Definisi, Ciri-ciri, Jenis, dan Tahap-tahap Pencatatan Jenis Transaksi dalam Sebuah Perusahaan Dagang

Definisi dan Gambaran Umum 

Dikutip dari laman Tirto.id yang sudah disadur sebelumnya dari buku “Ekonomi” karangan Departemen Pendidikan Nasional, definisi perusahaan dagang adalah sebuah perusahaan yang membeli suatu produk atau barang dari pemasok barang dan kemudian menjualnya kembali kepada para konsumen atau pelanggan tanpa melalui proses pengolahan lagi dengan tujuan untuk mendapatkan laba atau keuntungan.Pengertian tersebut sama dengan apa yang secara umum didefinisikan dalam dunia akuntansi, bahwa perusahaan dagang itu merupakan perusahaan yang menjual produk yang dibeli sebelumnya langsung kepada konsumen tanpa mengolahnya terlebih dahulu atau dengan kata lain tidak mengubah bentuk produk tersebut sama sekali. Dari pengertiannya itulah maka bisa dikatakan bahwa perusahaan dagang dapat bertindak sebagai dua hal yaitu sebagai pengecer sekaligus juga bisa sebagai distributor. Contohnya adalah toko barang grosir, swalayan, toko kelontong, dan masih banyak lagi. Meskipun hanya sebagai distributor atau pengecer, tetapi sebenarnya kegiatan perusahaan dagang juga sama rumitnya dengan jenis perusahaan lain terutama perusahaan-perusahaan yang selama ini bertindak sebagai produsen barang. Nah, kegiatan yang dimaksud disini adalah dengan melakukan transaksi-transaksi keuangan seperti pembelian, penjualan, pembayaran hingga transaksi penerimaan uang. Meskipun terdengar begitu rumit karena harus berhubungan dengan segala jenis transaksi keuangan, ada banyak pebisnis yang memilih mendirikan perusahaan dagang untuk mengembangkan usahanya agar tumbuh menjadi skala yang lebih besar.

Ciri-ciri Transaksi 

Ada beberapa ciri-ciri bentuk transaksi pada perusahaan dagang. Anda dapat mengenalnya berdasarkan karakteristiknya masing-masing. Berikut diantaranya.

• Perusahaan tersebut tidak memproduksi sendiri barang yang mereka jual
• Aktivitas utama perusahaan adalah membeli barang, menyimpan, lalu menjual kembali barang yang sudah dibeli
• Bentuk transaksinya adalah membeli dan menjual produk tanpa harus diolah sedikitpun
• Keuntungan hasil transaksi berasal dari penjualan yang telah dikurangi dengan biaya operasional dan akuisisi
• Umumnya kegiatan pembukuan dalam perusahaan menggunakan akun persediaan sehingga memungkinkan dilakukannya perhitungan pada biaya produksi juga laporan laba rugi hanya dalam satu atau beberapa langkah

Jenis-jenis Transaksi 

Secara umum, pengertian transaksi adalah kegiatan yang umum dan kolektif dilakukan oleh siapa saja baik itu individu maupun oleh sebuah perusahaan atau bisnis. Khususnya bagi perusahaan, transaksi dibedakan sesuai dengan karakteristik dan jenis perusahaan tersebut. Nah, berdasarkan aktivitasnya, perusahaan dibagi menjadi tiga kategori yaitu perusahaan manufaktur, perusahaan jasa, dan perusahaan dagang. Dalam perusahaan dagang ini sendiri, ada banyak jenis transaksi yang perlu untuk Anda ketahui. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Transaksi Pembelian Barang Dagangan

Proses transaksi dalam pembelian barang dagangan merupakan kegiatan pembelian barang yang dilakukan dari pihak lain, baik itu individu ataupun perseorangan, toko, maupun perusahaan. Pembelian barang ini dibagi menjadi dua bagian yakni secara tunai dan melalui kredit

2. Transaksi Penjualan Barang Dagangan

Penjualan barang dagangan dalam transaksi yang satu ini dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Pencatatan penjualan dengan cara tunai biasanya dilakukan dengan melakukan debit dari akun kas perusahaan dan mengkreditkan-nya ke akun penjualan. Sementara itu, pencatatan penjualan dengan cara kredit umumnya dilakukan dengan melakukan debit pada piutang usaha pengiriman serta jasa lalu mengkreditkannya dengan akun penjualan.

