Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Melakukan Pengisian Ulang Stock (Stock Replenishment)

Pelaku usaha dengan sistem menyimpan barang, seperti toko kelontong, minimarket, atau supermarket pasti menyadari pentingnya manajemen stock. Pengelolaan stok barang, baik di toko atau gudang menjadi begitu krusial karena berkaitan langsung dengan kegiatan penjualan. Oleh karenanya, manajemen stok harus dipegang oleh karyawan yang memiliki keahlian khusus akan hal ini. Lebih dari itu, sinergi antara bagian pengelola stock dengan bagian lain dari mulai produksi sampai distribusi dan penjualan juga harus terjalin baik. Komunikasi yang tidak lancar dengan satu bagian lain saja akan sangat mempengaruhi kegiatan usaha secara keseluruhan.Terkait dengan manajemen stok, maka erat kaitannya dengan menjaga ketersediaan stok barang. Artinya, akan ada proses pengecekan atau stock opname, transfer stock, dan tentunya pengisian ulang atau stock replenishment. Pengisian ulang stock menjadi satu tahapan penting karena dari sanalah kelancaran penjualan bisa terjadi.

Mengenal Stock Replenishment

Stock Replenishment merupakan kegiatan pengisian kembali dari stock atau persediaan barang. Pengisian ulang ini juga bisa mengacu pada proses pemindahan inventaris dari penyimpanan cadangan ke penyimpanan utama. Perlu juga diketahui bahwa pengisian ulang stock terkadang dipakai untuk menentukan stock yang siap dijual serta bahan mentah yang diterima dari pemasok.Dalam rantai pasokan, kegiatan pengisian ulang stock dilakukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Pengisian ulang stock sendiri biasanya terjadi karena dua alasan, yaitu sebagai kebijakan inventaris  agar stock tidak kurang dari batas minimal atau karena adanya pesanan klien yang tidak bisa terpenuhi jika hanya mengandalkan stock yang tersedia.Menurut Chopra dan Meindl, kebijakan akan pengisian ulang stock terdiri dari 2 bentuk, yaitu periodic review dan continuous review. Maksud dari periodic review ialah pengisian ulang stock dilakukan dengan melihat tingkat persediaan yang ditinjau pada frekuensi tertentu. Maksudnya, pesanan akan diberikan untuk pengisian ulang stock sampai pada tingkat yang diinginkan. Sedangkan continuous review merupakan pengisian ulang stock melalui pemantauan terus menerus. Apabila tingkat persediaan berada di bawah titik pemesanan, maka akan dilakukan pengisian ulang stock.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Stock Replenishment 

Banyak orang menganggap melakukan kegiatan pengisian ulang stock sebagai hal yang mudah. Padahal, alih-alih hanya mempertimbangkan ketersediaan stock, seorang manajer atau staf gudang harus memperhatikan banyak hal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut. 

1. Data Stok di Lapangan

Tidak hanya sebelum, saat stock replenishment-pun Anda harus melihat semua akun data stock di lapangan.  Pastikan kembali data yang ada sesuai dengan kondisi di lapangan. Hal ini tentu penting agar tidak ada penumpukan atau kekurangan stock yang artinya mengganggu kegiatan usaha.

2. Pengecekan Sebelum Barang Disimpan

Memastikan kembali barang sebelum masuk ke dalam rak penyimpanan perlu dilakukan saat pengisian ulang stock. Pengecekan ini sebaiknya dilakukan sebelum pemberian kode barang agar ada tidaknya barang dalam stock bisa dideteksi. Pengecekan juga penting untuk mengetahui kondisi barang sehingga jika ada kecacatan atau bahkan salah bisa segera dipisahkan.

3. Memastikan Stok Baru dan Lama Terpisah

Stock yang baru masuk dengan stok lama tidak boleh tercampur aduk, apalagi jika barang memiliki masa kadaluarsa. Pemisahan stock baru dan lama ini juga perlu dilakukan untuk mempermudah perhitungan jumlah stock lama yang sudah terjual dan belum terjual.

4. Pemberian Kode

Pemberian kode pada masing-masing barang merupakan hal yang pasti sudah dipahami manajer dan staf gudang. Pemberian kode tiap barang ini akan sangat membantu dalam penjualan barang. Selain itu, pemberian kode juga membantu dalam menata barang di gudang sehingga tidak sulit ketika dilakukan pencarian/trekking.

5. Pengoptimalan Ruang

Pemanfaatan ruang baik di display toko atau gudang adalah hal penting untuk diperhatikan saat pengisian ulang stock. Upayakan optimalisasi penggunaan tiap ruang untuk menyimpan stock terpenuhi. Hal ini lantaran pengoptimalan ruang berkaitan dengan upaya penghematan yang artinya berpengaruh kepada keuangan perusahaan.

6. Efisiensi Rantai Pasokan

Tak kalah penting untuk diperhatikan dalam pengisian ulang stok, efisiensi rantai pasokan harus terpenuhi agar informasi yang didapat akurat dan real time. Informasi ini diperlukan agar pengisian ulang stok di kemudian hari bisa diperkirakan dengan lebih baik.

Waktu Melakukan Stock Replenishment

Setelah mengetahui beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan stock replenishment, tak ada salahnya pula untuk Anda mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukannya. Masih berkaitan dengan pandangan Chopra dan Meindl, ada dua strategi dalam meninjau kapan waktu melakukan pengisian ulang stock, yaitu:

1. Review Berkala, yaitu dengan melihat persediaan secara berkala, baik mingguan, bulanan, atau jangka waktu lain yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Biasanya, review berkala seperti ini dilakukan oleh perusahaan yang skalanya kecil sampai menengah.

2. Review Berkelanjutan, maksudnya adalah level stock barang ditinjau ketika mencapai titik tertentu untuk pemesanan ulang. Oleh karena dilakukan real time, maka strategi ini dianggap lebih akurat. Biasanya, review berkelanjutan seperti ini dilakukan oleh perusahaan berskala besar dengan siklus penjualan relatif cepat.

Lantas, strategi apa yang lebih baik? Keduanya bisa diterapkan dan Anda cukup menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Penentuan bisa dilakukan dengan melihat data pengisian ulang stock dan dianalisa bagaimana pola keluar masuk stok.

Kuantitas Stock Replenishment

Selain soal waktu yang tepat, hal lain yang juga kerap menjadi perhatian ialah banyaknya jumlah stock. Agar tidak bingung, Anda bisa melakukan dua pendekatan berikut, yaitu:

1. Jumlah Pesanan dalam Jumlah Tetap, yaitu setiap kali stok mencapai titik pemesanan ulang, maka Anda melakukan pengecekan jumlahnya. Berdasarkan hal ini, jelas bahwa pendekatan ini cocok untuk strategi waktu review berkelanjutan.

2. Order Up – To Level, yaitu maksudnya melakukan pengisian ulang stock agar mencapai level tertentu. Jadi, berapapun jumlahnya akan dilakukan pengisian ulang demi pemenuhan level atas batas minimal stock. Berbeda dengan sebelumnya, pendekatan ini lebih condong untuk digunakan oleh Anda yang memakai strategi waktu review berkala.

Demikianlah pemaparan seputar pengisian ulang stock. Beruntung, di era modern dan digital seperti sekarang kegiatan manajemen bisa terbantu aplikasi dan software. Salah satu yang terkait dengan stock ialah sistem ERP seperti yang disediakan oleh Ukirama.