Delegasi: Definisi, Unsur-unsur, Mengapa Harus Mendelegasikan, Jenis-jenis, Teknik-teknik Delegasi yang Baik dan Tepat, serta Manfaat Delegasi

Delegasi

Mengembangkan sebuah bisnis bagi seorang atasan adalah berarti juga membutuhkan keberanian untuk melepas beberapa wewenang atau tanggung jawab dan mendelegasikannya kepada bawahan atau anggota tim yang lain.Fakta di lapangan menunjukkan bahwa mendelegasikan sebuah wewenang bukan hanya berarti menyerahkan proyek atau tugas kepada seseorang yang tingkatannya lebih rendah secara struktural dalam perusahaan, dalam hal ini bawahan atau karyawan. Namun ini berarti bahwa Anda butuh proses yang sangat konsisten untuk menentukan ekspektasi, memahami hasil sekaligus menyediakan sebuah sistem yang akan mendukung dan menyiapkan tim agar penerima delegasi bisa sukses menjalankan serta menjaga kepercayaan yang Anda atau atasan berikan. Lantas sebenarnya apa itu delegasi? Mengapa seorang atasan mau mendelegasikan bawahannya? Apa tujuan dan manfaat melakukan delegasi? Bahkan bila Anda sebagai bawahan maupun atasan, apa teknik-teknik yang mesti Anda lakukan agar proses delegasi bisa berjalan dengan lancar? Pembahasan lengkapnya sebagai berikut.

Definisi Delegasi

Secara umum, delegasi dimaknai sebagai seseorang yang telah ditunjuk sebagai utusan atau wakil suatu kelompok, perusahaan, lembaga ataupun organisasi tertentu. Dalam sebuah organisasi misalnya, suatu pendelegasian biasa diberikan oleh atasan kepada bawahan secara langsung. Atau bisa dikatakan dari pihak yang lebih tinggi kepada pihak yang lebih rendah tingkatannya. Lantas, apa definisi delegasi dari para ahli? Nah, agar Anda lebih paham mengenai delegasi, berikut akan kami bahas beberapa definisi delegasi menurut pendapat para ahli.KBBI, mendefinisikan delegasi sebagai seorang yang diutus dan ditunjuk oleh suatu perkumpulan atau negara dalam suatu negosiasi atau musyawarah, yang berupa penyerahan, perutusan, serta pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dalam suatu tugas tertentu yang memiliki kewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil delegasinya kepada orang yang menugasi.Rusli Jacob, memaknai delegasi sebagai sebuah pemberian otorisasi atau suatu kekuasaan resmi dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu. Pelimpahan tanggung jawab dan otoritas dari atasan ke bawahan ini diperlukan supaya organisasi dapat berperan serta secara efektif karena tak ada atasan yang akan mengawasi langsung tiap tugas organisasi yang dilaksanakan.Utje Slamet, dalam bukunya yang berjudul “Dasar-dasar Pemasaran menafsirkan delegasi sebagai sebuah pelimpahan tanggung jawab dan wewenang yang resmi kepada orang lain agar mereka melakukan suatu aktivitas tertentu.Charles J. Keating, menjelaskan arti delegasi sebagai suatu pemberian sebagian tanggung jawab serta wibawa kepada orang lain. 

Unsur-unsur Delegasi

Dalam proses pendelegasian, pastinya ada unsur-unsur penting yang saling berkaitan satu sama lain. Apa sajakah itu? Berikut unsur-unsur yang dimaksud. Authority (Kekuasaan)Bahwa dalam proses pendelegasian, seluruh hak atau wewenang yang diterima oleh seseorang dalam mengambil keputusan itu terkait dengan peran atau tugasnya. Kekuasaan yang diberikan tersebut hukumnya legal bahkan sah untuk bertindak dan memerintah agar pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik.Responsibility (Tugas)Bahwa seluruh tugas atau pekerjaan yang diberikan kepada penerima delegasi wajib dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas ini diberikan oleh atasan kepada bawahan langsung ataupun unit kerja yang tingkatannya lebih rendah.Accountability (Pertanggungjawaban)Bahwa penerima delegasi wajib mengelola seluruh kegiatan atau aktivitasnya dengan cara memanfaatkan dan menggunakan sumber daya yang dimiliki kemudian mengungkapkan hasil tugas atau kegiatan ataupun pekerjaannya itu dengan transparan.