3. Transaksi Retur Pembelian Barang Dagangan

Pada suatu transaksi perusahaan dagang, bentuk retur pembeliannya akan tergantung sesuai dengan cara pembayarannya. Apabila misalnya sebuah perusahaan dagang membeli suatu barang atau produk namun pada akhirnya menemukan bahwa barang tersebut tidak sesuai dengan apa yang dipesankan semula atau mengalami kerusakan maka perusahaan bisa mengembalikan produk tersebut. Artinya, disini pembeli berhak untuk mengembalikan semua barang yang tidak seusia atau rusak kepada penjual lagi. Jika sebelumnya dibeli secara tunai, maka penjual akan mengembalikan uangnya pun dengan tunai. Namun apabila dengan kredit maka pembeli pun wajib mengeluarkan nota debet sebagai bukti dari pengurangan utang.

4. Transaksi Retur Penjualan serta Penurunan Harga

Apabila dalam transaksi terjadi pengembalian barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau karena adanya kerusakan pada barang maka biasanya akan diberikan diskon dan pengurangan harga. Jika penjualan dilakukan dengan tunai maka pencatatan akan disusun dengan cara mengkredit kas perusahaan lalu mendebit akun dan mengurangi harga. Sementara itu, bila perusahaan menjual secara kredit maka pencatatannya adalah dengan mengkredit piutang lalu mendebet retur juga melakukan potongan harga. 

5. Transaksi Potongan Penjualan

Jenis transaksi yang satu ini digunakan agar pembeli membayar hutang mereka sebelum tanggal jatuh tempo dari perusahaan. Dengan kata lain, potongan ini akan mengurangi jumlah piutang yang diterima saat sudah jatuh tempo. Umumnya bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan adalah berupa kuitansi atau bukti kas uang yang masuk

6. Transaksi Persediaan Barang Dagangan

Fungsi transaksi jenis ini adalah sebagai bukti valid dalam pencatatan nilai persediaan barang dagangan pada kurun waktu tertentu. Dalam hal ini perusahaan harus menghitung dan mengontrol barang secara teratur karena ini adalah salah satu jenis aset berisiko tinggi. Metode perhitungan yang berlaku biasanya adalah perhitungan secara fisik atau stock opname. Dan biasanya persediaan barang dagangan yang sudah dihitung tersebut dicatat dalam akun persediaan barang dagangan serta bukti yang digunakan ialah bukti memorial. 

7. Transaksi Pembayaran Hutang

Transaksi pembayaran hutang juga perlu dilakukan. Dalam hal ini, biasanya hutang yang sering harus dibayar adalah hutang pembelian barang yang dibeli dengan cara kredit. Oleh karena itu agar lebih memudahkan proses bisnis ke depannya, perusahaan wajib membayar hutang yang ada kepada kreditur sesuai dengan kesepakatan bersama serta tentunya dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan. 

8. Transaksi Beban Angkut Pembelian

Definisi transaksi beban angkut pembelian adalah transaksi beban pengiriman produk atau barang yang dilakukan dari gudang si pemasok ke gudang pembeli dimana biaya pengiriman tersebut akan dibebankan kepada pembeli atau dengan kata lain menjadi tanggungan pembeli. Barulah setelah pembayaran diselesaikan, diskon atau potongan harga dapat diberikan. Biasanya pencatatan untuk transaksi pengiriman semua barang yang dibelanjakan dicatat pada jurnal dengan cara mengkredit akun kas perusahaan lalu mendebet akun barang-barang belanjaan. Karena itulah dalam pembukuan transaksi ini, sangatlah penting untuk menggunakan aplikasi pendukung agar dapat tersusun dengan lebih rapi.

9. Transaksi Penerimaan Piutang Perusahaan 

Jika sudah memperoleh pelunasan tagihan piutang, maka sebagai bentuk penyelesaian dari pihak penjual, maka perusahaan harus membuat pencatatan seluruh transaksi yang sudah dilakukan beserta pelunasannya ke dalam suatu pembukuan. Hal itu dilakukan sebagai sebuah bukti valid bahwa perusahaan sudah melunasi tagihan piutang yang dimiliki. 

