Definisi dan Perbedaan dari Bill of Lading dengan Delivery Order

Berbisnis dalam bidang perdagangan tentu akan berkaitan dengan pengangkutan atau pengiriman. Aktivitas ini merupakan salah satu elemen utama karena menyangkut pemindahan barang dari perusahaan ke tangan konsumen. Oleh karena itu, banyak dokumen yang juga disertakan bersama kegiatan pengiriman tersebut, dua diantaranya adalah Bill of Lading dan Delivery Order.Bill of Lading dan Delivery Order merupakan dua dokumen yang paling umum dijumpai dalam pengiriman barang. Namun sayangnya, masih banyak yang belum begitu memahami apa perbedaan diantara keduanya. Menjawab hal tersebut, berikut akan dipaparkan definisi dari Bill of Lading dan Delivery Order beserta apa yang menjadi pembeda keduanya.

Definisi Bill of Lading

Bill of Lading yang dalam bahasa Indonesia sering disebut konosemen adalah dokumen berisi nota atau daftar muatan barang pada angkutan laut. Bill of Lading ini termasuk dokumen utama dalam proses pengangkutan barang karena fungsi-fungsi penting termuat di sana. Fungsi-fungsi utama dari Bill of Lading yang dimaksud adalah sebagai:

• Bukti tanda penerimaan barang, yaitu barang yang diterima pembawa barang (carrier) dari pengirim (shipper) ke tempat tujuan untuk kemudian barang itu diterima oleh penerima (consignee)
• Bukti kontrak penyerahan dan pengangkutan barang antara pihak pengangkut dengan pengirim.
• Bukti pemilik barang yang menyatakan bahwa orang yang memegang dokumen Bill of Lading merupakan pemilik barang sebagaimana yang tercantum di dokumen tersebut.

Berdasarkan fungsi di atas, terlihat bahwa ada pihak-pihak yang terlibat dalam Bill of Lading. Jika dijabarkan lebih jauh, setidaknya ada 4 pihak yang terlibat yaitu:

1. Pihak pengangkutan (carrier) atau perusahaan pelayaran
2. Pengirim (shipper) atau pihak yang bertindak sebagai beneficiary
3. Consignee atau pihak yang menerima barang atau diberitahu akan datangnya barang
4. Notify party yaitu pihak yang ditunjuk shipper untuk diberitahukan oleh carrier setelah barang tiba di pelabuhan tujuan. Pihak ini ditetapkan pula dalam Letter of Credit.

Dalam pelaksanaannya, umumnya proses pengiriman barang melibatkan pihak ketiga. Pihak ketiga inilah yang biasanya merupakan freight forwarder atau perusahaan keagenan pengiriman dan penerimaan barang.Jika dilihat dari cara angkutnya, Bill of Lading sendiri memiliki beberapa jenis, yaitu:

1. Charter Party

Maksud dari Charter Party adalah Bill of Lading yang dipakai jika pengangkutan barangnya menggunakan sistem charter atau sewa borongan sebagian atau seluruh kapal.

2. Combined Transport

Seperti namanya, Combined Transport artinya Bill of Lading yang dipakai jika terjadi kombinasi penggunaan transportasi, dari angkutan laut lalu dilanjutkan dengan angkutan darat.

3. Long Form

Liner artinya Bill of Lading memuat seluruh syarat pengangkutan secara terperinci.

4. Liner

Maksud dari Liner adalah Bill of Lading yang digunakan dalam pengangkutan barang dengan kapal yang sudah memiliki jalur perjalanan dan persinggahan yang terjadwal.

5. Received for Shipment

Received for shipment merupakan Bill of Lading yang menunjukkan bahwa barang telah diterima perusahaan pelayaran namun belum dimuat di kapal sampai batas waktu yang ditentukan dalam Bill of Lading itu sendiri. Kondisi ini tentu juga memiliki risiko, diantaranya adalah barang dimuat ke kapal lain, jika ada kendala pada kapal maka barang bisa terbengkalai, dan kemungkinan penambahan ongkos seperti untuk sewa gudang.

6. Short

Short yaitu Bill of Lading yang hanya memasukan catatan singkat akan barang yang dikapalkan. Informasi syarat pengangkutan misalnya, tidak dijelaskan di sana.