Mengapa Harus Mendelegasikan?

Jadi, mengapa Anda harus repot-repot mendelegasikan? Ada beberapa alasan penting mengenai hal itu, yakni:

  • Pemimpin atau atasan bisa menghemat banyak waktu karena pendelegasian memungkinkan Anda dan tim kerja bisa mengerjakan banyak proyek dalam waktu yang bersamaan. 
  • Sebagai atasan, Anda bisa mengerjakan tugas lain yang lebih penting serta pekerjaan yang memang tidak dapat didelegasikan
  • Memberdayakan karyawan dengan memberikan mereka sebuah tanggung jawab dan memegang kendali. Alhasil, mereka akan lebih produktif daripada biasanya
  • Karyawan berkesempatan untuk bisa berlatih, menguasai suatu keahlian serta meningkatkan keterampilan mereka secara langsung
  • Memotivasi karyawan agar jujur dalam melaksanakan tugas karena dengan mendelegasikan suatu kepemimpinan kepada seseorang akan memberinya ruang untuk bersikap jujur dengan ikhlas
  • Bawahan bisa mengeluarkan lebih banyak ide yang baru dan inovatif
  • Pendelegasian akan memungkinkan seseorang untuk membuat rencana dengan lebih efektif
  • Mendelegasikan tugas kepada seseorang memungkinkan atasan mampu mengatur tugasnya dengan lebih terencana. Pekerjaan yang didelegasikan adalah yang tidak membutuhkan keahlian atasan 100 persen

Jenis-jenis Delegasi

Secara garis besar, ada dua jenis delegasi yang patut untuk diketahui. Berikut perbedaan keduanya.Delegasi MenyeluruhPendelegasian secara menyeluruh berarti sebuah proses pendelegasian yang berfokus pada tata cara dan prinsip yang berlaku dalam perusahaan dengan lebih rinci dan detail sesuai dengan tahap-tahap bagaimana cara melakukannya. Tujuannya adalah agar dapat meminimalisir kesalahan sehingga bisa berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan dan diharapkan. Kelemahan delegasi yang satu ini adalah kurang bisa melatih critical thinking bawahan saat mereka melakukan kesalahan. Jadi mereka pun menjadi merasa kurang bertanggung jawab terhadap hasil yang mereka capai. Delegasi PengurusanBerbeda dengan delegasi menyeluruh, fokus delegasi pengurusan itu ada pada hasil bukan tata cara-nya. Kelebihannya adalah dapat membuat bawahan menjadi lebih merasa bertanggung jawab kepada hasil pekerjaan dengan membagikan beberapa metode cara menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dalam jenis pendelegasian ini, atasan wajib memberikan kepercayaan penuhnya kepada bawahan. Alasannya karena trust atau kepercayaan adalah modal paling tinggi yang membuat seorang bawahan bisa termotivasi lebih untuk melakukan yang terbaik pada tugas delegasi yang sudah diberikan. Selain dua jenis delegasi di atas, ada juga beberapa jenis dan bentuk delegasi yang lain seperti:Delegasi Umum, yaitu pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan untuk melakukan segala fungsi manajemen umum misalnya saja perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan kinerja perusahaanDelegasi Formal, merupakan delegasi yang diberikan berdasarkan pada struktur perusahaan misalnya saja karyawan yang menjalankan perintah atasannyaDelegasi Khusus, yakni pelimpahan wewenang yang diberikan secara khusus oleh atasan dalam kurun waktu tertentu untuk sebuah tugas tertentu pula. Misalnya saja seorang manajer menugaskan karyawannya untuk merancang sebuah strategi tertentu bagi peluncuran produk mereka selama empat bulan pertamaDelegasi Informal, adalah bawahan melakukan suatu pekerjaan tanpa ada wewenang dari atasan karena mereka merasa mampu melaksanakannya. Contohnya saja ketika seorang pegawai pemasaran memperbaiki PC karena memiliki kemampuan dalam bidang ITDelegasi lateral, yakni melimpahkan wewenang kepada suatu pihak untuk menjalankan tugas atau pekerjaan tertentu yang melibatkan beberapa orang. Misalnya saja, HRD meminta manajer umum memberikan profil seluruh karyawan. Nah, nantinya si manajer umum sebagai penerima wewenang akan memberikan instruksi tersebut kepada seluruh manajer bagian