Tahap-tahap Proses Pencatatan Transaksi 

Tentunya agar memudahkan semua proses transaksi, perlu adanya pencatatan setiap transaksi yang biasanya dicatat dalam sebuah catatan akuntansi atau catatan keuangan. Proses pencatatan akuntansi atau keuangan ini umumnya dilakukan dalam berbagai tahap yakni dalam sebuah jurnal umum, jurnal khusus, lalu pemindahan catatan dalam sebuah buku besar, hingga pada akhirnya dibuatkan sebuah laporan keuangan. Penjelasan setiap jenis tahapan tersebut akan diterangkan secara lengkap sebagai berikut. 

Pencatatan dalam Jurnal Umum

Tahap pertama yang harus dilakukan adalah mencatat transaksi dalam sebuah jurnal umum. Fungsi jurnal umum adalah mencatat setiap transaksi yang dilakukan secara berurutan serta mempermudah penyusunan data hasil kerja yang telah dilakukan yang akan digunakan untuk menyusun laporan keuangan nantinya. Penting untuk diketahui bahwa data-data yang dicatat dalam jurnal umum ini haruslah sesuai dengan fakta-fakta yang ada dan terjadi sebenarnya. Ada dua metode yang biasa digunakan bila akan mencatat transaksi dalam jurnal umum yaitu:

1. Metode Periodik

Disebut juga dengan metode fisik atau stock opname, metode pencatatan yang satu ini umumnya dilakukan dengan cara mengecek khusus persediaan barang dagangan secara fisik di akhir periode. Hasil perhitungan ini bermanfaat untuk memperbaharui tinggal berapa jumlah sebenarnya barang-barang dagangan perusahaan yang tersedia. Kelebihan metode ini adalah perusahaan dapat mengetahui besarnya persediaan dalam gudang sehingga stok barang dapat diketahui secara lebih akurat

2. Metode Perpetual

Metode perpetual adalah metode yang digunakan oleh perusahaan dagang yang berminat menjual barang-barang yang harganya cukup mahal. Karena mahal itulah maka umumnya metode perpetual digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang berskala besar. Tak hanya itu, metode perpetual juga bisa digunakan untuk perusahaan yang ingin mencatat semua pembelian dan penjualan barang dagangan sekaligus secara langsung dengan cara mencatat setiap perubahan yang terjadi dalam tempat persediaan barang. Kelebihan metode ini adalah perusahaan tidak perlu lagi untuk melakukan stock opname pada stok barang yang masih tersisa. Alasannya karena perusahaan sudah mengetahui jumlah stok sebenarnya dari barang dagangan tersebut di lapangan karena proses pencatatan jumlah barangnya sudah dilakukan setiap waktu tertentu.

Pencatatan dalam Jurnal Khusus

Untuk mencatat transaksi perdagangan yang lebih spesifik, perusahaan biasanya menggunakan jurnal khusus. Jurnal ini dibuat apabila transaksi dagang yang dilakukan terjadi dalam periode atau kurun waktu tertentu dengan jumlah produk yang sangat banyak. Hal tersebut dilakukan agar proses pencatatan keuangan atau akuntansi perusahaan tersebut dapat berjalan efektif juga efisien. Umumnya perusahaan berskala besar yang memiliki transaksi keuangan yang banyak membutuhkan pencatatan keuangan yang lebih spesifik seperti ini. 

Pemindahan Catatan Transaksi Ke Dalam Buku Besar

Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah memindahkan semua pencatatan yang telah ditulis pada jurnal ke dalam sebuah buku besar yang biasa dikenal sebagai posting. Ismawanto dalam “Ekonomi” mengelompokkan dua macam buku besar yakni buku besar utama serta buku besar pembantu. Perbedaan diantara keduanya adalah sebagai berikut.Pada buku besar utama, perusahaan harus mencatat seluruh perubahan yang terjadi pada keuangan Anda mulai dari jumlah harta, modal, utang, beban, serta pendapatan. Pencatatan dalam buku besar jenis utama ini umumnya didasarkan pada hasil rekapitulasi jurnal khusus yang dimiliki atau informasi yang terdapat dalam jurnal khusus yang sudah dibuat sebelumnya. Pencatatan dalam buku besar utama sangat dibutuhkan karena data-data yang dicatatnya tersebut dapat menjadi dasar bagi perkiraan catatan yang akan dimasukkan selanjutnya dalam buku besar pembantu. Sementara itu dalam buku besar pembantu, biasanya perusahaan mencatat segala informasi lain selain yang dicatat dalam buku besar utama. Mulai dari nama kreditur dan debitur, jumlah barang, rincian jenis barang atau juga harga pokok barang dagangan. Contoh pencatatannya adalah jika dalam buku besar utama dicatat adanya utang dagang, maka dalam buku besar pembantu harus dicatat rinciannya misalnya “Utang Dagang, Sujarwo, Kudus,” atau “Utang Dagang, Marni, Bandung,” dan lain-lain.

