Definisi dan Perbedaan Quotation dengan Invoice

Dalam proses transaksi jual beli, penawaran dilakukan dengan menggunakan dokumen. Ada yang menggunakan dokumen berupa quotation dan ada juga yang menggunakan invoice. Keduanya memang terlihat serupa sehingga seringkali tertukar atau membingungkan. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Lantas, apa yang menjadi perbedaan di antara quotation dan invoice tersebut?

Definisi Quotation

Dilihat dari segi bahasa, quotation bermakna ‘kutipan’. Sedangkan dalam dunia bisnis, quotation berarti surat penawaran yang diberikan penjual kepada pembeli setelah pembeli membuat permintaan. Di dalam quotation ini terdapat informasi utama yaitu barang, deskripsi barang, dan harga yang ditawarkan. Jika ada promo atau diskon, hal itu juga dimasukkan dan ada harga penawarannya yang diberikan.Tidak hanya berupa informasi barang dan harga, dalam quotation juga akan menampilkan cara pembayaran, seperti cash on delivery atau pembayaran langsung di tempat, cash before delivery atau pembayaran sebelum barang dikirim, hingga pemberian tanggal jatuh tempo. Selain itu, jika pembayaran dilakukan dengan metode transfer, maka akan ditampilkan pula nomor rekening yang dituju.Perlu diketahui pula bahwa dalam quotation ada masa berlakunya. Masa berlaku ini diberikan agar terdapat kejelasan sampai kapan pembeli bisa memperhitungkan pengeluarannya sesuai harga yang tercantum pada periode yang disebutkan. Selain itu, hal ini dilakukan agar penjual bisa terlindungi jika sewaktu-waktu terdapat perubahan harga. Jadi, jika sudah lewat masa berlakunya maka bisa saja harga yang diberikan tidak sama lagi.Berdasarkan peranannya, quotation terbagi dalam dua jenis yaitu customer’s quotation dan vendor’s quotation:

1. Customer’s quotaion, merupakan quotation yang dikeluarkan sebagai daftar harga kesepakatan (deal kontrak) dari perusahaan penjual kepada pembeli.
2. Vendor’s quotation, merupakan quotation yang dikeluarkan sebagai daftar harga kesepakatan yang dibuat oleh vendor kepada perusahaan pembeli.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka bisa diketahui fungsi dari quotation itu sendiri. Quotation terutama dalam industri manufaktur berfungsi untuk melindungi kesepakatan antara penjual dan pembeli. Melalui berkas ini maka ketentuan barang dan harga lebih jelas. Hal ini penting pula sebagai pedoman dalam menjaga aliran dana perusahaan.

Definisi Invoice

Invoice merupakan dokumen yang dikeluarkan perusahaan penjual kepada pembelinya atas suatu transaksi kredit. Ya, invoice umumnya memang dipakai untuk transaksi berbentuk kredit atau angsuran. Invoice ini ibarat surat penagihan atau permintaan dari penjual agar pembeli segera melakukan pembayaran. Di dalam invoice terkandung pula informasi tentang rincian produk yang sudah masuk dalam purchase order atau pemesanan. Artinya, harga yang ada dalam invoice merupakan harga yang tidak bisa berubah hingga invoice dibayarkan.Selain informasi berupa detail barang dan harga per produk, di dalam invoice juga terdapat keterangan nama dan kontak penjual serta pembeli. Tercantum pula tanggal terjadinya transaksi, termin pembayaran, dan keterangan lain yang dibutuhkan. Biasanya, invoice ini dibuat dalam rangkap tiga. Berkas asli menjadi arsip perusahaan,  satu copy untuk pembeli, satu copy untuk penjual, dan satu lagi untuk arsip keuangan.Dalam prakteknya, invoice akan diserahkan bersamaan dengan lampiran tanda terima dan faktur pajak. Bagi perusahaan manufaktur, maka invoice ini menjadi bukti bahwa barang yang diminta sudah sampai dan diterima. Sedangkan bagi perusahaan jasa, invoice menjadi bukti bahwa jasa sudah diselesaikan sesuai dengan permintaan. Sebagai sebuah bukti resmi, maka invoice harus disimpan oleh penjual maupun pembeli.Sebenarnya ada banyak jenis invoice. Namun yang terbilang umum dijumpai adalah tiga jenis berikut, yaitu invoice biasa, invoice konsuler, dan invoice proforma:

1. Invoice biasa, merupakan yang paling sering dipergunakan  dalam transaksi sederhana, seperti rincian barang, jumlah, harga, dan total tagihan.
2. Invoice konsuler, merupakan invoice yang dikeluarkan khusus untuk transaksi internasional seperti ekspor-impor.
3. Invoice proforma, merupakan invoice yang diberikan kepada pembeli jika barang dikirimkan secara bertahap. Artinya, invoice ini bersifat sementara dan akan digantikan invoice biasa jika barang sepenuhnya sudah dikirim dan diterima.

Setelah membaca penjelasan di atas, bisa diketahui apa fungsi dari invoice. Fungsi utama dari invoice adalah sebagai surat penagihan yang dikeluarkan perusahaan penjual kepada pembelinya. Surat ini juga dipakai sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. Bagi akuntan, invoice akan mempermudah dalam melakukan pembukuan keuangan bisnis karena proses pemantauan menjadi lebih jelas. Selain itu, invoice juga dipakai sebagai rujukan resmi akan faktur pajak. Di sisi lain, invoice ini juga bisa dijadikan rujukan apabila barang atau jasa akan dijual kembali.

Perbedaan Quotation dan Invoice

Setelah membaca definisi dari masing-masingnya, bisakah Anda mengetahui apa yang menjadi pembeda antara quotation dan invoice? Ya, quotation dan invoice sangat berbeda jika dilihat dari fungsinya. Quotation merupakan dokumen yang dipakai sebagai penawaran, sedangkan invoice adalah dokumen yang dipakai sebagai tagihan. Dari pengertian umum ini, jelas bahwa quotation diberikan di awal transaksi sedangkan invoice diberikan ketika barang atau jasa sudah diterima atau selesai. Secara isi, quotation dan invoice memang relatif sama. Selain itu, terdapat beberapa kesamaan lain yaitu tanda tangan, materai, dan logo perusahaan.Agar lebih memahami, berikut adalah contoh alur purchasing sampai quotation dan invoice diterbitkan:Perusahaan X tengah mencari onderdil mesin produksi. Oleh karenanya, perusahaan akan mencari supplier yang tepat yaitu yang bisa memberikan penawaran harga terbaik. Perusahaan X akan mengajukan permintaan kepada para supplier yang mereka ketahui untuk memberikan quotation. Di tahap inilah maka quotation dari supplier akan keluar dengan rincian barang dan harganya. Pada bagian ini, harga masih mungkin bisa berubah tergantung dari penawaran yang diajukan perusahaan X. Setelah melakukan penawaran kepada para supplier, perusahaan akan melakukan pemilihan hingga akhirnya terpilihlah supplier yang mereka yakini cocok. Supplier pun akan mengirim barang dan perusahaan akan mengecek kondisi barang dan kualitasnya agar sesuai dengan deskripsi yang dijanjikan di quotation. Jika suda sesuai permintaan, maka suplier akan membuat invoice agar perusahaan melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo yang disepakati. Jika perusahaan X sudah melakukan pembayaran, supplier akan memberikan dokumen tanda terima pembelian yang isinya tentang pembayaran barang yang sudah dilunasi.Bagaimana dengan bentuk dari quotation dan invoice ini sendiri? Berikut adalah contohnya.Contoh format Quotation

Contoh format Invoice

Meskipun sudah memiliki alur seperti yang dijelaskan di atas, tetapi ada kalanya kondisi yang terjadi tidak sesuai. Berbagai hal bisa menjadi kendala seperti soal administrasi hingga kelalaian manusia dalam menyimpan dokumen. Oleh karena itu penting bagi perusahaan menggunakan software khusus akuntansi seperti yang disediakan Ukirama ERP. Melalui fitur-fitur yang diberikan, pengerjaan dan pengelolaan quotation dan invoice akan lebih rapi. Apalagi jika perusahaan melakukan banyak transaksi sehingga sangat membutuhkan bantuan teknologi seperti software ini.