Tips atau Teknik-teknik Delegasi yang Baik dan Tepat

Dalam banyak hal terutama dalam konteks bisnis, pendelegasian dimaknai sebagai suatu peralihan tanggung jawab dan wewenang dalam menjalankan sebuah bisnis. Jika pendelegasian dilakukan atas kemauan sendiri maka bisa jadi itu tidak akan berpengaruh besar terhadap karir Anda. Namun lain soal apabila pendelegasian dilakukan atas perintah atasan. Maka Anda diwajibkan untuk benar-benar memonitor hasil delegasi tersebut agar menjadi baik dan maksimal. Untuk itulah, diperlukan beberapa teknik pendelegasian yang jitu agar bisa membantu Anda mendapatkan hasil baik sesuai dengan yang diharapkan.Pahami Dulu Lebih Dalam Apa yang Akan DidelegasikanSebelum mulai mendelegasikan atau melaksanakan tugas delegasi, harap pahami dulu lebih dalam mengenai apa yang ingin Anda delegasikan. Fokus pada hal yang membuat Anda tidak percaya diri dan merasa tidak kompeten untuk mengerjakannya. Atau bisa juga pada hal-hal yang ternyata merupakan tugas yang sudah dikerjakan secara berulang-ulang oleh orang lain dalam tim Anda. Apabila misalnya Anda tidak tahu apa sebenarnya yang ingin Anda delegasikan, maka mulailah membuat catatan terkait aktivitas harian Anda. Lalu pilih satu tugas yang memang akan menyita banyak waktu Anda serta yang tidak akan membuat rapor Anda jadi turun nilai dan kualitasnya. Siapkan Rencana Terbaik dan Susun Strategi Delegasi Paling JituRencana dan strategi itu sangat penting dalam proses pendelegasian agar hasil yang didapatkan pun sesuai dengan yang diharapkan. Namun masalahnya ada banyak atasan yang tidak paham dengan hal ini dan tidak mau meluangkan waktu mereka untuk membuat sebuah perencanaan atau strategi sebelum mendelegasikan. Padahal mempersiapkan apa saja yang ingin Anda delegasikan itu sangatlah penting agar yang menerima delegasi juga bisa benar-benar paham apa yang Anda harapkan dari tugas delegasi yang mereka terima. Beberapa hal yang mesti dipahami dalam membuat strategi dan rencana adalah memahami proses atau langkah-langkah yang diperlukan dalam tugas terlebih dahulu, menentukan tujuan yang bisa diukur serta mencari tahu apa saja sistem pendukung yang diperlukan. Konsepnya, proses delegasi itu menggunakan beberapa metode seperti spesifik (khusus), dapat dicapai (attainable), terukur (measurable), relevan, serta time bounded atau terikat dengan waktu untuk menentukan hasil dan tujuan yang ingin dicapai. Nah, barulah setelah Anda punya rencana dan strategi serta konsepnya, maka buatlah prosedur operasi standarnya secara tertulis. Hal ini akan membantu Anda menghindari pembuatan ulang proses tersebut dari awal ketika Anda mendelegasikannya kepada si penerima delegasi. Pilih Orang yang Tepat untuk Menjadi DelegasiFaktor yang satu ini sangatlah penting dalam proses pendelegasian karena akan sangat mempengaruhi hasil akhir tugas delegasi yang diberikan. Karena itulah untuk memilih orang yang tepat maka Anda harus benar-benar mengenal karyawan atau rekan kerja tersebut termasuk kelemahan, kekuatan, bahkan aspirasi karir mereka selama ini. Untuk mengetahui mana orang yang tepat, maka Anda harus meluangkan banyak waktu sebelumnya untuk menjalin hubungan dengan bawahan atau karyawan serta membangun kepercayaan dengan mereka. Dan dalam hal ini percaya berarti memberdayakan. Artinya, Anda mendelegasikan sesuatu kepada orang yang Anda berdayakan. Jikalau bukan kepada orang yang Anda berdayakan, maka secara tidak langsung Anda sudah merusak tujuan delegasi tersebut.Tujuan untuk mendelegasikan ini juga bisa menjadi sebuah bentuk kesempatan dari Anda untuk meningkatkan produktivitas bawahan atau tim kerja Anda di perusahaan. Anda memberikan mereka pengalaman dan rasa percaya diri sehingga mereka bisa memajukan karir mereka sekaligus meningkatkan hasil bisnis Anda dengan maksimal. Tentukan Ekspektasi yang Jelas dari Awal PendelegasianUntuk membantu menghindari risiko mikro manajemen proyek, maka sangatlah penting bagi Anda untuk menentukan ekspektasi yang jelas sedari awal proses pendelegasian. Beberapa hal yang bisa membantu meraih ekspektasi sesuai dengan yang Anda harapkan adalah dengan meningkatkan proses komunikasi supaya lebih aktif dan saling mengisi dan sepaham bukan intimidasi, poin-poin penting observasi dan pemeriksaan, serta harapan yang mencakup hasil dan tenggat waktu yang diinginkan. Tawarkan Umpan Balik Berupa Dukungan dan Sumber DayaSangatlah penting bagi karyawan yang menerima delegasi untuk diberikan dukungan serta sumber daya agar mereka bisa menyelesaikan tugas delegasi dengan baik. Dalam hal ini, termasuk juga Anda bisa menghubungkan mereka kepada pakar atau pihak yang lebih berpengalaman dalam perusahaan. Beri karyawan atau tim kerja Anda waktu dan bentuk kolaborasi yang baik agar mereka tidak merasa seperti pelaksana melainkan sebagai mitra. Jika misalnya hasil pendelegasian itu mendapatkan penilaian yang baik dari pimpinan maka buatlah hal tersebut bukan ajang untuk mencari nama dan kepentingan pribadi melainkan keberhasilan tim kerja dan karyawan. 