Penyusunan Daftar Sisa atau Neraca Sisa

Setelah menyusun buku besar, umumnya perusahaan dagang juga membuat daftar sisa atau neraca sisa. Fungsinya adalah untuk mendeteksi kembali apakah dalam proses pemindahan data transaksi di buku besar sebelumnya terdapat kesalahan atau tidak. Setelah melihat saldo debit dan kredit di neraca sisa sudah balance atau seimbang, maka itu berarti tidak ada kesalahan ketika dipindahkan ke buku besar. Sebaliknya, bila di neraca sisa jumlah debit dan kreditnya tidak sama, maka hal itu berarti ada kesalahan pada pencatatan di buku besar sebelumnya. Jadi neraca sisa atau saldo ini adalah kumpulan akhir semua saldo sisa dari setiap buku besar yang dimiliki. Selain neraca sisa atau saldo, perusahaan dagang juga perlu untuk mencatat keuangan mereka dalam jurnal penyesuaian. Jurnal ini disusun berdasarkan pada neraca saldo yang sudah dibuat sebelumnya. Fungsinya adalah untuk membuktikan apakah besar harta, modal, utang, beban serta pendapatan perusahaan sudah sesuai dengan keadaan yang sebenarnya di akhir periode atau tidak. Atau dengan kata lain, agar sisa keuangan dalam proses pencatatan transaksi yang terlihat adalah saldo keuangan yang sebenarnya. 

Penyusunan Neraca Lajur atau Kertas Kerja

Tahap selanjutnya yang harus ditempuh adalah menyusun neraca lajur atau kertas kerja. Neraca ini dibutuhkan perusahaan untuk menyusun laporan keuangan. Dua metode yang digunakan untuk menyusunnya adalah metode ikhtisar (fisik) laba dan/atau rugi serta metode harga pokok penjualan (HPP) atau perpetual. Metode ikhtisar laba atau rugi digunakan untuk mencatat jumlah persediaan barang dagang ke kolom ikhtisar laba atau rugi. Sementara itu, metode perpetual atau HPP disesuaikan dengan persediaan barang dagang perusahaan yang berkaitan erat hubungannya dengan pembelian, retur dan potongan pembelian, serta beban angkut pembelian.

Penyusunan Laporan Keuangan

Tahap terakhir dari pencatatan keuangan suatu perusahaan dagang adalah dengan menyusun laporan keuangan. Sebagai informasi, ada empat jenis laporan keuangan yang bisa disusun yaitu sebagai berikut.

• Laporan arus kas, yaitu laporan yang berisi tentang arus masuk dan keluar uang dari kas perusahaan
• Laporan untuk perubahan modal berisi mengenai pengurangan serta penambahan modal yang dimiliki perusahaan dalam jangka waktu serta periode tertentu
• Laporan laba rugi, yakni laporan yang berisi apakah perusahaan mendapatkan laba atau rugi. Jadi laporan ini berfungsi sebagai sebuah indikator prestasi untuk perusahaan bersangkutan
• Neraca adalah sebuah proses pencatatan yang dilakukan secara sistematis untuk menunjukkan kondisi hutang perusahaan, harta yang dimiliki hingga modal perusahaan yang dalam hal ini posisi kredit dan debitnya harus sudah seimbang. Fungsi penyusunan neraca adalah untuk mengetahui kondisi sebenarnya dari keuangan perusahaan. 

Demikianlah penjelasan jenis transaksi dan pencatatan keuangan yang harus dipahami apabila Anda ingin mendirikan sebuah perusahaan dagang atau berminat untuk berbisnis lewat perusahaan dagang. Berdasarkan hal tersebut maka sangatlah penting untuk mencatat semua jenis transaksi yang terjadi pada sebuah proses pembukuan. Tanpa pembukuan yang baik, maka Anda akan kesulitan dalam melakukan transaksi serta mengembangkan perusahaan ke arah yang lebih baik.