangkan oleh suatu perusahaan dalam perhitungan buffer stock / safety stock: 

1. Variasi Permintaan (ơ)

Salah satu faktor yang wajib dipertimbangkan oleh suatu perusahaan dalam perhitungan buffer stock adalah faktor variasi permintaan. Permintaan pelanggan atas suatu barang atau produk dari waktu ke waktu selalu mengalami perubahan (tidak stabil) atau dapat dikatakan permintaan pelanggan selalu bersifat variasi atau bersifat tidak konstan. Semakin besar variasi permintaan oleh pelanggan atas suatu barang atau produk, maka semakin besar pula buffer stock / safety stock yang harus dipersiapkan oleh suatu perusahaan karena jika suatu perusahaan tidak menyiapkannya dengan baik maka peluang akan terjadinya stock out (kekurangan bahan baku atau barang) akan semakin besar. Pada kesimpulannya, faktor variasi permintaan harus berbanding lurus dengan buffer stock yang perlu disiapkan oleh sebuah perusahaan. 

2. Lead Time (L)

Faktor kedua yang harus dipertimbangkan dalam perhitungan buffer stock / safety stock adalah lead time. Leadtime sendiri merupakan durasi waktu pada saat perusahaan memesan barang pesanannya hingga barang pesanan tersebut sampai ke tangan si pemesan atau pemesan sudah menerima pesanan barangnya. Semakin lama lead time yang tertera maka semakin besar juga buffer stock atau safety stock yang harus dipersiapkan. Dengan kata lain, jika lead time yang ada, bersifat lama maka perusahaan harus bisa memprediksi dan  menyiapkan buffer stock dari jauh-jauh hari agar ketika permintaan atas barang secara tidak terduga meningkat, setidaknya perusahaan sudah memiliki stok lebih akan permintaan atas barang tersebut. Pada umumnya, lead time dalam suatu perusahaan dibagi menjadi 2 macam yaitu lead time produksi dan lead time transportasi. 

3. Service Level (z)

Faktor ketiga yang wajib dipertimbangkan dalam perhitungan buffer stock / safety stock adalah service level. Setiap perusahaan perlu menetapkan berapa service level yang bisa mereka berikan kepada setiap pelanggannya. Misalnya, jika terdapat 100 permintaan atas suatu barang, berapa banyak permintaan tersebut yang tidak dapat terpenuhi oleh sebuah perusahaan? Jika perusahaan tidak dapat memenuhi 5 permintaan maka service level dari perusahaan tersebut adalah sebesar 95%. Idealnya, rata-rata service level yang disuguhkan oleh setiap perusahaan adalah 100%. Dengan demikian, semakin besar service level yang diberikan kepada pelanggan maka semakin besar pula buffer stock yang harus dipersiapkan oleh perusahaan. Setelah mengetahui 3 faktor yang harus dipertimbangkan dalam perhitungan buffer stock / safety stock, maka selanjutnya akan dibahas bagaimana cara dan contoh perhitungan buffer stock itu sendiri. Berikut terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung perkiraan buffer stock yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan:

1. Metode Intuisi

Pada metode ini, biasanya perusahaan menentukan perkiraan buffer stock berdasarkan pengalaman penjualan marketing di bulan atau tahun sebelumnya.Contoh:Perusahaan ingin memproduksi roti sebanyak 10.000 pcs dan perusahaan tersebut menginginkan buffer stock sekitar 80%. Jumlah buffer stock: 10.000 pcs x 80% = 8.000 pcsMaka, jumlah roti yang harus diproduksi adalah: 10.000 + 8.000 = 18.000 pcs.

2. Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata

Dalam metode ini, perhitungan buffer stock dilakukan dengan cara menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya dalam jangka waktu seminggu atau sebulan) kemudian hasil dari selisih tersebut dikalikan dengan leadtime (L). Buffer Stock = (Pemakaian Maksimum – Pemakaian Rata-Rata) x LeadtimeContoh:PT. Abadi Jaya memperkirakan pemakaian maksimum bahan baku per minggu adalah sebesar 400 kg dan pemakaian rata-ratanya adalah sebesar 200 kg. Kemudian, lamanya lead time yang dibutuhkan adalah 2 minggu.Jadi, jumlah buffer stock yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah: (400 kg – 200 kg) x 2 minggu = 400 kg.Demikian pembahasan mengenai definisi buffer stock / stok pengaman dan cara sekaligus contoh perhitungannya. Semoga artikel kali ini memberikan pengetahuan lebih dan bermanfaat bagi Anda semua yang ingin melakukan buffer stock untuk mengantisipasi adanya kerugian pada perusahaan saat akan menjualkan barang dagangannya.