Manfaat Delegasi

Lantas, apa sebenarnya manfaat daripada delegasi? Mengacu pada arti atau definisi delegasi seperti yang telah diungkapkan di atas, maka ada beberapa manfaat delegasi yang bisa dirasakan baik oleh atasan maupun bawahan. Berikut beberapa diantaranya. 

  • Membantu semua pihak dalam organisasi atau perusahaan agar dapat bekerja dan berperan dengan lebih optimal sesuai dengan kemampuan mereka masing-masing
  • Memberi karyawan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru lewat tugas yang sudah didelegasikan
  • Meningkatkan motivasi karyawan agar dapat berprestasi sekaligus mengembangkan karirnya karena telah menyelesaikan tugas dengan baik
  • Membantu atasan dalam mengambil keputusan yang baik dan tepat 
  • Membantu organisasi bisa berjalan dengan baik, optimal, efektif serta efisien karena atasan bisa memusatkan perhatiannya kepada hal-hal lain yang lebih urgent dan prioritas
  • Meningkatkan manajemen waktu, keefisienan dalam bekerja serta produktivitas semua karyawan dalam perusahaan
  • Mendorong semua pihak dalam perusahaan untuk selalu berorientasi pada mutu serta sasaran yang ingin dicapai

Demikianlah pembahasan lengkap mengenai delegasi. Semoga bisa menambah wawasan serta ilmu para pembaca semuanya.


You Might Also Like