Definisi, Unsur, dan Manfaat Total Quality Management (TQM) Dalam Bisnis

Setiap kegiatan bisnis terutama yang menghasilkan produk baik barang atau jasa, pasti akan memperhatikan mutu atau kualitas. Tidak hanya terhadap produk jadinya, tetapi terhadap semua proses yang berlangsung di dalamnya. Menjaga mutu ini merupakan suatu upaya perusahaan untuk bertahan di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat. Untuk menjaga mutu tersebut maka perusahaan melakukan suatu pendekatan berupa pengelolaan atau manajemen yang akrab dikenal dengan nama Total Quality Management. Apa itu Total Quality Management? Apa saja unsur yang terkandung serta manfaatnya dalam suatu bisnis? 

Definisi Total Quality Management

Salah satu bagian strategi manajemen yang dilakukan perusahaaan untuk menjaga mutu produknya ialah Total Quality Management (TQM). Total Quality Management atau yang jika diartikan berarti Manajemen Mutu Terpadu adalah upaya peningkatan kinerja secara simultan pada tiap level operasi di tiap era fungsional melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan modal yang dimiliki. Fokus utamanya tentu saja untuk peningkatan kualitas demi keberhasilan jangka panjang melalui kepuasaan konsumen.Pertanyaannya adalah apa saja yang dimaksud kualitas dalam Total Quality Management ini? Kualitas dalam Total Quality Management meliputi beberapa elemen, yaitu seperti produk atau jasa, sumber daya manusia, proses, lingkungan, serta usaha dalam pemenuhan harapan konsumen. Namun yang perlu diingat adalah bahwa kualitas bersifat dinamis. Sesuatu yang dianggap berkualitas saat ini, bisa saja menjadi tidak berkualitas di saat yang lain. Inilah mengapa Total Quality Management juga harus bisa fleksibel dengan analisa yang terukur.Dalam penerapannya, Total Quality Management memiliki empat prinsip yakni:

1. Kesadaran dan orientasi akan kualitas di semua aktivitas operasional dan produk.
2. Memiliki sifat kemanusiaan dalam memperlakukan sumber daya manusia seperti dengan pemberian inspirasi dan apresiasi.
3. Melakukan pendekatan desentralisasi melalui wewenang di tiap tingkat sehingga lahir antusiasme untuk melibatkan diri dari semua bagian perusahaan.
4. Penerapan yang menyeluruh sehingga semua kebijaksanaan yang dibuat sesuai dengan tujuannya.

Selain keempat prinsip di atas, penerapan Total Quality Management juga dilahirkan dengan 5 sistem, yaitu produk, proses, perusahaan, pemimpin, dan komitmen. Kelima sistem ini saling berkaitan sehingga dibutuhkan kolaborasi yang bisa saling menguatkan.

Unsur-Unsur Total Quality Management

Berdasar pemaparan di atas, sebenarnya bisa dilihat bahwa Total Quality Management ini mengandung beberapa unsur pelibatannya. Unsur-unsur dalam Total Quality Management tersebut adalah sebagai berikut.

1. Fokus Pelanggan

Fokus pada pelanggan maksudnya adalah bahwa pelanggan merupakan pihak yang paling penting untuk diperhatikan sehingga kualitas produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan mereka. Berdasarkan hal ini, maka perusahaan memfokuskan semua kegiatan operasional untuk mencapai kualitas sekaligus untuk peningkatan kualitas secara terus-menerus.

2. Keterlibatan Karyawan

Maksud dari keterlibatan karyawan ialah bahwa perusahaan harus memahami bahwa karyawan adalah sumber daya penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Sebagai elemen penting, maka sudah selayaknya karyawan mendapat keterlibatan secara menyeluruh untuk mendukung peningkatan kualitas yang berkesinambungan.

3. Fokus pada Proses

Proses merupakan rangkaian kegiatan yang panjang, mulai dari mendapat bahan mentah, produksi untuk mentransformasi barang mentah, hingga menghasilkan produk atau jasa untuk kemudian dikirim ke pelanggan. Proses inilah yang menjadi bagian besar untuk menjaga kualitas sehingga selayaknya mendapat porsi perhatian yang besar pula dalam sistem Total Quality Management.

