Kartu stok barang (stock card) adalah dokumen yang mencatat keluar dan masuknya barang. Semua perusahaan yang menjual sesuatu, pasti punya stok. Bahkan sebuah perusahaan jasa yang tidak menjual barang fisik pun tetap akan punya stok. Artikel ini membahas apa itu kartu stok, dan bagaimana cara kerjanya dalam membantu pengelolaan stok barang. Jadi, baca sampai selesai ya!
Definisi Stok dan Kartu Stok
Menurut Warren, Reeve dan Fess (2002), stok adalah barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Salah satu alat yang digunakan untuk memantau keadaan stok yang dimiliki perusahaan adalah kartu stok (stock card).
Kartu stok barang atau biasa disebut kartu stok saja (stock card) adalah dokumen yang mencatat keluar dan masuknya barang dalam bisnis. Kartu stok bisa berbentuk fisik terbuat dari kertas atau karton, dan bisa juga berbentuk digital seperti spreadsheet excel atau dalam software manajemen inventaris.
Jenis-Jenis Stok
Berdasarkan jenis barangnya, ada tiga macam stok yang dikelola dalam bisnis, yaitu:
1. Stok bahan baku
Stok ini terdiri dari bahan-bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang. Contohnya: kayu dan paku untuk bisnis mebel, telur dan tepung untuk usaha roti, ban dan kaca untuk mobil.
2. Stok barang dalam proses
Stok ini terdiri dari barang-barang yang belum selesai atau sepenuhnya diproduksi. Contohnya: makanan setengah matang dalam bisnis restoran, baju yang belum dipasang kancingnya, minuman yang belum dikemas dalam botol.
3. Stok barang jadi
Stok ini terdiri dari barang siap jual yang telah menyelesaikan seluruh proses produksi. Misalnya: minuman dalam kemasan, roti yang siap dimakan, mobil yang siap dijual, dan sebagainya.
Sedangkan jika dilihat dari tujuan penyimpanannya, maka stok bisa dibedakan menjadi:
Di samping itu, seorang karyawan terkadang dapat terlihat sedang mengalami masalah, baik itu internal atau eksternal, dari statistik performanya yang kian merosot.
Pencatatan performa ini dapat lebih mudah disusun melalui beberapa software ERP terbaik untuk manajemen karyawan. Kabar baiknya, kamu bisa membuat laporan karyawan yang lebih efektif beserta membantu berbagai urusan HR dengan Ukirama ERP.
Tujuan Penyimpanan
Sedangkan jika dilihat dari tujuan penyimpanannya, maka stok bisa dibedakan menjadi:
1. Safety Stock (Stok pengaman)
Ini adalah jenis stok yang sengaja disimpan untuk memastikan jika produk yang akan dijual kepada pelanggan tidak akan habis sebelum waktunya.
2. Buffer Stock (Stok antisipasi)
Mirip dengan stok pengaman, jenis stok ini dipersiapkan untuk mengantisipasi fluktuasi (naik turunnya) penjualan dalam kurun waktu tertentu. Stok ini disediakan ketika sebuah produk sedang menjadi tren di antara komunitas yang menjadi target pasar perusahaan.
3. Stock in Transit (Stok dalam pengiriman)
Ini adalah jenis stok yang sudah dipesan dan sedang dalam pengiriman dari pihak supplier. Otomatis, stok ini dipesan beberapa waktu sebelum pengiriman (inden).
Metode Pengelolaan Stok Barang
Pemilihan metode pengelolaan stok barang menjadi penting. Mengapa? Karena seperti yang pernah disinggung sebelumnya, yakni stok barang dapat berpengaruh terhadap harga pokok penjualan (HPP) barang.
Sederhananya, ada biaya yang dikeluarkan setiap barang yang ‘menginap’ di gudang. Berikut ini adalah metode pengelolaan stok yang bisa kamu pilih:
1. Metode FIFO
FIFO adalah singkatan dari first in first out. Metode ini berprinsip untuk mengeluarkan barang lama yang duluan masuk gudang. Dengan itu, dalam laporan stok barang, jumlah stok akan sama dengan barang yang ada dalam gudang.
Usaha yang biasa menerapkan metode FIFO adalah usaha kue dan makanan, minimarket, dan sebagainya. Karena produk yang disimpan adalah produk yang masa kedaluwarsanya sangat pendek.
Dalam hubungannya dengan HPP, metode FIFO menghasilkan HPP yang rendah namun laba kotor yang tinggi.
2. Metode LIFO
LIFO merupakan singkatan dari last in first out. Metode LIFO memiliki prinsip yang berkebalikan dengan metode FIFO, yakni mengeluarkan barang yang baru masuk gudang terlebih dahulu. Barang yang lama dijual belakangan.
