Memahami stock usage report memang sangat penting untuk mengetahui detail informasi seputar pemakaian stok perusahaan dalam periode tertentu. Namun, stock usage report berhubungan dengan berbagai komponen report lain seperti inventory usage report, stock opname, hingga professional stock usage report. Perusahaan tentu akan menggunakan informasi di laporan tersebut untuk mengatur barang-barangnya di gudang sehingga tetap bisa memenuhi permintaan pelanggan.Dalam artikel berikut ini, definisi, tujuan, bahkan hingga prosedur stock usage report akan diulas secara lengkap sekaligus berbagai komponen penting lainnya. Yuk, simak ulasannya berikut ini.
Stock Opname
Stock Opname atau stok barang gudang adalah kegiatan mengecek persediaan barang di gudang secara fisik dan langsung. Beberapa hal yang dilakukan tak lain adalah mencatat, menghitung, dan membandingkan data yang sebelumnya dimiliki terhadap kondisi dan keadaan barang di warehouse. Proses stock opname saat ini lebih mudah dilakukan karena teknologi barcode dapat mengurangi kesalahan manusia selama mencatat dan menghitung barang di gudang.Pada intinya, stock opname tidak hanya bertujuan untuk mengetahui kuantitas barang, namun juga mampu membantu perusahaan dalam menghitung berbagai akun hutang dan aktiva perusahaan seperti kas dan piutang. Pada perusahaan manufaktur khususnya, persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, hingga barang jadi dapat ditelusuri dengan kegiatan stock opname.Saat stock opname dilakukan, perusahaan akan mengetahui dengan jelas apakah terdapat jumlah yang berbeda di gudang dan dicatat pembukuan sebelumnya. Bila jumlah barang di gudang lebih banyak dari daftar stock yang berhubungan dengan pembukuan, maka perusahaan harus sesegera mungkin melakukan pengecekan ulang karena bisa saja terdapat kesalahan catat yang membuat perusahaan merugi di laporan keuangan.Sedangkan, apabila ditemukan kekurangan jumlah, maka perusahaan bisa membuat jurnal penyesuaian atau membebankan hal tersebut ke petugas stok barang untuk mengganti kekurangan barang. Namun, beberapa perusahaan mentolerir kesalahan minor dalam jumlah sedikit dan memilih untuk membuat jurnal penyesuaian saat itu. Informasi yang didapat pada stock opname tentu akan bermanfaat pada proses laporan penggunaan inventory atau inventory usage report.
Inventory Usage Report
Laporan penggunaan inventory pada dasarnya adalah laporan yang menunjukkan penjualan perusahaan selama beberapa periode untuk setiap item atau barang. Bahkan, laporan ini juga bisa memuat tentang informasi detail seputar barang yang tidak terjual atau kurang laku. Selain itu, inventory usage report terkadang memberikan informasi untuk barang-barang yang telah dikembalikan ke setiap gudang.Pada inventory usage report, terdapat beberapa komponen utama yaitu Component, Dropship, Membership, Avail, Reserve, Port, dan B/O. Setiap komponen tersebut mengandung informasi seputar barang-barang dagang yang telah dijual, tidak terjual, sangat laku, atau kurang laku.Secara sederhana, Component (C) adalah bagian informasi tentang besaran barang-barang yang telah dijadikan sebagai satu komponen apakah telah terjual, belum terjual, atau dikembalikan. Dropship adalah informasi seputar barang yang telah dikirim langsung dari vendor bukan dari gudang.Membership adalah bagian informasi seputar jenis dan jumlah item atau produk yang dikhususkan untuk pelanggan yang terdaftar dalam program anggota. Lalu Avail atau available quantity adalah bagian yang memuat tentang jumlah barang atau SKU yang tersedia untuk dijual sekaligus informasi gudangnya.Reserve atau reserved quantity adalah besaran kuantitas produk yang dipesan untuk penjualan di gudang. Prot atau yang juga disebut protected quantity adalah kuantitas barang yang dilindungi atau dibatasi penjualannya agar jumlahnya tidak berkurang dengan pertimbangan di masa depan. Yang terakhir adalah B/O atau backorder quantity yang mana diartikan sebagai jumlah barang yang dipesan namun belum tersedia di gudang.
Stock Usage Report
Sebenarnya, kegunaan sekaligus pengertian dari Stock Usage Report dan Inventory Usage Report hampir serupa. Stock Usage Report secara khusus dibuat untuk melaporkan penggunaan barang atau stock item oleh customer untuk menunjukkan barang mana yang telah laku dijual. Dalam konteks ini, segala informasi yang tertera di stock opname akan dimaksimalkan sehingga barang yang harus restock atau tidak, bisa diketahui.Misal, dari stock opname, setiap kuantitas barang akan diketahui mulai dari barang A hingga Z. Selain itu, petugas juga akan mengecek satu per satu daftar barang, yang mana bila ditemukan perbedaan akan dibuat jurnal penyesuaian, mengedit pembukuan, atau membebaskannya pada petugas gudang.Ketika barang A memiliki kuantitas yang cukup banyak di Gudang 1, namun pada Stock Usage Report barang A ditemukan tidak terlalu diminati dan pada Inventory Usage Report barang A ditemukan tak tersedia di Gudang 2, maka perusahaan bisa mengambil beberapa langkah strategis.Perusahaan bisa mengurangi pesanan persediaan barang A dari supplier atau memindahkan sebagian barang A ke Gudang 2 atau menyetop pesanan barang A dan menjualnya secara diskon agar cepat habis di toko dekat Gudang 1. Dari informasi sederhana tersebut, perusahaan bisa melandasi setiap keputusan dengan data yang valid.Apalagi, Stock Usage Report dan Inventory Usage Report bisa digunakan untuk berbagai macam hal yang tentunya bisa membantu perusahaan dalam forecasting persediaan, forecasting pembelian, hingga menentukan vendor dan jumlah warehouse.Pada pembuatan laporan penggunaan stok, perusahaan perlu mencatat warehouse ID (gudang perusahaan), stock ID (identitas unik produk), Category (kategori produk), Bill (biaya atau tagihan terhadap produk), Start Date (kapan laporan dibuat), dan End Date (kapan laporan selesai). Beberapa content juga menyerupai inventory stock usage seperti available, reserved, protected quantity.
Professional Stock Usage Report
Laporan Penggunaan Stok Profesional adalah laporan yang menampilkan produk yang digunakan oleh bisnis, perusahaan, atau organisasi dan dibuat sistematis mungkin sehingga bisa dengan mudah melihat portofolio perusahaan. Laporan ini termasuk kuantitas, biaya produk rata-rata, hingga total biaya untuk masing-masing item. Dengan melihat laporan ini, kamu bisa mengidentifikasi tren secara baik tentang permintaan produk dan membuat perkiraan di masa depan.Itu dia ulasan mengenai stock usage report beserta laporan-laporan lainnya yang saling berkaitan. Menggunakan satu jenis laporan untuk mengambil keputusan dan memiliki gambaran tentang keadaan stok gudang tentu tak cukup. Diperlukan berbagai laporan lain sebagai komponen penting sehingga informasi lebih terintegrasi dan valid seperti yang telah dijelaskan pada artikel ini. Semoga membantu, ya!