7. Shipped on Board

Seperti namanya, Shipped on Board artinya Bill of Lading yang dikeluarkan ketika perusahaan kapal mengakui bahwa barang yang dikirim benar sudah dimuat di atas kapal.

8. Through

Through artinya Bill of Lading yang dikeluarkan apabila terjadi pengiriman barang melalui perantara pihak ketiga (transhipment) lantaran tidak tersedia jasa langsung ke pelabuhan tujuan.

Definisi Delivery Order

Delivery order adalah dokumen berupa surat perintah penyerahan barang pesanan yang sudah disepakati bersama antara penjual dan pembeli. Dokumen ini ditujukan kepada bagian gudang perusahaan. Dengan kata lain, Delivery Order merupakan surat jalan yang berasal dari supplier. Delivery order juga memiliki fungsi-fungsi utama, yaitu sebagai:

• Keterangan resmi terhadap pembelian barang dari penjual ke pembeli
• Rincian terhadap barang yang akan dikirim ke pembeli
• Tanda bukti bahwa barang sudah diterima pembeli dengan menyertakan tanda tangan

Dalam penerapannya, umumnya Delivery Order terdiri atas 3 lembar kertas dengan peruntukannya masing-masing. Ketiganya dibedakan pula dengan warna yaitu putih, merah, dan kuning.

1. Lembar putih sebagai bukti transaksi pembelian yang juga digunakan untuk penagihan jika dalam bentuk kredit.
2. Lembar merah sebagai arsip pemesan barang yang akan digunakan sebagai patokan untuk penjualan ke pelanggan.
3. Lembar kuning sebagai arsip untuk pihak penerbit delivery order.

Meskipun mirip dengan surat jalan yaitu sebagai surat pengantar pengiriman barang, namun tidak semua delivery order sama dengan surat jalan. Beberapa perusahaan memang menjadikannya satu tetapi dalam beberapa kasus keduanya harus terpisah. Secara sederhana, bedanya adalah delivery order hanya berisi informasi dari kesepakatan yang dibuat oleh pihak penjual dan pembeli. Selain itu, delivery order juga tidak wajib dibawa oleh pengirim barang serta tidak juga diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pengecekan muatan kendaraan.

Kesimpulan Perbedaan Bill of Lading dan Delivery Order

Berdasarkan penjelasan panjang di atas, jelas bahwa Bill of Lading dan Delivery Order adalah dua hal berbeda. Bill of Lading diartikan sebagai bukti pengiriman dan pengambilan barang. Sedangkan Delivery Order merupakan surat perintah penyerahan barang pesanan. Tidak seperti Bill of Lading yang sangat terkait dengan transportasi laut, Delivery Order umumnya dipakai untuk berbagai cara pengiriman. Perlu diketahui pula bahwa Delivery Order asli harus ditukarkan atau ditebus dengan Bill of Lading asli. Bagaimana caranya? Untuk bisa menukar atau menebus Delivery Order dengan Bill of Lading, pegawai yang memegang kuasa dan penerima barang harus menghubungi perusahaan pelayaran.Langkah-langkah administratifnya adalah sebagai berikut:

1. Bill of Lading asli pada lembar belakangnya harus sudah ditandatangani dan dicap oleh perusahaan penerima atau importir.
2. Bila kegiatan pengiriman dilakukan oleh pihak forwarder, maka pihak tersebut harus juga memberi tanda tangan dan stempel di Bill of Lading bagian belakang.
3. Penerima atau importir akan menerima Delivery Order asli dan copy untuk kemudian dilampirkan dalam proses bea cukai.
4. Semua biaya bongkar kapal harus sudah dibayarkan.

Demikianlah informasi tentang Bill of Lading dan Delivery Order. Perbedaan keduanya memang cukup tipis namun memiliki kejelasan fungsi. Keduanya juga saling berkaitan karena kedua belah pihak, pembeli dan penjual akan saling bertukar sebagai salah satu bukti pengiriman. Berdasarkan penjelasan, Bill of Lading dibuat sebagai bukti penerimaan barang untuk diangkut. Dokumen juga dijadikan kontrak persetujuan bahwa freight forwarder (perusahaan pengirim) setuju untuk mengangkut.