4. Integrasi Sistem

Kesinambungan antar departemen bai secara vertikal atau horizontal wajib diupayakan dalam Total Quality Management. Sistem yang terintegrasi ini harus dikomunikasikan kepada semua karyawan sehingga tercipta iklim kolaborasi yang baik guna mencapai tujuan perusahaan.

5. Pendekatan Strategi

Pendekatan strategi dilakukan dalam upaya sistematik untuk mencapai strategi perusahaan secara keseluruhan. 

6. Peningkatan Berkesinambungan

Unsur lain dari Total Quality Management adalah untuk mendorong perusahaan melakukan analisa dalam menciptakan strategi paling efektif untuk mencapai tujuan. 

7. Komunikasi

Tak ada yang bisa memungkiri bahwa komunikasi adalah nafas tiap kegiatan tim. Dalam perusahaan, komunikasi harus dikelola agar semua kegiatan bisa terlaksana dengan minim kesalahan. Komunikasi juga bisa menciptakan motivasi kerja karyawan.

8. Mengambil Keputusan dengan Fakta

Total Quality Management mengharuskan perusahaan melakukan kegiatan mengumpulkan data untuk dianalisis secara menyeluruh. Data-data inilah yang merupakan fakta untuk akhirnya menghasilkan suatu kebijakan atau keputusan. Adanya fakta berupa data akan menjadikan manajemen tepat dalam mengambil tiap keputusan serta bisa dipertanggungjawabkan.Selain kedelapan unsur di atas, sebenarnya unsur-unsur Total Quality Management bisa jauh lebih banyak tergantung dari kebutuhan spesifik setiap perusahaan.

Manfaat Total Quality Management

Terdapat beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan Total Quality Management. Manfaat ini tidak hanya bagi perusahaan, tetapi juga bagi karyawan dan konsumen.

1. Manfaat Total Quality Management untuk Perusahaan

Berikut adalah beberapa manfaat aplikasi Total Quality Management yang bisa didapatkan oleh perusahaan:

• Perubahan kualitas produk atau jasa ke arah lebih baik.
• Karyawan perusahaan lebih termotivasi sehingga perusahan lebih maju,
• Membantu terwujudnya kerja tim.
• Mempermudah komunikasi antar staf yang berbeda divisi.
• Bisa menurunkan biaya produksi.
• Meningkatkan produktivitas.
• Menjadikan perusahaan lebih sensitif dalam membaca kebutuhan pelanggan.
• Mengurangi produksi akan barang cacat.
• Memperefisienkan penyelesaian masalah yang timbul dalam aktivitas produksi.
• Menjadikan perusahaan lebih siap untuk beradaptasi.
• Menghindari penyimpangan dalam proses produksi akibat produk yang tidak sesuai standar.
• Karyawan yang memiliki komitmen akan membuat kinerja perusahaan juga semakin baik.

2. Manfaat Total Quality Management untuk Karyawan

Bagi karyawan perusahaan, Total Quality Management juga memberikan manfaat yakni:

• Memperluas pemberdayaan karyawan.
• Membuat karyawan lebih terlatih dan memiliki skill baik.
• Karyawan merasa lebih dihargai.

3. Manfaat Total Quality Management untuk Konsumen

Bagi konsumen produk, tentunya Total Quality Management akan memberi manfaat berupa:

• Produk yang diterima lebih berkualitas.
• Pelanggan menjadi lebih merasa dipedulikan karena kebutuhan mereka dipenuhi perusahaan.
• Menjaga kepuasan pelanggan.

Mengaplikasikan Total Quality Management juga harus memperhatikan hal-hal yang mungkin bisa menyebabkan kegagalan. Beberapa faktor yang bisa menjadi penyebab kegagalan Total Quality Management ialah seperti penggunaan pendekatan yang dogmatis, empowerment yang prematur, kepemimpinan yang tidak baik, dan kebiasaan senioritas yang buruk.