Metode LIFO membuat penataan barang lebih mudah. Tak cuma itu, metode ini juga menguntungkan karena menghemat pengeluaran pajak ketika sedang terjadi inflasi. Saat inflasi, laba lebih sedikit namun tidak akan mempengaruhi laba operasi.
Usaha yang biasa memakai metode LIFO adalah penjual baju, karena seringkali kita menjual baju yang sedang tren, saat minat pasar sedang tinggi. Cara ini bertujuan mendapatkan laba yang lebih besar di kala tren.
3. Metode FEFO
FEFO merupakan singkatan dari first expired first out. Metode FEFO berprinsip untuk menjual produk dengan jangka waktu kedaluwarsa pendek terlebih dahulu kepada pelanggan.
Jadi, pelaku usaha berpatokan pada tanggal kedaluwarsa barang, bukan tanggal masuk gudang. Usaha yang biasa menerapkan metode FEFO adalah apotek.
Memang, metode FEFO agak mirip dengan metode FIFO. Namun bedanya fokus tanggal pengeluaran barangnya berbeda. Metode FEFO disebut lebih efisien sebab mampu mengurangi angka kerugian dalam sebuah bisnis.
4. Metode Just-in-Time
Just-in-time (JIT) adalah prinsip inventory yang memesan barang setepat mungkin dengan momen kebutuhan produksi. Artinya, metode ini benar-benar berusaha memenuhi permintaan produksi dengan efisien, tanpa menumpuk stok di gudang. JIT cocok untuk jenis usaha yang pembuatannya jangka panjang dengan modal yang besar. Misalnya perusahaan otomotif, komputer, furnitur, dan sebagainya.
JIT adalah metode paling ideal bila perusahaan sanggup untuk menerapkannya, karena jumlah stok selalu tepat sesuai kebutuhan. Perusahaan akan optimal saat tidak terjadi kehabisan stok, dan tidak juga terjadi kelebihan stok. Konsumen selalu mendapatkan barang yang dipesan tepat pada waktunya, sedangkan perusahaan tidak dibebani biaya gudang yang membengkak akibat menyimpan stok terlalu banyak. Metode JIT untuk perusahaan besar biasanya dimungkinkan dengan menggunakan sistem software ERP.
Kegunaan Kartu Stok
Dalam manajemen usaha, kartu stok barang ini menjadi alat penting untuk mengetahui apa saja pembelian dan penjualan stok barang. Kartu stok juga berguna untuk menunjukkan nilai stok barang dalam kendali perusahaan. Lebih rinci nya, fungsi kartu stok barang adalah seperti berikut ini:
- Menginformasikan jumlah dan nilai persediaan barang
- Memberikan data persediaan barang untuk dianalisis
- Mencatat arus persediaan, penerimaan, penjualan, dan pemakaian barang
- Mengontrol stok barang untuk menghindari kemungkinan kesalahan dan kerugian
- Alat audit untuk mengetahui perbandingan
- Melacak persediaan barang terhadap semua mutasi yang ada
Secara garis besar, beberapa keuntungan menggunakan kartu stok barang, antara lain:
- Membuat pengguna memahami persedian barang
- Memungkinkan untuk mendapatkan gambaran keseluruhan tentang stok barang, tanpa perlu berkeliling toko/gudang
- Kartu stok barang membantu secara efisien meringkas data barang yang ada
- Membantu menghemat banyak waktu, untuk membuat keputusan
- Membuat perhitungan akuntansi bisnis lebih mudah
Desain Kartu Stok
Ada beberapa komponen yang umum ditemukan dalam kartu stok:
- Nama barang
- Stock Keeping Unit (SKU)
- Unit Masuk
- Unit Keluar
- Sisa stok
- Tanggal
- Keterangan
- Persetujuan
Cara yang paling efektif dan efisien untuk memantau pergerakan stok dan nilai inventaris adalah dengan menggunakan software inventory management. Zaman sekarang ini, banyak perusahaan sudah beralih ke solusi all in one untuk mengelola bisnis, tidak hanya aspek stok dan inventaris tapi sampai ke akuntansi.
Sekarang ini, solusi inventory management yang populer untuk bisnis kecil, menengah sampai besar adalah software ERP atau enterprise resource planning. Salah satu solusi ERP terbaik di Indonesia adalah Ukirama ERP. Ukirama memiliki modul inventory management, yang terintegrasi dengan modul lainnya termasuk akuntansi, keuangan, manufaktur, proyek, dan sebagainya. Kartu stok seperti apa yang cocok untukmu?
Daftar Pustaka
Warren, C. S., Reeve, J. M., Fess, P. E. (1998). Accounting. United States: South-Western College Pub.
Handfield, R. B., Nichols, E. L. (1999). Introduction to Supply Chain Management. United Kingdom: Prentice Hall.
